Afrapportering på forsøg med fleksible arbejdsuger i Københavns Kommune

Med denne sag afrapporteres der til Økonomiudvalget om erfaringerne med Københavns Kommunes forsøg med fleksible arbejdsuger. Forsøget har været i gang på udvalgte arbejdspladser siden starten af 2024 og er nu afsluttet. ØU og Borgerrepræsentationen skal tage resultaterne til efterretning og beslutte, om Økonomiforvaltningen skal udarbejde scenarier for evt. videre arbejde med fleksibilitet.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at afrapporteringen tages til efterretning.

Problemstilling

Om forsøget

Forsøgsperioden gik i gang den 1. januar 2024. I første omgang skulle forsøget afsluttes ved udgangen af 2024, dog med mulighed for forlængelse ind i 2025. Da det for nogle af de deltagende arbejdspladser var tidskrævende at komme i gang, godkendte ØU den 10. september 2024, at forsøget blev forlænget med fire måneder, dvs. til og med april 2025. Formålet med forsøget er at gøre kommunen til en bedre og mere attraktiv arbejdsplads for kommunens nuværende og kommende medarbejdere. Der har derudover været fokus på, hvordan fleksible arbejdsuger påvirker opgaveløsningen og serviceniveauet.

I alt 17 arbejdspladser har deltaget i forsøget, hvoraf 14 har ændret i arbejdstilrettelæggelsen. Enkelte arbejdspladser har ikke ændret i arbejdstilrettelæggelsen. Det skyldes blandt andet, at forsøget er faldet sammen med organisatoriske forandringer. Bilag 2 indeholder en oversigt over arbejdspladserne.  

Det har været frivilligt for medarbejderne at deltage. Omkring 300 medarbejdere har deltaget på tværs af arbejdspladserne.

Der er undervejs i forsøget indsamlet erfaringer fra både ledere og medarbejdere. Data er indsamlet gennem spørgeskemaer til medarbejderne (både dem, der har deltaget, og dem, der ikke har), fokusgrupper med medarbejdere og interviews med ledere. Der har i løbet af forsøgsperioden været tre runder dataindsamling. Afrapporteringen (bilag 1) bygger på de indsamlede data og erfaringer.  

Erfaringerne

Data og erfaringer kan sammenfattes i ni hovedpointer:

1. Behovet for fleksibilitet er individuelt – der er ikke en one size fits all-løsning. Det handler om at finde den model, der bedst matcher både arbejdspladsen, kerneopgaven og den enkelte medarbejder.
2. Fleksibiliteten kan tilpasses de forskellige livsfaser – og behovet for fleksibilitet kan ændre sig, afhængig af fase og situation, men kan understøtte en bedre balance mellem arbejdsliv og fritid.
3. At arbejde med fleksibilitet kræver både planlægning og fælles drøftelser på arbejdspladsen. Det er essentielt med en god dialog i arbejdsfællesskabet, så ingen føler sig overset eller snydt – og så de forskellige behov og perspektiver kommer frem.
4. Medarbejderne bliver mere motiverede og oplever en øget arbejdsglæde, når de føler sig imødekommet ift. behov for fleksibilitet, og når de har indflydelse på arbejdstiden.
5. Der er potentiale for at yde en bedre borgerservice, blandt andet ved længere åbningstider og bedre tid til overlap mellem vagterne.
6. Muligheden for fleksibilitet er en vigtig faktor på en attraktiv og moderne arbejdsplads, og det understøtter medarbejdernes tilknytning til arbejdspladsen – og er med til at tiltrække nye.
7. Fleksibilitet i arbejdslivet skaber nye muligheder og en oplevelse af mere fritid for medarbejderne.
8. Arbejdet med fleksibilitet giver anledning til et ændret blik på vagtplanlægningen og systemunderstøttelsen.
9. Fleksible rammer kræver tillid – fra både ledere og medarbejdere.

Løsning

Det videre arbejde med fleksibilitet i Københavns Kommune

Hvis Københavns Kommune ønsker at udbrede arbejdet med fleksibilitet til alle kommunens arbejdspladser, har forsøget kastet lys på nogle områder, man med fordel kan fokusere på.  

Hvis der ønskes et videre arbejde, er der behov for at sikre gode muligheder for vejledning og support til de arbejdspladser, der er nysgerrige på at komme i gang. Derudover er der også behov for at afklare visse administrative rammer, herunder særligt tidsregistrering ift. AC’ernes rådighedsforpligtelse, registrering af sygedage, håndtering af omsorgs- og helligdage og vejledning til vagtplanlægning.

Økonomi

Sagen har ingen direkte økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Såfremt der er politisk ønske om at forsætte arbejdet med fleksibel arbejdstid i Københavns Kommune efter 2025, kan der bestilles et budgetnotat, der beskriver mulige modeller for det videre arbejde herunder økonomien for de forskellige modeller.