Behandling af udkast til revideret CSR-bilag

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at det reviderede CSR-bilag, jf. bilag 1, godkendes.

Problemstilling

CSR-bilaget beskriver leverandørers forpligtelse til at respektere menneskerettigheder og arbejdstagerrettigheder, og til at leve op til grundlæggende klima- og miljøkrav og undgå korruption. Den seneste revidering af CSR-bilaget blev vedtaget af Borgerrepræsentationen den 7. april 2022. Revideringen af CSR-bilaget er iværksat for at fjerne unødige dokumentationskrav til kommunens leverandører, lette Københavns Kommunes (KK) håndhævelse af krav til klima og miljø og for at gøre bilaget mere tidssvarende.

Løsning

CSR-bilaget er opdateret således, at det imødekommer ændringer i den relevante lovgivning, bl.a. EU’s grønne pagt og retter op på nogle af de administrative udfordringer, der har været i forvaltningen af bilaget.

De væsentligste ændringer i det reviderede CSR-bilag

Herunder præsenteres de væsentligste ændringer af CSR-bilaget. Et overblik over ændringerne findes i bilag 4.

Bilagets titel ændres fra ”CSR-bilag” til ”ESG-bilag”. ESG er en forkortelse for Environment, Social og Governance, og bruges til at beskrive krav til virksomheders samfundsansvar. Betegnelsen anses for at være mere tidssvarende end CSR, hvilket afspejles i nyere lovgivning. Herefter benyttes ”ESG-bilag” som betegnelse for det reviderede bilag.

I det reviderede bilag hæves beløbsgrænsen for anvendelse af ESG-bilaget, så det fremover følger tærskelværdien for udbud af varer og tjenesteydelser. I 2025 udgør denne 1.644.638 kr. Det eksisterende bilag anvendes på alle kontrakter med en værdi på over 1 mio. kr. Dette vil udgøre en administrativ forenkling for alle aftaler vedrørende varer og tjenesteydelser.

Afsnittet med krav til klima og miljø, ændres fra at være en positiv forpligtelse til aktivt at forbedre en lang række klima- og miljøforhold til en negativ forpligtelse til ”ikke at gøre væsentlig skade” på en række nævnte klima- og miljømål. Formålet med denne ændring er at muliggøre KK´s kontrol med disse krav, hvilket har vist sig at være svært at implementere med den nuværende formulering.

ESG-bilagets krav til governance ændres fra alene at give hjemmel til kontroller af antikorruption til også at omfatte en mulighed for kontrol af leverandørens overholdelse af udbudslovens udelukkelsesgrunde. Udelukkelsesgrundene er krav, som KK’s leverandører i forvejen skal leve op til, men med denne ændring får KK en bredere mulighed for at føre kontrol med overholdelsen af disse.

Herudover indebærer revideringen en opdatering og præcisering af bilagets materielle krav og leverandørens due diligence forpligtelse (etablering af procedurer for håndtering af virksomhedens påvirkning af samfundet), så disse i videst muligt omfang stemmer overens med de krav, som KK’ s leverandører i stigende grad vil møde i takt med, at lovgivningen under EU’s grønne pagt (EU Green Deal) vedtages og udrulles i de kommende år. EU’s grønne pagt består af en række direktiver og forordninger, der skal sikre EU’s grønne omstilling og klimaneutralitet i 2050.

Fordi en stor del af denne lovgivning i starten alene omfatter meget store virksomheder, er der i revideringen fokus på at formulere ESG-bilagets krav til især due diligence samt klima og miljø således, at de også retter sig mod mindre leverandører. Dette er bl.a. gjort ved at fjerne krav om fremsendelse af oplysninger til KK ved kontraktens indgåelse, og ved at indskrive muligheden for at inddrage virksomheders størrelse i en proportionalitetsvurdering i ESG-bilagets due diligence-forpligtelse.

Disse ændringer er indført med sigte på mindre virksomheders mulighed for at handle med KK og medfører en administrativ forenkling for KK’s indkøbsorganisation og for KK’s leverandører. 

Resultatet af høringen over forslaget til revideret CSR-bilag

Udkast til revideret bilag har været i intern og ekstern høring. Der er modtaget 14 høringssvar fra både interne og eksterne parter. I den interne høring har Økonomiforvaltningen (ØKF) modtaget høringssvar fra Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF), Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF), Socialforvaltningen (SOF), Teknik- og Miljøforvaltningen (TMF), Byggeri København og Københavns Ejendomme. I den eksterne høring har ØKF modtaget høringssvar fra Dansk Industri (DI), Dansk Erhverv (DE), Fagbevægelsens Hovedorganisation (FH), 3F, Institut for menneskerettigheder (IMR), Global Compact, Transparency International Danmark og Etisk Handel Danmark (EH).

Høringssvarene omhandler en række emner, herunder bilagets materielle krav til klima- og miljø og anti-korruption og bilagets processuelle bestemmelser som fx bodsstørrelse og proportionalitet i bilagets krav til leverandører. Bemærkningerne fordeler sig jævnt over bilagets forskellige dele. Bemærkningerne har primært været af teknisk karakter og ingen høringsparter har udtryk kritik af det samlede reviderede bilag. Størstedelen af bemærkningerne er indarbejdet. I de tilfælde, hvor bemærkningerne udgør et spørgsmål, er disse besvaret i høringsnotaerne (Bilag 2 og 3).

Der er indkommet enkelte væsentlige forslag i høringssvar fra interne og eksterne høringsparter, som ikke er blevet indarbejdet i klausulen. Nedenfor fremgår disse bemærkninger samt en vurdering heraf.

TMF har fremført ønsker om en fast sats i både promille og kr. i bodsbestemmelsen. Dette har ØKF ikke imødekommet, da det er erfaringen, at det grundet aftalernes forskellige natur er hensigtsmæssigt, at størrelsen på bod kan tilpasses. Der er dog indsat et forslag til en minimumssats på en dagsbod i det reviderede bilag.

SUF vurderer, at CSR-bilagets krav er disproportionale i forhold til små virksomheder, og foreslår derfor, at der indføres forskellige kravsæt alt efter risikoprofil og størrelse på leverandøren. ØKF bemærker, at der med revideringen er fokus på at formulere ESG-bilagets krav til især due diligence og klima og miljø således, at de også retter sig mod mindre leverandører. Et eksempel herpå er proportionalitetsvurderingen, der er indskrevet i bilagets afsnit 3.0 om due diligence.

DI bemærker, at kravene til dokumentation mm. for mindre og mellemstore virksomheder kan være en betydelig byrde og disproportionale ved mindre kontrakter. DI anbefaler, at bilaget i højere grad operationaliseres og tilpasses virksomhedernes travle hverdag.

ØKF bemærker, at der i ESG-bilaget er indskrevet en proportionalitetsvurdering, der hjemler, at omfanget af leverandørens due diligence-procedurer er afhængige af en række faktorer, som fx virksomhedens størrelse, forretningsmæssig kontekst, mm. Samtidig afskaffes kravet om fremsendelse af oplysninger ved kontraktindgåelsen.

IMR foreslår, at man evt. tilføjer en yderligere bestemmelse, der giver ordregiveren ret til adgang til leverandørens fysiske lokaler ifm. kontrolbesøg og give ordregiveren ret til at anmode leverandøren om at undergå auditering af en tredjepart som en del af handlingsplanen.

ØKF bemærker, at det reviderede bilag indeholder en hjemmel til fysiske kontroller, og eftersom CSR-bilaget skal anvendes på forskelligartede kontrakter, vurderes det hensigtsmæssigt at give leverandører metodefrihed til at opfylde bilagets krav.

DE opfordrer til, at bodsbestemmelsen i bilaget pkt. 7.1 ændres fra en ”skal” til en ”kan”-bestemmelse. DE opfordrer til, at den bod, der i relevante tilfælde kan pålægges leverandøren, begrænses til en beskeden promille af aftalesummen.

ØKF bemærker, at der som udgangspunkt vil være en dialog mhp. genopretning inden bodsbestemmelsen tages i brug. Det skal desuden bemærkes, at overtrædelser af bilagets materielle krav ikke er bodsbelagte, men skal afhjælpes og/eller genoprettes. ØKF bemærker derudover, at det fortsat vil være muligt i indgåelsen af kontrakter, at ændre størrelsen på kontraktens bod i hele kroner og promiller. De 5.000 kr. foreslås indskrevet som forslag til størrelse på en dagbod.

ØKF har udarbejdet høringsnotater, der opsummerer de indkomne høringssvar og ØKF’s bemærkninger til disse samt hvordan de er blevet indarbejdet. Disse høringsnotater fremgår af bilag 2 og 3.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Såfremt ØU godkender ESG-bilaget, bliver det behandlet af BR den 21. august 2025. Derefter vil ØKF forestå implementeringen af det nye ESG-bilag i KK’s indkøbsorganisation, så det kan bringes i anvendelse den 1. oktober 2025. Fra den 1. oktober 2025 vil ESG-bilaget indgå i alle nye udbud inden for deres respektive anvendelsesområder. I udbud, der er offentliggjort før 1. oktober 2025, vil det eksisterende CSR-bilag fortsat være gældende i resten af kontraktens løbetid.