Opfølgning på temadrøftelse om forpagtningsområdet
I forlængelse af Kultur- og Fritidsudvalgets temadrøftelse om udfordringer på forpagtningsområdet 28. januar 2025 skal udvalget tage stilling til inddeling af forvaltningens 22 forpagtninger i tre kategorier, som vil danne grundlag for forvaltningens videre arbejde med at sikre cafedriften på de enkelte institutioner.
Der er tale om en inddeling af forpagtningerne i:
1) Forpagtninger med fuldt forretningsgrundlag
2) Forpagtninger med delvist forretningsgrundlag og
3) Forpagtninger uden forretningsgrundlag.
Formålet er at styrke grundlaget for cafédrift ved at skabe en mere differentieret tilgang til arbejdet med området ved inddeling af forvaltningens 22 forpagtninger i de tre kategorier. (Bilag 1 -FORTROLIGT).
Herudover skal udvalget tage stilling til tre nye pejlemærker for cafedrift, der flugter med en differentieret tilgang (bilag 2):
1) Forretningsgrundlag som udgangspunkt
2) Cafeen som lokalt og socialt samlingspunkt
3) Pejl efter gældende retningslinjer for økologi samt varierende mad- og måltider
Indstilling
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,
- At Kultur- og Fritidsudvalget godkender inddelingen af forpagtningsmuligheder i tre kategorier,
- At Kultur- og Fritidsudvalget godkender Pejlemærker for cafédrift
Problemstilling
Forvaltningen har fået udarbejdet en analyse af de nuværende 22 forpagtningsmuligheder som følge af udfordringer på området. Analysen er udarbejdet af FOOD Organisation of Denmark og blev forelagt Kultur- og Fritidsudvalget ifm. temadrøftelsen om forpagtningsområdet den 28. januar 2025.
Analysen understreger, at der er en diskrepans mellem det, forvaltningen udbyder, og det egentlige forretningsgrundlag for forpagterne. Ligeledes er forpagterne udfordret af, at alle - uanset forretningsgrundlag - skal leve op til de samme politiske ambitioner og krav (jf. Mad- og Måltidsstrategien og Pejlemærker for cafédrift).
Kultur- og Fritidsudvalget drøftede derfor ifm. temadrøftelsen på udvalgets møde den 28. januar 2025 muligheden for, at forvaltningen inddeler forvaltningens 22 forpagtningsmuligheder i tre forskellige kategorier. Formålet er at skabe en mere differentieret tilgang til arbejdet med området, så forpagtningsaftaler i højere grad tilpasses den enkelte institution og aktør.
Ligeledes bad udvalget på mødet den 28. januar 2025 om, at Pejlemærker for cafédrift (2017) opdateres, så der i højere grad tages højde for, hvilket forretningsgrundlag den pågældende forpagtning har.
Løsning
Forvaltningen har inddelt de nuværende 22 forpagtningsmuligheder i tre kategorier (bilag 1, fortroligt). De 22 forpagtningsmuligheder dækker over institutioner, der på nuværende tidspunkt har en cafédrift, som enten er eller søges bortforpagtet.
Forvaltningen har benyttet FOOD’s vurderingsparametre i inddelingen; Beliggenhed, Køkkenfaciliteter og Kundegrundlag (bilag 1, fortroligt). Inddelingen er desuden drøftet internt i forvaltningen, ligesom lokaludvalgene er blevet orienteret om arbejdet samt forvaltningens ønske om dialog ifm. udviklingen af løsningsmodeller i de enkelte institutioner.
Kategorierne 1, 2 og 3 angiver:
|
1) Forpagtninger med fuldt forretningsgrundlag |
Har forudsætningerne for et fuldt forretningsgrundlag, men det vil afhænge af den givne aktør. Fortsætter som vanligt og skal derfor i udbud, når kontrakterne udløber. |
|
2) Forpagtninger med delvist forretningsgrundlag
|
Vurderes at kunne fungere med justeringer. Forpagtere i denne kategori skal findes gennem dialog med aktører, så forpagtningsaftalen bedre kan tilpasses aktørernes og husets behov. |
|
3) Forpagtninger uden forretningsgrundlag
|
Vurderes ikke at kunne bortforpagtes fremover, hvorfor cafédriften skal revurderes. Forvaltningen vil i næste fase arbejde videre med udviklingen af specifikke løsningsmodeller hertil. |
Det bemærkes, at kategoriseringen af forpagtningsmulighederne er dynamisk, og at en forpagtningsmulighed derfor kan skifte kategori, hvis forholdene (fx markedet) ændrer sig.
Det er centralt for både kategori 2 og 3, at løsningsmodellerne udvikles med inddragelse af bydelen, lokaludvalg samt andre relevante aktører.
Inddelingen har ikke nogen konsekvenser for forvaltningens nuværende forpagtere, og der skal således evt. først implementeres en ny løsningsmodel ved kontraktudløb. Der kan før kontraktudløb opstå behov for justeringer af kontrakten, hvis forpagter har udfordringer.
Pejlemærker for cafédrift
Forvaltningen har revideret Pejlemærker for cafédrift, så de flugter med en differentieret tilgang (bilag 2). Pejlemærkerne er revideret fra fire:
- Sunde, bæredygtige og nærende måltider af høj kulinarisk kvalitet
- Socialt ansvarlig drift og iværksætteri
- Caféen som en del af kultur- og fritidsinstitutionen
- Maden og måltidet som lokalt og socialt samlingspunkt
Til tre:
- Forretningsgrundlaget som udgangspunkt
- Caféen som lokalt og socialt samlingspunkt
- Pejl efter gældende retningslinjer for økologi samt varierende mad- og måltider
Pejlemærkerne blev udviklet i 2017 mhp. Kultur- og Fritidsudvalgets ønske om social ansvarlig cafédrift. Hensigten var, at de dels skulle bruges af forvaltningens huse, når der skal findes nye forpagtere, og dels vedlægges udbudsmaterialet til forpagters orientering om de politiske ambitioner.
Området er siden udviklingen af pejlemærkerne blevet mere udfordret. Derfor er pejlemærkerne i højere grad tilpasset en differentieret tilgang, hvor der tages højde for, hvilket forretningsgrundlag den pågældende forpagtning har. Det vil på den måde blive lettere at indgå kontrakter for særligt forpagtninger i kategori 2 og 3, da udgangspunktet for kontrakten fremover vil være ud fra hvilket forretningsgrundlag, der er til stede og ikke ud fra ambitioner om, hvad forpagtningen skal leve op til.
Pejlemærkerne skal bruges internt i forvaltningen ved indgåelse af nye kontrakter for at sikre, at forpagtningen har et forretningsgrundlag, før man overvejer at bortforpagte. Dernæst skal forvaltningen forholde sig til de resterende pejlemærker. Ved forpagtninger uden forretningsgrundlag (kategori 3) vil forvaltningen gå i dialog med bydelen om den bedst mulige løsning. Pejlemærkerne vil ikke fremover blive vedlagt evt. udbudsmateriale eller kontrakter.
Økonomiudvalget har den 18. marts 2025 bestilt en fornyelse af Mad- og Måltidsstrategien, der udløber ultimo 2025. Forvaltningen vil i den forbindelse lægge op til, at der i en ny strategi tages højde for forvaltningens differentierede tilgang til forpagtningsområdet.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser, men alt afhængig af løsningsmodeller kan der blive behov for finansiering.
Videre proces
Hvis indstillingen godkendes, vil forvaltningen arbejde videre med løsningsmodeller for de udfordrede forpagtninger i kategori 2 og 3 i samarbejde med bydele, lokaludvalg og andre relevante aktører.
Mikkel Boje /
Jakob Heide Petersen