Håndtering af medlemsforslag om sagsbehandlingsskift

Resumé

Socialudvalget skal med denne sag tage stilling til Socialforvaltningens forslag til håndtering af medlemsforslag om sagsbehandlerskift, som består af budgetnotatet ”SO60 Justerede processer for sagsbehandlerskift”. Forvaltningen foreslår, at SO60 skal indgå i budgetforhandlingerne for 2027. I håndteringen af medlemsforslaget indgår også en beskrivelse af mulige tiltag til at nedbringe antallet af sagsbehandlerskift.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget godkender, at budgetnotatet ”SO60 Justerede processer for sagsbehandlerskift” (bilag 1) indgår i forhandlingerne om Budget 2027. 
2. at Socialudvalget godkender, at medlemsforslaget stillet af SF, Enhedslisten, Radikale Venstre og Liberal Alliance om sagsbehandlingsskift, vedtaget på Socialudvalgets møde den 24. juni 2026 (bilag 2), hermed er håndteret.

Problemstilling

Socialudvalget vedtog på mødet den 24. juni 2026 et medlemsforslag om justerede processer for sagsbehandlingsskift (herefter sagsbehandlerskift) (bilag 2). Medlemsforslaget er stillet af SF, Enhedslisten, Radikale Venstre og Liberal Alliance.

Sagsbehandlere findes på voksenområdet, som derfor er genstandsfelt for budgetforslaget. Derimod er børne- og ungerådgivere  ikke taget med, fordi der i sager på børneområdet ofte er behov for en konkret vurdering af, hvornår familien skal orienteres. Baggrunden for dette er, at både sagsflow og sagsstyring er anderledes end på voksenområdet.

Med medlemsforslaget blev Socialforvaltningen pålagt at vende tilbage med en sag, der afdækker de organisatoriske og økonomiske rammer for 1) at informere borgere om et skift til en ny sagsbehandler inden for 10 arbejdsdage, 2) at information om ny sagsbehandler skal inkludere sagsbehandlers navn samt evt. andre relevante oplysninger og 3) at bestræbe sig på at fastholde samme sagsbehandler for borgeren, hvor det er muligt.

Motivationen fra forslagsstillerne er som følger: ”Det er generelt god praksis at blive bekendt med, når man får en ny sagsbehandler, så borgeren ikke forgæves forsøger at komme i kontakt med den tidligere. Det kan skabe forvirring og stress for borgeren, hvis de med kort varsel får tildelt en ny sagshandler. Samtidig er det også vigtigt for transparensen at vide, hvem som behandler sine sager.  Det vil styrke vil give sikkerhed og tryghed for borgeren, samt styrke kvaliteten af sagsbehandlingen. Forslagsstillerne er bevist om at det kan kræve ekstra ressourcer og vi ønsker derfor en vurdering.”

Praksis i Socialforvaltningen ved sagsbehandlerskift

Sagsbehandlerskift kan skyldes flere forhold, herunder fratrædelser, sygdom eller organisatoriske ændringer, hvilket medfører variation i både omfang og tidspunkt for skiftet.

Der er ikke fastsat retningslinjer for en ensartet orientering om sagsbehandlerskift, og praksis varierer på tværs af enheder i Din Sociale Indgang - Voksen. Borgere orienteres som udgangspunkt, men tidspunkt og form afhænger af den konkrete sag og lokale arbejdsgange. Typisk bliver borgeren først orienteret, når deres aktuelle sagsbehandler er stoppet, og en ny er startet. En årsag til, at sagsbehandlerskift typisk ikke kommunikeres tidligere, er, at der i mange sager ikke er forhold, der kræver handling i perioden mellem sagsbehandlerens fratrædelse og den nye sagsbehandlers tiltrædelse. Det er f.eks. være tilfældet, hvis borgerens modtager BPA med årlig opfølgning eller bor på et længerevarende botilbud. Hvis der er en verserende sag med tidskritiske opgaver, tildeles sagen midlertidigt til en eller flere sagsbehandlere,  indtil kommende sagsbehandler er tiltrådt. Tidskritiske opgaver kan f.eks. være, at borger risikerer at miste sin bolig og blive sat på gaden, hvis der ikke handles i sagen, at sagen skal for retten, at der er søgt om aktindsigt, eller der er afgørelser, der er påklaget, eller frister der overskrides. 

Der er allerede i dag en praksis i forvaltningen for oplysning af sagsbehandlers navn mv. Borger får disse oplysninger, når de ringer eller ifm. autosignaturen i de breve, sagsbehandler udsender. Her fremgår sagsbehandlers navn, kontaktoplysninger og evt. andre relevante oplysninger, såsom hvilken enhed, sagsbehandler sidder i.  Der foretages ikke systematisk monitorering eller afrapportering af praksis på området i dag.

Forvaltningen har af hensyn til et styrket samarbejde mellem tilbud og myndighed implementeret fremskudt sagsbehandler på  interne midlertidige botilbud efter servicelovens § 107.  I de fleste tilfælde vil en flytning til et § 107 botilbud derfor medføre et skift af sagsbehandler for borgeren, hvis borgers sagsbehandler ikke har fungeret som fremskudt sagsbehandler på det nye tilbud op til flytningen.

Personaleomsætningen i Din Sociale Indgang  (Voksen) blandt socialrådgivere og socialformidlere var i 2025 på 27 pct. En opgørelse for perioden juni 2025 til maj 2026 viser en personaleomsætning på 20 pct. Der ses tilsvarende  omsætning blandt socialrådgivere nationalt.

Sygefraværet i Din Sociale Indgang (Voksen) var i 2025 16,1 sygefraværsdagsværk pr. fuldtidsansat fordelt på 6,4 dagsværk i korttidssygefravær og 9,7 dagsværk i langtidssygefravær.

Løsning

Forvaltningen har udarbejdet budgetnotatet  ”SO60 Justerede processer for sagsbehandlerskift”, hvor det foreslås, at borgeren orienteres inden for 10 arbejdsdage, når en ny fast sagsbehandler er tiltrådt efter borgerens aktuelle sagsbehandlers fratrædelse (eller andre årsager), eller ved påbegyndt barsel.

Forvaltningen  vurderer, at forslaget vil medføre et øget administrativt pres på sagsbehandlere og ledere. Det forventes, at budgetforslaget vil kræve ansættelse af administrativ sagsbehandlerressource til at løfte opgaven på tværs af enheder.  En fast tidsfrist for orientering vurderes ikke at  forkorte perioden, hvor en borger står uden en fast sagsbehandler, men vil primært ændre den administrative håndtering.

Forvaltningen  forventer, at øget information til borgere vil  medføre flere henvendelser fra borgere eller pårørende. Det vurderes på baggrund af erfaringer, at ca. hver tredje sag vil medføre henvendelser, som  kræver yderligere ressource til samtale og journalnotat. 

For at imødekomme budgetforslaget vurderer forvaltningen, at der  skal afsættes midler til en systemtilpasning af fagsystemet DOMUS, hvor et brev automatisk skal kunne udsendes ved registrering om sagsbehandlerskifte. En manuel arbejdsgang som alternativ vurderes at være mere ressourcekrævende og kan indebære risiko for flere fejl og mangelfuld datakvalitet.

Der skal samtidig  afsættes ressourcer til at udarbejde ledelsesinformation, som understøtter opfølgning på retningslinjerne og sikrer overblik over sagsstammernes størrelse.

Fastholdelse af sagsbehandlere

Din Sociale Indgang arbejder med flere fastholdelsesindsatser for at sikre færrest mulige skift i sagsbehandlere, herunder et toårigt kompetenceudviklingsforløb (DSI-uddannelsen), månedlige introdage og et mentorprogram for nyansatte. Indsatserne skal styrke onboarding, faglighed og trivsel, og forventes at være fuldt implementeret og forankret i perioden 2027-2029.  Der er afsat midler til mentoruddannelsen i Din Sociale Indgang ved Budget 2026 som en del af SO19.

Sagsbehandlernes sagsstammer er for nyligt blevet reduceret for at sikre et større overblik, bedre planlægning og tid til de sagsforløb, som den enkelte sagsbehandler har ansvar for, og der er prioriteret flere ressourcer til faglige koordinatorer, der yder faglig sparring om sags- og visitationsproces.

I Din Sociale Indgang  (Voksen)  arbejdes der med sagsbehandlernes trivsel og  på  at begrænse proceskrav til sagsbehandlingen til det nødvendige. Det indebærer også at sikre sagsbehandlernes kendskab og forståelse for proceskravene, samt  betydningen af ensartethed i  udførsel på tværs af enheder. Der er et særligt fokus på nye sagsbehandleres trivsel, som kan have svært ved at danne sig et overblik over krav og forventninger  til deres arbejde. Lokalt inddrages medarbejderne ifm. initiativer og tilpasning af praksis f.eks. i arbejdsmiljøgrupperne for at styrke trivsel  og oplevelse af autonomi i opgaveløsningen.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser. Vedtages budgetnotatet i budgetforhandlingerne til Budget 2027, afsættes midlerne i den forbindelse.

Videre proces

Budgetnotatet vil indgå i budgetforhandlingerne for 2027, hvis  Socialudvalget godkender Socialforvaltningens indstilling.

Katrine Ring

/ Eva Stokbro Jensen