Værd at vide som folkeoplysende forening

Som folkeoplysende forening er der en række deadlines, I skal være opmærksomme på - særligt hvis I modtager økonomisk tilskud. Her kan du læse mere om årshjul og deadlines for foreninger samt råd til overlevering til nye bestyrelsesmedlemmer.

Årshjul og vigtige deadlines

Fold alle ud

Årshjul for foreninger, der låner kommunale faciliteter
  • Januar/februar: Afgive tro- og love-erklæring vedrørende børneattester hvert år i februar måned. Erklæringen skal afgives uanset om foreningen har medlemmer under 15 år eller ej. Erklæringen afgives i Foreningsportalen. Foreningen får en e-mail med påmindelse om erklæringen, typisk i januar måned.
  • 1. januar: Ansøgning til idendørs facilitetsfordeling åbner (hvert andet år)
  • 1. februar: Frist for ansøgning til indendørs fordeling (hvert andet år)
  • 1. september: Ansøgning til udendørs fordeling åbner (hvert andet år)
  • 1. oktober: Frist for ansøgning til udendørs fordeling (hvert andet år)

OBS: Da faciliteter tildeles for to sæsoner af gangen, er der kun ansøgningsrunder hvert andet år. I perioden mellem to ansøgningsrunder, kan der søges om resttider i Foreningsportalen. Samt der kan være mindre ansøgningsrunder for nye faciliteter.

Læs mere om lån af kommunale lokaler og faciliteter her

Årshjul for foreninger, modtager medlems- og/eller lokaletilskud
  • Januar/februar: Børneattester (gælder alle folkeoplysende foreninger)
    • I februar hvert år skal foreningen afgive en tro- og love-erklæring vedrørende børneattester. Erklæringen skal afgives uanset om foreningen har medlemmer under 15 år eller ej. Erklæringen afgives i Foreningsportalen. Foreningen får en e-mail med påmindelse om erklæringen, typisk i januar måned. Foreningen må ikke sende de personlige børneattester til kommunen, men skal blot sætte et flueben på Foreningsportalen.
       
  • 1. maj: Regnskabsaflæggelse
  • 1. oktober: Frist for nye foreninger for at søge tilskud for kommende år  
    • Denne frist er for nye foreninger eller godkendte foreninger, der ikke modtog tilskud sidste år. Foreninger, der modtog tilskud sidste, søger om tilskud for kommende år i forbindelse med regnskabsaflæggelsen 1. maj.

      Der er i løbet af året ligeledes mulighed for at søge tilskud til delperioder i løbet af tilskudsåret. Det er 1. februar, 1. april og 1. august.
       
  • Oktober/november: Regnskabsopgørelse sendes ud
    • På baggrund af det regnskab og den indberetning foreningen indsendte 1. maj, modtager foreningen en regnskabsopgørelse for det foregående år. Hvis foreningen har haft et betydeligt fald i medlemstal eller lokaleudgifter, vil foreningen måske skulle betale det overskydende tilskud tilbage. Denne regulering vil fremgå af regnskabsopgørelsen. Foreningen har mulighed for at gøre indsigelse, hvis den er uenig i opgørelsen. Vær opmærksom på, at der er en frist for indsigelse, der fremgår af mailen.

      Nye foreninger vil altid blive reguleret ved regnskabsopgørelsen de to første tilskudsår.
       
  • December: Bevilling for kommende år sendes ud
    • Foreningen modtager en mail med en bevilling af tilskud for det kommende år. Bevillingen er baseret på de medlemstal og eventuelle lokaleudgifter (hvis der søges lokaletilskud), som foreningen indberettede 1. maj, eller hvis der er søgt tilskud som ny forening den 1. oktober. 

      Der er mulighed for at søge korrektion i løbet af tilskudsåret, hvis medlemstal eller lokaleudgifter stiger væsenligt. 

      Denne mail indeholder et link, hvori foreningen kan acceptere tilskudsbetingelserne. Det er vigtigt, at foreningen accepterer tilskudsbetingelserne for at tilskuddet kan udbetales.

Læs mere om tilskud til folkeoplysende foreninger her

Sådan sikrer I en god overlevering ved bestyrelses- og kassererskifte

Som nyt bestyrelsesmedlem eller ny kasserer, kan det være vanskeligt at skabe overblik over foreningens forpligtelser og arbejdsgange i forhold til kommunen. Særligt hvis I pludselig udskifter mange bestyrelsesmedlemmer på én gang. 

Derfor har vi lavet følgende vejledning til hvilke ting, I skal være opmærksomme på i overleveringen til nye bestyrelsesmedlemmer og kasserer:

  • Skal der skiftes kontaktmail til kommunen?
    • I Foreningsportalen har foreningen angivet én kontaktmail. Det er den mail, kommunen skriver til, når vi skal i kontakt med foreningen. Sørg for at denne mailadresse er opdateret og tjek den jævnligt. I kan opdatere jeres forenings kontaktinformation på Foreningsportalen ved at trykke ”kommunen -  Foreningen - Foreningens grunddata”. Vi anbefaler, at I ikke benytter et bestyrelsesmedlems private mailadresse, men derimod en emailadresse, der kan overtages, når der sker et skifte i bestyrelsesmedlemmer/kontaktpersoner i kommunen. Det kan fx være en bestyrelsesmail eller kasserermail. Dette gør det lettere for nye ansvarspersoner at skabe overblik over kontakten til kommunen og I sikrer, at vigtig information fra kommunen ikke går tabt i overleveringen.
  • Giv nye bestyrelsesmedlemmer adgang til Foreningsportalen (hvis relevant)
    • I Foreningsportalen kan I søge om faciliteter, se foreningens bookinger, rette foreningens kontaktinformation, afgive tro- og loveerklæring vedr. børneattester og lignende. Det er ikke nødvendigt, at alle bestyrelsesmedlemmer har adgang, men det er vigtigt, at I ved bestyrelsesskifte sørger for, at de relevante bestyrelsesmedlemmer har adgang til Foreningsportalen. I kan se hvem fra foreningen, der har adgang ved at trykke på ”Kommunen -  Ansvarlige - Foreningsansvarlige”. Hvis I ønsker at tilføje nye foreningsansvarlige, skal I trykke på det grønne plus i øverste venstre hjørne. 
  • Overdrag arbejdsgange
    • Som bestyrelse har I ofte nogle faste opgaver i forhold til kommunen. Måske søger I om faciliteter hvert 2. år, måske modtager I tilskud og skal aflevere regnskab hvert år 1. maj. Uanset hvilken forening, I er, skal I i hvert fald afgive tro- og loveerklæring vedr. børneattester hvert år. Disse kontinuerlige opgaver, er det vigtigt, at I orienterer nye bestyrelsesmedlemmer om, så foreningen ikke går glip af vigtige deadlines og mister enten tilskud eller facilitetstider. I kan også vise de nye bestyrelsesmedlemmer denne side med ovenstående årshjul foreninger, så de selv kan orientere sig vedr. vigtige deadlines.
  • Nyhedsbrev og Vedtægter
    • Det er en god ide, at tilmelde jer Nyhedsbrev for området. Så er I sikre på, at I får nyheder om f.eks. nye faciliteter, ændringer af retningslinjer etc. 
    • Endelig skal I huske at sende nye vedtægter, hvis I ændrer dem på generalforsamling.

 

Folkeoplysning

1602 København V

Kontaktformular

foreninger@kk.dk

Send digital post Skriv sikkert til os (borger)