Opfølgning på den løbende revision 2025 og opfølgning på handleplaner 2024

Resumé

Københavns Kommune har den 18. december 2025 modtaget tre revisionsrapporter vedr. den løbende revision 2025 (jf. bilag 1-3). Den løbende revision 2025 er en del af den lovpligtige revision og indgår i grundlaget for Københavns Kommunes årsregnskab 2025. Alle forvaltninger har fået en eller flere revisionsbemærkninger. Socialforvaltningen har modtaget en kritisk (rød) bemærkning og tre væsentlige (gule) bemærkninger. Socialudvalget skal godkende Socialforvaltningens handleplaner til de fire revisionsbemærkninger, der vedrører forvaltningen. Derudover orienteres Socialudvalget om status på de igangsatte handleplaner til revisionsberetning 2024.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller, 

1. at Socialudvalget tager de tre revisionsrapporter om den løbende revision 2025 til efterretning, jf. bilag 1-3.
2. at Socialudvalget godkender Socialforvaltningens handleplaner til de fire revisionsbemærkninger, jf. bilag 4 og bilag 7.
3. at Socialudvalget tager status på de igangsatte handleplaner til revisionsberetning 2024 til efterretning, jf. bilag 5.

Problemstilling

Revisionens formål er at undersøge, om området administreres betryggende og i overensstemmelse med Borgerrepræsentationens beslutninger, gældende love og andre forskrifter. Det er forvaltningens opgave at udarbejde handleplaner, der retter op på eventuel kritik fra revisionen.

I den løbende revision 2025 er der givet samlet 11 bemærkninger. Der er givet fem kritiske (røde) bemærkninger, hvoraf én kritisk bemærkning vedrører Socialforvaltningen. Der er givet fem væsentlige (gule) bemærkninger, hvoraf tre vedrører flere forvaltninger, herunder Socialforvaltningen. Endeligt er der givet én mindre væsentlig (grøn) bemærkning. De fire bemærkninger der er givet til Socialforvaltningen fremgår af tabel nedenfor. Forvaltningen har, i dialog med Intern Revision, udarbejdet handleplaner, der håndterer disse kritiske/væsentlige forhold. Socialudvalget skal med denne indstilling godkende de nye handleplaner.

Tabel 1: Revisionsbemærkninger, som Socialforvaltningen er omfattet af:

Note: Nummerering i tabellen henviser til nummerering af revisionsbemærkningerne i revisionsrapporterne.

Løsning

Socialforvaltningen har udarbejdet fire nye handleplaner. Som forvaltning er vi forpligtiget til at rette op på kritiske forhold, når forvaltningen modtager kritik i en revisionsrapport. Processen er, at forvaltningen udarbejder en handleplan, jf. bilag 4 – i dialog med Intern Revision – og som efterfølgende skal godkendes af Socialudvalget.

 Bilagskontrol nr. 3.3.2. Bemærkning givet til Socialforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen. Revisionen skriver, at Socialforvaltningen har foretaget en væsentlig styrkelse af kontrolmiljøet ved indførelse af bilagskontrol, når det gælder indkøb for kommunale midler via firmakort samt private udlæg. Forvaltningens bilagskontrol viser dog fortsat fejl og mangler, som forvaltningen løbende påtaler og berigtiger. Antal af mangler og fejl anses både af forvaltningen og af Intern Revision for at være for højt.

Revisionen henstiller, at arbejdet med at sikre fyldestgørende dokumentation med anvendelsen af firmakort fortsætter. Socialforvaltningen har i 2. halvår 2025 skiftet alle Dankort ud med Mastercard. Udskiftningen skyldes både en kommerciel beslutning hos Danske Bank og et påbud fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, som medfører, at erhvervskort skal kunne adskilles fra private betalingskort. Dette har ikke haft en direkte konsekvens for forvaltningens arbejde med at sikre tilstrækkelig bilagsdokumentation, herunder gennem implementering af en app-løsning, hvor medarbejderen let kan indberette den nødvendige dokumentation. App’en installeres på telefonen, og medarbejderen kan indtaste formål og deltagerkreds og tage billede af bilaget og vedhæfte det indmeldingen i App’en. Dette har forbedret bilagsdokumentationen på kortbetalinger væsentligt.

Socialforvaltningen er dog enig i revisionens bemærkninger og vil derfor fortsætte implementeringen af handleplanen for 2025 med fokus på følgende, jf. bilag 1 og 4:

• Implementeringen af firmakortapp (tidligere firmadankort) på alle Socialforvaltningens enheder
• Kvartalsvis centralt forankret stikprøvekontrol af bilag og kontering af køb med firmakort
• Krav til at nye kortholdere gennemfører e-læringsvideo omkring brug af firmakort

 Kreditor nr. 3.2.21. Bemærkningen er givet til alle forvaltninger. Revisionen skriver, at indenrigs- og økonomiministeren har i brev af den 4. februar 2019 til alle landets kommuner understreget vigtigheden af, at det offentlige etablerer en god forretningsgang for betaling af regninger: "Kommuner og regioner bør derfor have stor fokus på at sikre en effektiv håndtering af regninger og løbende holde øje med, at regninger faktisk betales rettidigt”.

Revisionen anbefaler derfor, at forvaltningerne har det nødvendige fokus på at sikre, at håndteringen af fakturaer i Kvantum sker løbende, og at der er et øget fokus på rettidig betaling til kommunens leverandører i sommerferieperioden, jf. bilag1 og 4.

På baggrund af den seneste revisionsbemærkning har Socialforvaltningen udarbejdet en handleplan, hvor forvaltningen siden marts 2025 har arbejdet ud fra flere spor på kreditorområdet, som forventes implementeret løbende i 2026:

• Styringsrapporter til administrative ledere, der skal sikre løbende kontrol og overblik over antal og liggetid på fakturaer mhp. rettidig håndtering
• Optimering af forvaltningens EAN-struktur, som skal understøtte hurtigere og mere præcis håndtering af fakturaer samt bedre udnyttelse af robotter til fakturabehandling
• Standardiserede værktøjer til kontrol af fakturaer for fakturabehandlerne, der giver dem bedre kontrolmuligheder forud for betaling

Socialforvaltningen har dog - i lighed med de øvrige forvaltninger i kommunen - arbejdet løbende med at forbedre både fakturahåndteringen og rettidig betaling i mange år.

Sikkerhedsvurdering af systemer nr. 3.2.3. Bemærkningen er givet til Økonomiforvaltningen og Socialforvaltningen. Revisionen påpeger, at det fremgår af Forretningscirkulæret for IT-anskaffelser, der er bindende for alle forvaltninger, at et nyt IT-system skal sikkerhedsvurderes, inden det idriftsættes. I 2023 konstaterede Revisionen, at der er, jf. oplysningerne i FISKK, er mange systemer, som er anskaffet før 1. november 2018, der ikke har en ibrugtagningsstatus, og at flere systemer har en ”ikke godkendt” status.

Revisionen konstaterer, at Socialforvaltningen mangler at klarmelde 2 systemer (FISKK#1629 (FITOutcomes) og FISKK#2124 (OpenFIT)) til sikkerhedsvurdering og hurtigst muligt træffes de nødvendige foranstaltninger for udfasning. Begge systemer anvendes til den evidensbaserede metode Feedback Informed Treatment (FIT) til at indhente borgerfeedback, der skal sikre borgeren den optimale støtte/behandling gennem systematisk evaluering af trivsel og af indsatser og metoder. Metoden bruges af nogle af Socialforvaltningens medarbejdere i samarbejdet med borgeren.

I forvaltningens arbejde med at udarbejde handleplanen er vi blevet opmærksom på yderligere et system uden ibrugtagningstilladelse, hvorfor der er 3 systemer, der ikke opfylder kravene i Forretningscirkulæret for IT-anskaffelser. Det tilkomne tredje system, FISKK#3150 (SOF Regnskab, Mellemkommunal refusion), bliver dog udfaset og lukket med udgangen af januar 2026. Systemet har primært været brugt til opfølgning ift. om der er opkrævet eller betalt for en borger, samt hvilken konto der er trukket fra (PSP). Dette giver en kvalitetssikring af indtægter og udgifter, som bruges til kommunal refusion.  FISKK#3150 (SOF Regnskab, Mellemkommunal refusion) bliver fremadrettet erstattet af en PowerBI løsning med data fra bl.a. Kvantum koblet til et nyt overblik i fagsystemet DOMUS, der samlet set giver bedre data, flere relevante oplysninger og dermed en forbedret mulighed for systematisk opfølgning.

Socialforvaltningen har udarbejdet en handleplan, der sikrer, at de 3 systemer udfases hurtigst muligt og senest med udgangen af 3. kvartal 2026, jf. bilag 2 og 4.  

Afregning til feriefonden nr. 4.4. Bemærkningen er givet til alle forvaltningerne

Revisionen fremhæver, at Koncernservice har tilrettelagt og implementeret flere fornuftige tiltag, der skal medvirke til at sikre en korrekt håndtering af ferie i forvaltningerne, herunder etableret en proces, hvor der sker en direkte kontakt til lederne ved de enheder, hvor medarbejdere mangler at indberette ferie.

For at sikre, at medarbejderne får afholdt eller overført den ferie, de er berettiget til, og at Københavns Kommune ikke får et økonomisk tab, anbefaler revisionen, at forvaltningerne i samarbejde med Koncernservice får etableret en mere effektiv proces vedrørende håndtering af medarbejdernes ferie.

Det er aftalt, at Koncernservice udarbejder udkast til fælles handleplan, hvor der er aktiviteter, der involverer forvaltningerne. Socialforvaltningen har været inddraget i udarbejdelsen af handleplanen og kan tilslutte de beskrevne punkter i form af telefonisk opfølgning hos ledere med medarbejdere, som har restferie svarende til 5.000 kr. eller mere, orientering af HR-chefer om medarbejdere med restferie svarende til 10.000 kr. eller mere og udsendelse af restferiemails til medarbejdere i september, november og januar, jf. bilag 6 og 7.

Status på handleplaner til revisionsberetning 2024

Her følger en status på de handleplaner, der blev udarbejdet i forbindelse med årsregnskabet 2024, og som blev godkendt af Socialudvalget i august 2025. Formålet med status på handleplaner er at sikre, der sker fremdrift.

• Informationssikkerhed nr. 3 – bemærkningen er givet til alle forvaltninger. Økonomiforvaltningen har udarbejdet et dokument, der beskriver hovedelementerne i en ISMS-implementering (Informationssikkerhedssystem), der forventes at løbe i 3 år. Der er udarbejdet en handleplan frem til marts 2026, hvorefter der tages stilling til det videre forløb. 

Intern Revision vurderer, at den periode, hvor den øverste ledelse må acceptere ”uklart” billede af den samlede informationssikkerhed, er for lang. Det har Intern Revision givet Økonomiforvaltningen kritik for og henstiller derfor til, at Økonomiforvaltningen får udarbejdet ny procesplan, jf. bilag 2 og 5. Forvaltningerne skal derfor ikke afgive en status.

• Revision af balancen (nr. 7) – bemærkningen er givet til alle forvaltninger. Revisionen har påpeget 4 konti hos Socialforvaltningen, der ikke er blevet afstemt rettidigt. De 4 konti er nu blevet berigtiget og afstemt juni 2025, jf. bilag 5.
• Anlægsprojekter (nr. 8) – bemærkningen er givet til  Klima-, Miljø- og Teknikforvaltningen, Økonomiforvaltningen, Socialforvaltningen, Kultur-, Fritids- og Borgerserviceforvaltningen og Beskæftigelses-, Integrations- og Erhvervsforvaltningen. Revisionen bemærker, at ifølge kommunens regler skal et anlægsprojekt være afsluttet og regnskabsaflagt senest 31. maj, dvs. to år efter anlægget er ibrugtaget.

Socialforvaltningen manglede at aflægge 8 anlægsregnskaber. De 8 anlægsregnskaber blev den 18. december 2025 forelagt Borgerrepræsentation og blev her endelig politisk godkendt, jf. bilag 5.

• Egenbetaling – indtægter (nr. 9) – bemærkningen er givet til Socialforvaltningen. Revisionen bemærker, at Socialforvaltningen har afdækket, at der er fejl og mangler vedr. borgerrettede opkrævninger, der har medført et behov for:
  • Genopretning af opgaven vedr. beregning og opkrævning vedr. dels egenbetaling for ophold på botilbud og dels forældrebetaling for døgnanbringelse af børn og unge.
  •  Tilbagebetaling af for meget opkrævet egen betaling til borgere på forvaltningens midlertidige botilbud til udsatte voksne.

Status på handleplanen for 2024 er, jf. bilag 5:

• Socialforvaltningen har rettet op på konstaterede fejl og mangler vedrørende opkrævning af egenbetaling/forældrebetaling samt sikret løbende ledelsesinformation til områdechefer om manglende afgørelser om egenbetalinger/forældrebetalinger.
• Socialforvaltningen vil i forbindelse med regnskab 2025 berigtige de sager, hvor der er hjemtaget for meget statsrefusion.
• Opgaven vedr. tilbagebetaling er afsluttet.

Politisk handlerum

Revisionsprocessen i Københavns Kommune stiller krav om, at handleplaner, der er udarbejdet til bemærkninger i revisionsberetningen, skal forelægge og godkendes af de enkelte fagudvalg, før de kan forelægges for Økonomiudvalget. De udarbejdede handleplaner er udarbejdet i samarbejde med de ansvarlige chefer for de pågældende områder og er med til at sikre, at områderne, hvor revisionen har givet kritiske bemærkninger fremadrettet håndteres forsvarligt. Det betyder, at der er et begrænset handlerum for Socialudvalget til at ændre i disse.

Økonomi

Der er ingen økonomiske konsekvenser af indstillingen.

Videre proces

Revisionsrapporterne og forvaltningernes handleplaner skal forelægges Økonomiudvalget på dets møde den 24. februar 2026.

Katrine Ring

/ Anders Johannes Kristensen