Søg

Regnskabsaflæggelse for modtaget tilskud i 2021

Her finder du alle relevante oplysninger i forbindelse med regnskabsaflæggelsen for medlems- og lokaletilskud. Du kan bl.a. læse om kravene til årsregnskabet, nødvendige oplysninger samt påkrævede dokumenter og underskrifter til upload.

Foreninger der har modtaget medlems- og/eller lokaletilskud, skal det efterfølgende år, aflægge regnskab. 

Årsregnskabet skal i udgangspunktet være godkendt på jeres årlige generalforsamling. Bliver det ikke muligt at afholde generalforsamling i foråret opfordres til, at den afholdes online. Er afholdelse ikke muligt inden fristen for aflæggelse, skal årsregnskabet indsendes med underskrifter fra den samlede siddende bestyrelse og revisor. Referat fra generalforsamling skal i så fald indsendes senere, når det har været muligt at afholde den. 

 

Frist for regnskabsaflæggelse

Fristen for aflæggelse af regnskab for modtaget tilskud i 2021, er onsdag den 1. juni 2022 kl. 23.59.

Afleveres regnskabet for sent, vil kommende års bevilling i udgangspunktet blive reduceret. Læs mere i Retningslinjer for støtte til Folkeoplysning i København pkt. 4.9.3.

 

Hvordan indberettes materialet

De enkelte foreninger har modtaget særskilt mail med link til indberetningsformular. Mailen blev fremsendt i løbet af uge 12 i år.

 

Årsregnskab

Årsregnskabet skal i udgangspunktet følge kalenderåret og give et retvisende billede af foreningens samlede virksomhed (alle indtægter og udgifter).

Uanset størrelsen på tilskuddet skal jeres årsregnskab indeholde følgende afsnit:

  1. Bestyrelseserklæring om overholdelse af tilskudsvilkårene
  2. Revisionspåtegning
  3. Oplysninger om anvendt regnskabspraksis
  4. Resultatopgørelse
  5. Balance
  6. Evt. noter

Årsregnskabet skal opstilles i overensstemmelse med modelregnskabet, jf. s. 4-5 i Regnskabs- og revisionsinstruksen (findes sidst på siden). Er du i tvivl om jeres årsregnskab lever op til kravene, kan du med fordel benytte Regnskabsskabelonen 2021 (findes sidst på siden) til udarbejdelse af jeres årsregnskab. Udfyldes skabelonen korrekt, er I sikre på at jeres regnskab lever op til kravene.

Læs mere om de enkelte afsnit i menuen "Påkrævede afsnit i årsregnskabet" sidst på siden.

 

Øvrige dokumenter til upload

  1. Tjekskema
  2. Tilskudsansøgning 2023
  3. Regnskab til offentliggørelse
  4. Protokollat (kun foreninger der modtager over 500.000 kr. i samlet tilskud)

Læs mere om de enkelte dokumenter i menuen "Påkrævede øvrige dokumenter til upload" sidst på siden. 

 

Indberetning af jeres faktiske tal for 2021

Ved regnskabsaflæggelsen skal I indberette hvor mange medlemmer I rent faktisk havde i hele 2021, og har I modtaget lokaletilskud skal I indhente de faktiske udgifter i året. 

Læs mere i menuen "Indberetning af jeres faktiske tal" sidst på siden.

 

Betingelser for modtagelse af tilskud

I forbindelse med modtagelse af bevilling 2021, accepterede I blandt andet at foreningen forpligtiger sig ved modtagelse af tilskud til at aflægge regnskab, jf. folkeoplysningslovens kap. 8Retningslinjer for støtte til folkeoplysning i København afsnit 4.9 og 6.

Regnskabet skal føres i overensstemmelse med Kultur- og fritidsforvaltningens Regnskabs- og revisionsinstruks (findes sidst på siden).

Hvis foreningens samlede tilskud (medlems-, lokale- og hyttetilskud) fra Københavns Kommune overstiger 500.000 kr., skal revisionen foretages af en registreret eller statsautoriseret revisor. I kan læse mere i bevillingsmailen for 2021.

 

Regnskabsskabelon 2021

Vi har udarbejdet en regnskabsskabelon, der stilles frit til rådighed for de folkeoplysende foreninger i København, som har modtaget medlems- og/ eller lokaletilskud. Skabelonen er et frivilligt værktøj, der kan hjælpe med at overholde kravene i Regnskabs- og revisionsinstruksen.

Udfyldes skabelonen korrekt, er I sikre på at overholde kravene til regnskabet. Inde i skabelonen finder du bl.a. guide til hvordan skabelonen udfyldes.

Vær dog opmærksom på, at der er øvrige krav til aflæggelse af det samlede regnskabsmateriale, hvis I modtager over 500.000 kr. (Læs mere i Regnskabs- og revisionsinstruksen sidst på siden).

Samtlige sider i årsregnskabet skal samles i én PDF-fil, og uploades i forbindelse med regnskabsaflæggelsen.

Du kan finde og downloade Regnskabsskabelonen sidst på siden.

 

Underskrifter

I forbindelse med regnskabsaflæggelsen skal der underskrives på minimum tre forskellige dokumenter:

  1. Selve årsregnskabet - skal underskrives af hele bestyrelsen og revisor
  2. Tjekskema fra revisor - skal underskrives af revisor
  3. Tilskudsansøgning for 2023  - skal underskrives af hele bestyrelsen og revisor
  4. Protokollat (kun foreninger der modtager over 500.000 kr. i tilskud) - skal underskrives af hele bestyrelsen og revisor

Bestyrelse og revisor er velkommen til at underskrive dokumenterne med en digital signatur. Vi godtager selvfølgelig også fysiske underskrifter (pen på papir).

Påkrævede afsnit i årsregnskabet

Bestyrelseserklæring om overholdelse af tilskudsvilkårene

Bestyrelseserklæringen er blandt andet en erklæring om, at årsrapporten/årsregnskabet er aflagt i overensstemmelse med tilskudsvilkårene og foreningens vedtægter.

Hvis I benytter Regnskabsskabelonen kan I underskrive årsrapporten / årsregnskabet i skabelonen.

Revisionspåtegning

Det skal som minimum fremgå af revisionspåtegningen, at regnskabet er revideret og om der er fundet fejl eller mangler i materialet.

Vi har lavet et udkast, som foreningen kan benytte. I finder den i Regnskabsskabelonen (faneblad 5), som downloades nederst på siden.

Oplysninger om anvendt regnskabspraksis

Regnskabspraksis må ikke ændres fra et regnskabsår til det næste. Når formålet er at give et mere retvisende billede af foreningens aktiviteter, kan regnskabspraksis dog ændres. Der skal behørig begrundes og redegøres for de økonomiske konsekvenser herved.

Resultatopgørelse

Resultatopgørelsen er en opgørelse af årets samlede indtægter og udgifter. Årets resultat indgår i balancen.

Benytter I Regnskabsskabelonen, udfyldes alle udgifter og indtægter under Noter (faneblad 10). Herefter danner skabelonen automatisk resultatopgørelsen og balancen.

Balance

Balancen er en oversigt over foreningens værdier (aktiver), forpligtelser (gæld) og formue (egenkapital) på statusdagen (31/12).

Aktiver:

  • Tilgodehavender pr. 31/12
  • Forudbetalinger for omkostninger som forbruges i det nye år
  • Indestående i banken
  • Kassebeholdning

Forpligtelser:

  • Gæld
    • Kreditorer pr. 31/12
    • Skyldig moms og løndele
    • omkostninger vedr. regnskabsåret, men som først afholdes i det nye år.
    • Forudbetalte kontingenter 

Formue:

  • + Værdier (aktiver) 
  • - Forpligtelser (gæld) 
  • = Formue (egenkapital)

Benytter I Regnskabsskabelonen, udfyldes alle udgifter og indtægter under Noter (faneblad 10). Herefter danner skabelonen automatisk resultatopgørelsen og balancen.

Evt. Noter

Det er ikke et krav at jeres årsregnskab indeholder noter, men det er et krav at jeres regnskab indeholder en udspecificering af de enkelte indtægter og udgifter. Bliver resultatopgørelsen for stor, hvis posterne skal udspecificeres, kan i med fordel henvise til noterne hvoraf det kan fremgå hvad posterne i resultatopgørelsen indeholder. Med andre ord er noter supplerende oplysninger til årsregnskabet.

Det kan fx være, at der i resultatopgørelsen er en samlet post med huslejeudgifter - i en note er udgifterne så specificeret på husleje, el/vand/ varme, vedligehold m.m. 

Benytter I Regnskabsskabelonen, udfyldes alle udgifter og indtægter under Noter (faneblad 10). Herefter danner skabelonen automatisk resultatopgørelsen og balancen.

Påkrævede dokumenter til upload

Årsregnskab

Årsregnskabet skal uploades i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Vær opmærksom på at der er en række krav til indhold og opsætning af årsregnskabet. Du finder kravene i Regnskabs- og revisionsinstruksen (findes nederst på siden). 

Når årsregnskabet er udfyldt, underskrevet (af bestyrelsen og revisor) og godkendt på generalforsamlingen, skal I det indsendes til forvaltningen i én samlet PDF.

Tjekskema

Tjekskemaet er et skema, der udfyldes af revisoren i foreningen. Skemaet er udarbejdet af Københavns Kommune for at lette revisorens gennemgang af regnskabet. 

Skemaet skal underskrives, udfyldes og indsendes sammen med årsregnskabet og de øvrige dokumenter.

Download tjekskemaet sidst på siden.

Tilskudsansøgning 2023

Tilskudsansøgningen er jeres ansøgning om tilskud for det kommende år. Ansøgningen skal indeholde revisors og hele den samlede bestyrelses kontaktoplysninger og underskrift. 

Det er den bestyrelse, der er valgt på ansøgningstidspunktet, der skal underskrive ansøgningen, og det er den samme bestyrelse der året efter tilskudsåret, skal aflægge regnskab.

Download Tilskudsansøgningen 2023 sidst på siden.

Årsregnskab til offentliggørelse

Kommunen har pligt til at offentliggøre foreningernes regnskaber jf. folkeoplysningsloven kap. 8

Såfremt foreningen ønsker at få offentliggjort årsregnskabet uden underskrifter, kan I uploade en ekstra version uden underskrifter. Regnskabet til offentliggørelse skal dog altid indeholde revisors og bestyrelsens navne.

Modtager vi ikke en ekstra version af jeres årsregnskab til offentliggørelse, bruger vi det ordinære årsregnskab med underskrifter.

Protokollat (kun foreninger der modtager over 500.000 kr. i samlet tilskud)

Det er den registrerede eller statsautoriserede revisors protokol til bestyrelsen med oplysninger om hvilke revisionsarbejder, der er udført og resultatet heraf, samt
væsentlig usikkerhed, fejl eller mangler vedrørende foreningens bogholderi, regnskabsvæsen eller interne kontrol.

Læs mere i Regnskabs- og revisionsinstruksen (findes sidst på siden).

Vær opmærksom på, at bestyrelsen skal underskrive protokollatet særskilt.

Indberetning af jeres faktiske tal

Faktiske medlemstal - for modtagelse af medlemstilskud

Ved regnskabsaflæggelsen skal I opgøre alle jeres aktive medlemmer for hele året. Medlemmer, der i løbet af tilskudsåret har betalt kontingent og har deltaget i faste, kontinuerlige folkeoplysende aktiviteter, kan tælles med. Et medlem, der har betalt kontingent og løbende deltaget i en aktivitet kan også tælles med, selvom medlemmer har meldt sig ud i løbet af året. Det samme medlem kan dog kun tælle med én gang i et tilskudsår, selvom medlemmet har været ind-/udmeldt flere gange i løbet af året eller betaler kontingent for flere aktiviteter i klubben.

I skal ved indberetningen opgøre jeres medlemmer på disse kategorier:

  • Medlemmer 0-12 år: årgang 2021-2009
  • Medlemmer 13-18 år: årgang 2008-2003
  • Medlemmer 19-24 år: årgang 2002-1997
  • Medlemmer 25-59 år (inklusive jeres trænere/instruktører og ledere): årgang 1996-1962
  • Medlemmer 60+ år: fra årgang 1961 eller før
  • Trænere/instruktører/ledere (antallet fraregnes i forbindelse med beregningen af lokaletilskuddet) 25-59 år: årgang 1996-1962 

Handicappede medlemmer opgøres i felter for sig, med samme aldersfordelinger som de ordinære medlemmer, og må ikke tælles med andre steder.

Handicappede medlemmer

Et tilskudsberettiget handicappet medlem skal være handicappet i forhold til aktiviteten og have behov for ekstra hjælp for at kunne deltage i den folkeoplysende aktivitet. Foreningen skal indhente en tro og love-erklæring for hver enkelt medlem og skal opbevares og kunne fremvises ved stikprøvekontrol.

Download Tro og love-erklæringen sidst på siden.

Gennemsnitlig medlemskontingent for 0-24 årige

Ved indberetningen skal I indtaste det gennemsnitlige medlemskontingent for året for aldersgruppen 0-24 år. Den samlede indbetalte kontingentindtægt for hele året for de tilskudsberettigede medlemmer divideres med antallet af tilskudsberettigede medlemmer. Familie- og gruppekontingenter skal kunne specificeres på personer for at kunne godkendes.

Har foreningen 20 medlemmer under 25 år og har haft en samlet kontingentindtægt for de 0-24 årige på 10.000 kr., er den gennemsnitlige kontingentindtægt pr. medlem i aldersgruppen på 500 kr. for året.

Gennemsnitlig anden deltagerbetaling for 0-24 årige

Deltagerbetaling kan f.eks. være betaling for ture og stævner, men gælder ikke betaling for fester, mad eller indkøb af personligt udstyr. Gennemsnitlig anden deltagerbetaling opgøres på samme måde som den gennemsnitlige kontingent. Det vil sige, at selvom det kun er få medlemmer, der eksempelvis har været til et stævne, skal indtægten divideres med antallet af alle de tilskudsberettigede medlemmer. 

Har foreningen 20 medlemmer under 25 år og har haft en samlet anden deltagerbetaling for de 0-24 årige på 3.000 kr., er den gennemsnitlige anden deltagerbetaling for aldersgruppen 150 kr. for året

Faktiske lokaleudgifter - for modtagelse af lokaletilskud

Lokaletilskud ydes til de lokaler, hvor den folkeoplysende aktivitet foregår. Ikke til depot, toilet og bad. Ligeledes dog til kontor og køkken, såfremt der foregår en folkeoplysende aktivitet her.

I indberetningsformularen vil det kun være mulighed at indtaste oplysninger, hvis I har modtaget lokaletilskud.

Være særlig opmærksom på at opgøre jeres folkeoplysende aktivitetstimer korrekt. Har I flere aktivitetsrum, så husk at tage højde for dette.

Faktiske hytteudgifter - for modtagelse af hyttetilskud

Hyttetilskuddet ydes kun hvis I har haft udgifter i forbindelse med leje af fremmede (ikke nogen I selv ejer) hytter i forbindelse med stævner og lejre i Danmark, Sydsverige (Skåne, Halland og Blekinge) samt Sydslesvig. Ved hytter tænkes på spejderhytter, rollespilshytter og lignende. I kan medtage lejeudgiften samt el, vand og varme. 

I kan opgøre det faktiske antal aktivitetstimer med op til 24 timer pr døgn. Antallet af aktivitetsrum tælles ikke. Der ydes kun tilskud til selve hytten og ikke til antal rum.

Kontakt

Folkeoplysning

Kultur- og Fritidsforvaltningen

Kontaktpersoner

Peder Stig Andersen