Klubhuspuljen 2017

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget beslutter at fordele Klubhuspuljen 2017 til nybyggeri og renoveringer blandt de projekter, der fremgår af løsningsafsnittet nedenfor,
2. at Kultur- og Fritidsudvalget beslutter, at et samlet beløb på 869 t. kr., tidligere bevilget til henholdsvis Skøjteklub København, BC37, Rafting Club Copenhagen og Københavns Kajakpolo Klub, tilbageføres til Klubhuspuljen,
3. at Kultur- og Fritidsudvalget beslutter at afsætte uforbrugte midler i Klubhuspuljen på i alt 2,38 mio. kr. i en ekstra pulje til mindre projekter,
4. at Kultur- og Fritidsudvalget beslutter, at Klubhuspuljen (bilag 5) søges konverteret fra service- til anlægsprojekter i næste sag om bevillingsmæssige ændringer,
5. at Kultur- og Fritidsudvalget beslutter, at Klubhuspuljen 2017 søges konverteret fra service- til anlægsprojekter i næste sag om bevillingsmæssige ændringer,
6. at Kultur- og Fritidsudvalget beslutter, at Klubhuspuljens vejledende kriterier justeres i overensstemmelse med, at projekter konverteres til anlægsprojekter, og at revisorgodkendt regnskab afleveres senest 3 måneder efter, at 90% af bevillingen er udbetalt, 
7. at Kultur- og Fritidsudvalget beslutter, at Kultur- og Fritidsforvaltningen går videre i arbejdet med nyt klubhus til Valby Boldklub med afsæt i skitseforslaget, der beskrives i bilag 4. 

Problemstilling

Klubhuspuljen 2017 skal udmøntes. Puljen suppleres i 2017 af ubrugte momsmidler, samt midler som tilbageføres Klubhuspuljen.

Løsning

I Klubhuspuljen 2017 er der 10,83 mio. kr. Hertil kommer 966 t. kr. i ubrugte momsmidler placeret i 2016, samt 869 t. kr., som foreslås tilbageført til Klubhuspuljen. Tilsammen betyder det, at der i Klubhuspuljen 2017 er i alt 12,66 mio. kr.

Der er i år 22 ansøgninger, og der er søgt om i alt 22,2 mio. kr. (bilag 2).

Det indstilles, at 10,28 mio. kr. afsættes til 13 projekter: 

I overensstemmelse med de vejledende kriterier (bilag 3) er der i prioriteringen lagt vægt på,

• at midlerne samlet set skal komme det københavnske foreningsliv til størst mulig gavn
• at rammerne for fællesskab styrkes i foreningerne
• at mange, særligt børn og unge, får gavn af forbedringerne
• at det ansøgte projekt medfører en markant forbedring af faciliteten
• at der er geografisk spredning blandt de projekter, der bevilges midler til
• at tre udfordrede, forsinkede projekter, bevilges supplerende midler 

Kultur- og Fritidsforvaltningen er ikke garant for, at foreningernes projekter kan gennemføres inden for de angivne budgetter og tidsrammer. Klubhuspuljen tager afsæt i foreningernes egne oplysninger om prisen på de enkelte projekter. Heri ligger også, at forvaltningen ikke har haft en teknisk gennemgang af hvert enkelt projekt med hensyn til mulighederne for opfyldelse af myndighedskrav mv.  

Ekstra pulje med beløb til mindre projekter
Forvaltningen indstiller, at i alt 2,38 mio. kr. afsættes til en ekstra pulje med ansøgningsrunde hen over årsskifte 2016/2017 og politisk behandling primo 2017. Sigtet er, at puljen skal tilgodese mindre projekter på mellem 25.000-250.000 kr. Flere foreninger har henvendt sig til forvaltningen med spørgsmål om, hvorvidt der kan søges midler til eksempelvis udskiftning af vinduer eller et lille køkken. Disse projekter vil en mindre pulje kunne imødekomme.  

Bevillinger der indstilles tilbageført til Klubhuspuljen

Skøjteklub København
Skøjteklub København fik 115.000 kr. fra Klubhuspuljen 2012 til indkøb af møbler. De sidste 10% af bevillingen på 11.500 kr. er ikke blevet udbetalt, da det afsluttende regnskab ikke er modtaget. De sidste 10 % kan efter reglerne først udbetales, når der foreligger et regnskab for projektet revideret af en registreret eller statsautoriseret revisor.

Da et revideret regnskab ikke er fremsendt til forvaltningen, kan de sidste 10 % ikke udbetales til foreningen, og beløbet foreslås derfor tilbageført til Klubhuspuljen. Samtidig konstaterer forvaltningen imidlertid, at projektet er gennemført. Da der er tale om et mindre projekt, er det forvaltningens vurdering, at en tilbagekaldelse af tilskuddet ikke vil være en proportional sanktion for den manglende regnskabsaflæggelse, hvorfor forvaltningen indstiller, at projektet afsluttes på det foreliggende grundlag.

BC37
BC37 fik 74.000 kr. fra Klubhuspuljen 2013 til "grønne" forbedringer af klubfaciliteter i badmintonhallen på Amager. De sidste 10% af bevillingen, på 7.400 kr. er ikke udbetalt, da det afsluttende regnskab ikke er modtaget. De sidste 10 % kan efter reglerne først udbetales, når der foreligger et regnskab for projektet revideret af en registreret eller statsautoriseret revisor.

Da et revideret regnskab ikke er fremsendt til forvaltningen, kan de sidste 10 % ikke udbetales til foreningen, og beløbet foreslås derfor tilbageført til Klubhuspuljen. Samtidig konstaterer forvaltningen imidlertid, at projektet er gennemført. Da der er tale om et mindre projekt, er det forvaltningens vurdering, at en tilbagekaldelse af tilskuddet ikke vil være en proportional sanktion for den manglende regnskabsaflæggelse, hvorfor forvaltningen indstiller, at projektet afsluttes på det foreliggende grundlag.

Rafting Club Copenhagen og Københavns Kajakpolo Klub
Rafting Club Copenhagen og Københavns Kajakpolo Klub fik 850.000 kr. fra Klubhuspuljen 2014, til etablering af Friluftslaboratorium på Holmen.

I april 2016 sendte foreningerne et bearbejdet projektforslag samt en ny tidsplan for projektet, hvor det blandt andet fremgik, at byggeriet skulle indvies i september 2016. Trods gentagne henvendelser om projektets status, samt opfordringer til at anmode om udbetaling af Klubhuspuljens rater, har forvaltningen ikke hørt fra foreningerne siden april 2016.

På baggrund af mangelfuld information om status på projektet samt den manglende tilbagemelding på forvaltningens henvendelser, indstilles det, at midlerne tilbageføres til Klubhuspuljen. 

Konvertering af Klubhuspuljen fra service- til anlægsbevillinger
Projekter, der søges midler til i Klubhuspuljen, bliver stadig større i økonomisk volumen. Det betyder, at flere projekter er større byggeprojekter og har karakter af nybyggeri eller større renoveringer. Det er derfor mere retvisende, at puljen placeres på anlægsbevillingen. Klubhuspuljen er i dag servicemidler, og et af puljens kriterier er, at projekter skal igangsættes indenfor et år. Mange projekter har udfordringer med at få igangsat byggeriet indenfor et år ofte på grund af supplerende ansøgninger hos fonde samt myndighedsgodkendelser, der trækker ud, ligesom de ofte kræver kommunal medfinansiering. Denne problematik vil kunne imødegås langt bedre, hvis puljen er placeret på anlægsbevillingen.  

Status på igangværende projekter, der de sidste år har været tidsmæssigt udfordret blandt andet på grund af fondsansøgninger og myndighedsbehandling, fremgår af bilag 5.  

Ændring af vejledende kriterier
De vejledende kriterier foreslås ændret jf. de tidligere bemærkninger om, at bevillinger konverteres fra service- til anlægsprojekter. Endvidere foreslås det, at det fremover fremgår, at foreninger skal aflevere et revisorgodkendt regnskab senest 3 måneder efter at projektet er afsluttet og 90% af bevillingen er udbetalt. Overholdes denne tidsfrist ikke, kan hele beløbet kræves tilbagebetalt.

Særligt om Valby Boldklub
Med Budget 2016 blev der afsat 5 mio. kr. i anlæg til nyt klubhus til Valby Boldklub, som skal flytte fra sit nuværende klubhus ved Torveporten til Valby Idrætspark. I samarbejde med Byggeri København og Valby Boldklub er der udarbejdet skitseforslag til et nyt klubhus på 260 m2. (bilag 4).

Valby Boldklub bemærker til skitseforslaget, at de kræver et større fælleslokale eventuelt på bekostning af omklædning, som i dag ikke foregår i Klubhuset men i lejede lokaler på Værkstedsvej. Klubben opfatter derfor ikke, at omklædningen skal finansieres gennem det oprindelige tilskud. Klubben bemærker, at det er væsentligt for klublivet at kunne have 100-120 spisende gæster i lokalet, hvilket i dag sker 6 - 8 gange årligt i forbindelse med fælles klubarrangementer. Endvidere bruges huset til ophold for deltagende hold ved diverse ungdomsturneringsstævner i løbet af sæsonen.

Valby Boldklub har søgt Klubhuspuljen 2017 for yderligere 1,4 mio. kr. til udvidelse af omklædningsfaciliteter mv. Byggeri København vurderer, at Valby Boldklub for det ansøgte beløb kan udvide med et ekstra omklædningsrum samt udvide fælleslokalet yderligere.   

Økonomi

Såfremt Kultur- og Fritidsudvalget godkender indstillingen, udmøntes 10,281 mio. kr. i Klubhuspuljen 2017, og 2,38 mio. kr. afsættes til en ekstra pulje med ansøgningsrunde i henover årsskiftet 2016/2017.

Klubhuspuljen 2017 består af midler, som budgetmæssigt er placeret i både 2016 og 2017, og nogle tilskudsmodtagere får tilskuddet i 2016, som søges overført via Overførselssagen i forbindelse med regnskab 2016.

Videre proces

Såfremt Kultur- og Fritidsforvaltningen godkender indstillingen vil de tilgodesete foreninger modtage en bevillingsskrivelse, som er betinget af, at foreningen inden seks måneder indsender et endeligt budget, samt at byggeriet igangsættes i overensstemmelse med etableringsplan.

Såfremt projekterne ændres væsentligt i idé eller indhold, vil dette blive forelagt Kultur- og Fritidsudvalget.

Klubhuspuljen konverteres fra service- til anlægsbevillinger, og de vejledende kriterier revideres. 

Der oprettes ny ansøgningsrunde inden årsskiftet 2016 for en ekstra pulje til mindre projekter. Ansøgningerne forelægges Kultur- og Fritidsudvalget til fordeling.

Anders Bager Jensen /

Mads Kamp Hansen                               

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 3. november 2016:

Følgende repræsentanter fra Bryggens Kajak Club havde inden behandlingen af punktet foretræde for udvalget om sagen):

• Mette Høgh Sørensen
• Madeleine Straagaard

Kultur- og Fritidsudvalget besluttede følgende:

1. at-punkt blev godkendt med den ændring, at tillige ansøgning nr. 9 (Boldklubben Hellas – 852.273 kr.) og ansøgning nr. 11 (Ajax København – 500.000 kr.) blev imødekommet.

2. at-punkt blev godkendt.

3. at-punkt blev godkendt, idet der som konsekvens af beslutningen i 1. at-punkt er 1,03 mio. kr. i puljen.

4. at-punkt blev godkendt.

5. at-punkt blev godkendt.

6. at-punkt: Med hensyn til 6. at-punkt anmodede Kultur- og Fritidsudvalget om på et kommende møde at få forelagt en indstilling om reviderede retningslinjer for Klubhuspuljen.

7. at-punkt blev godkendt.

Kultur- og Fritidsudvalget tilkendegav, at projektet vedrørende Bryggens Kajak Club er interessant, og at klubben er velkommen til at vende tilbage, når der er fundet en passende fondsfinansiering.