Eget drift projekt: Dialogmøde om manglen på kultur- og idrætsfaciliteter i Sydhavnen

Indstilling

Forretningsudvalget indstiller til Kgs. Enghave Lokaludvalg:

1. at lokaludvalget godkender, at der udbetales 1.000 kr. af lokaludvalgets borgerdialogpulje til et dialogmøde afholdt af Kulturudvalget den 16. januar

2. at lokaludvalget tager orienteringen om krav til udbetaling af puljemidler til efterretning.

Problemstilling

I forbindelse med borgerinddragelse i forhold til udarbejdelse af bydelsplanen (ønske om permanent musikskole og flere faciliteter til kultur- og fritidsaktiviteter) ønsker Kulturudvalget at der bevilges1.000 kroner til et samarbejde med projektet Spot On! fra Rubinen. Dialogmødet fandt sted den 16. januar kl. 16-18. Helt konkret deltog De Syngende Solsikker, en pigegruppe under ledelse af Aisha, for at sætte fokus på ønsket om en permanent musikskole. Det musikalske indslag bidrog til at både andre børn, pædagoger samt forældre deltog i dialogmødet, og fungerede som en conversation starter for øvrige deltagere. I alt deltog cirka 30 personer i dialogmødet.

Kulturudvalget orienterede på lokaludvalgets møde den 15. december om planerne for at afholde et borgerinddragelsesarrangement den 16. januar 2023, der svarer til ovenstående. Lokaludvalget tog orienteringen til efterretning. der blev dog ikke fremlagt en nærmere beskrivelse af økonomien i projektet, og der blev ikke afsat midler til det på lokaludvalgets møde.

Kulturudvalget har efter at arrangementet blev afholdt sendt en anmodning til sekretariatet om at udbetale 1.000 kr. til dækning af udgifterne ved arrangementet.

Sekretariatet kan ikke udbetale puljemidler uden at det er godkendt af lokaludvalget. Den normale procedure er, at de, der står som ansvarlige for et projekt udfylder en projektskabelon (bilag), der rummer en beskrivelse af projektet og dets formål. På den baggrund laver sekretariatet en indstilling med projektskabelonen som bilag, som lokaludvalget godkender på et møde. Formålet er dels at de projektansvarlige selv overvejer målgrupper, omkostninger og kommunikation omkring projektet, dels at der skabes dokumentation for, at lokaludvalget kan godkende projektet, og at forbruget af puljemidler er proportionalt med projektets indhold. Gennem projektskabelonen skabes der en sti mellem projektbeskrivelse, lokaludvalgets godkendelse og projektets afholdelse.

Da Kulturudvalget har haft den opfattelse, at den orientering de gav på mødet den 15. december, og som lokaludvalget tog til efterretning, var ensbetydende med, at der også kunne bruges midler til at afholde projektet, indstiller Forretningsudvalget at lokaludvalget godkender, at midlerne undtagelsesvist kan udbetales på efterbevilling.

Forretningsudvalget understreger, at det altid er en forudsætning for at udbetale puljemidler, at det er godkendt af lokaludvalget, og at dette som altovervejende hovedregel skal ske gennem en indstilling til lokaludvalget med en udfyldt procesplan som bilag før arrangementets afholdelse.

Løsning

Lokaludvalget godkender, at der kan udbetales 1.000 kr. til dækning af udgifter i forbindelse med, at  Kulturudvalget afholdt et borgerdialogmøde den 16. januar 2023.

Lokaludvalget tager orienteringen om proceduren for udbetaling af puljemidler til lokaludvalgets egne projekter til efterretning.

Økonomi

Der trækkes 1.000 kr. fra lokaludvalgets pulje til borgerinddragelse. Lokaludvalget har afsat 30.000 kr. til borgerinddragelse, der er herefter 29.000 kr. til rest i borgerinddragelsespuljen.

Videre proces