Beslutning om ny puljeordning for Kgs. Enghave Lokaludvalg

Indstilling

Forretningsudvalget indstiller til Kgs. Enghave Lokaludvalg

1. at træffe afgørelse mellem scenarie A, B og C for fremadrettet puljebehandling på baggrund af arbejdsgruppens mundtlige præsentation og vedhæftede bilag
   1. hvis scenarie A eller B vedtages kræves ændring i forretningsordenen – se næste punkt på dagsorden
2. at evaluere puljemiddelordningen i oktober 2026

Problemstilling

Lokaludvalget træffer hvert år beslutning om et budget for de puljemidler, som lokaludvalget har til opgave at udmønte til aktiviteter, udstyr og materiel, der gavner lokalområdet og bidrager til realisering af lokaludvalgets bydelsplaner.

Den tidlige lukning af puljen i 2025 samt drøftelser på tidligere lokaludvalgsmøder foranledigede et behov for en nedsat arbejdsgruppes gennemgang af praksis og struktur for puljebehandlingen, således der kunne findes nye eller forbedrede løsninger på flere problemstillinger, som Lokaludvalget afdækkede i forbindelse med den nuværende ordning (se tidligere beslutninger).

Den nedsatte arbejdsgruppe har særligt fokuseret på, at de udarbejdede scenarier A og B på forskellige vis imødekommer:

• Reducering af antallet af ansøgningsfrister
• Reservering af puljemidler til hver ansøgningsfrist
• Strategisk og effektiv forvaltning af puljemidler
• Ensartet puljebehandling
• Beløbsgrænser
• Vision for bydelspuljens struktur og udbredelse

Scenarie C er den eksisterende ordning, som er et af de tre forslag der stemmes om.

Nuværende forhold (Scenarie C)

I 2025 fik Kgs. Enghave Lokaludvalg udlagt 1.470.400 kr. i puljemidler af Borgerrepræsentationen til selvstændig varetagelse.

Lokaludvalget har i 2025 fordelt puljemidlerne således:

• Kgs. Enghave bydelspulje: 1.044.400 kr. til lokale københavneres projekter
• Julepuljen: 50.000 kr. til lokale juleprojekter

Egne projekter: 374.000 kr. til Lokaludvalgets egne projekter og inddragelse

Bydelspuljen er siden hævet til 1.133.400 kr. og egne projekter nedjusteret til 287.000 kr.

Der er 11 ansøgningsfrister (undtagen i juni, da LU holder ferie i juli) og ansøgninger førstebehandles og indstilles af fagudvalg på baggrund af screening og kategorisering af sekretariatet. 

Det betyder, at der behandles puljeansøgninger på 11 møder ud af 11 møder årligt medmindre puljen er løbet tør for midler, hvilket er sket flere gange, og som regel med en efterfølgende genåbning i efteråret. I den nuværende ordning behandles alle ansøgninger som b-sager, og skal løftes til a-sager ved Lokaludvalgets ordinære møders start. Lokaludvalget træffer endelig afgørelse.

Målet med en ny ordning er at frigøre mere af tiden på fagudvalgsmøder, sikre en mere ensartet behandling af ansøgninger og gøre puljearbejdet til et mere selvstændigt udvalgsarbejde for de medlemmer, der interesserer sig og engagerer sig mest i denne opgavevaretagelse. Til gavn for det samlede Lokaludvalgs arbejde med bydelen og borgerinddragelsen.

Ny puljeordning (Scenarie A og B): generelt for begge scenarier

Der nedsættes et puljeudvalg bestående af medlemmer af Kgs. Enghave Lokaludvalg. Det er et fast udvalg på linje med fagudvalg med faste medlemmer, således at kontinuiteten og ensartetheden i behandlingen styrkes bedst muligt. Det foreslås, at udvalget konstitueres på næstkommende ordinære lokaludvalgsmøde i oktober og herefter selv fastsætter nærmere mødefrekvens i henhold til opgaveløsning og valgte scenarie – forventeligt 4-8 gange årligt og med sekretariatsbistand til udvalgets puljebehandlingsmøder. Ved at nedsætte et puljeudvalg gives mulighed for, at de lokaludvalgsmedlemmer, der ønsker at bruge tid og kræfter på ansøgningsbehandling og puljeudvikling får mulighed for dette, samtidig med at en del af sagsbehandlingen kan flyttes fra fagudvalgsmøderne og dermed frigøre tid og fordybelse til andre fagudvalgsspecifikke sager. Det foreslås at der max kan være 7 og mindst 5 medlemmer af puljeudvalget. Puljeudvalget skal bestræbe sig på at have faglig repræsentation fra alle lokaludvalgsfagområder, men det skal handle om engagement, lyst og faglig interesse i at deltage i puljearbejdet, uanset om man er med i et fagudvalg eller ej. Puljeudvalget vil udover puljeansøgninger også kunne drøfte og arbejde med kommunikationsaspekter af puljearbejdet såsom puljekampagner, kommunikation generelt såvel som initiere undersøgelser om ansøgerperspektiv og puljeevents - med Lokaludvalgets godkendelse.

Kgs. Enghavepuljen kan søges på to måder fremover:

Der vil skelnes mellem puljeansøgninger, der søger støtte for over 10.000 kr. og har store projektbudgetter (Storepuljen) og puljeansøgninger, der søger støtte for 10.000 kr. og derunder og har små projektbudgetter på højest samlet 30.000 kr. (Lillepuljen). Formålet med dette er, at indføre en form for proportionalitetsprincip i ansøgningsbehandlingen således at puljeudvalget bruger mere tid og kræfter på de store projekter, der søges til, end på de små. Derfor skal ansøgninger under 10.000 kr. kun behandles én gang af puljeudvalget og ansøgninger over 10.000 kr. behandles to gange som hidtil, men nu først i puljeudvalget, der laver indstillinger til Lokaludvalget, der derefter træffer endelig afgørelse. Storepuljen behandles på puljeudvalgsmøder og Lillepuljen behandles løbende digitalt og telefonisk af puljeudvalget for at give kortere behandlingstid for ansøgerne (maks ca. 3 uger). Ansøgninger på 50.000 kr. eller over løftes automatisk til a-sager på Lokaludvalgsmøder.

Det er ønsket, at ansøgninger under 10.000 kr. kan behandles og afgøres alene af puljeudvalget. Lokaludvalget må imidlertid ikke henlægge administrationen af puljemidlerne til en gruppe under Lokaludvalget. Lokaludvalget må derimod henlægge kompetencen til enten forpersonen eller sekretariatet, jf. Kommissorium for Lokaludvalg. Derfor foreslås det, at kompetencen delegeres til sekretariatet, som digitalt udsender ansøgningerne og ansøgningsindstillingerne til puljeudvalgsmedlemmerne og telefonisk eller via mail afventer flertalsgodkendelse indenfor 7-14 dage.  

På hvert lokaludvalgsmøde vil der være en skriftlig orientering om puljestatus og afgørelser, der er truffet efter delegationen og generelt fra puljeudvalget.

Ansøgningerne under 10.000 kr. fordeler sig således i år og de foregående:

Det forventes på baggrund af sekretariatets erfaring fra andre puljer i kommunen og andre lokaludvalgs puljestrukturer, at den løbende ansøgningsfrist, beløbsgrænsen og hastigheden på sagsbehandling for Lillepuljen vil få indflydelse på fordelingen af ansøgninger over og under 10.000 kr.. En generel stigning i antal ansøgninger, men især små ansøgninger er forventeligt. Formålet, med at have en store- og lillepuljestruktur, er, at det kan imødekomme flere typer ansøgere og projekter, og dermed kan øge kendskabet og synligheden af puljen. Dette vil indgå i evalueringen af den nye ordning.

Både ansøgere til Lillepulje og Storepulje kan tidligst få svar på ansøgninger i henhold til et kommende år på behandlingen i november. Det vil sige, at puljefrist for Storepuljen for et kommende år er 20. oktober med svar ved udgangen af november. Lillepuljen kan tidligst søges fra 1. november med svar ved udgangen af november.

Både i scenarier A og B nedlægges julepuljen, da begge modeller indeholder allokering af midler, der i videst muligt omfang sikrer disponible midler henover efteråret. Puljeudvalget skal uanset scenarie fremadrettet have et grundlæggende internt opmærksomhedspunkt omkring at løbe tør for midler for at garantere, at der er disponible midler til så meget af året som muligt.  Antallet af ansøgningsfrister skæres ned i begge scenarier (Bilag 1-3 viser et kortfattet overblik over scenarierne). Herunder illustreres forskellene på Scenarie A og B.

Scenarie A:
Det foreslås, at der er 5 ansøgningsrunder, hvor der kan søges støtte for over 10.000 kr.: En ansøgningsrunde forud for et kommende år (november 2025 for 2026), tre ansøgningsrunder i 1. halvår og en ansøgningsrunde i 2. halvår af 2026. Puljemidlerne har et uddelingsloft pr. ansøgningsrunde, således der maksimalt ved 1. runde kan uddeles 50% af alle puljemidler, ved 2. runde maks. må være uddelt 62,5 % af puljemidlerne osv.

Scenarie A sikrer i høj grad disponible midler til hele året – risikoen ved scenarie A er, at Lillepuljen er mindre reguleret, da den følger den samlede rundeallokering, og derved kan påvirke størrelsen på beløbene til rådighed i Storepuljen ved fristerne i 1. halvår. Dermed har Lillepuljen også risiko for at blive lukket, men med mulighed for at genåbne, mens Storepuljefristerne er sikre. Risikoen ved scenarie A er desuden, at allokeringen kan øge risikoen for, at projekter som egentlig ønskes støttet, i højere grad vil få afslag/blive opfordret til at søge igen, idet allokeringens beløbsgrænser, kan kræve hårdere prioritering mellem ansøgere.

Scenarie B:

Det foreslås, at der er 4 ansøgningsfrister, hvor der kan søges støtte for over 10.000 kr., med en ansøgningsrunde forud for et kommende år  (november 2025 for 2026), to ansøgningsrunder i 1. halvår og en ansøgningsrunde i 2. halvår af 2026. Puljemidlerne har et ikke et uddelingsloft pr. ansøgningsrunde, men en periodeallokering således der maksimalt til 1. halvår til og med juni og ansøgnings runderne 1-3 kan uddeles 85% af alle puljemidler i Storepuljen såvel som 85% af alle midler i Lillepuljen. Lillepuljen er reguleret ved maksimalt at kunne uddele 300.000 kr. af det samlede bydelspuljebudget, mens Storepuljen sandsynligvis vil rumme ca. 700.000-800.000 kr.

Scenarie B sikrer også i høj grad disponible midler til hele året, men har risiko for at både Storepulje og Lillepulje kan skulle lukke midlertidigt ned/aflyse en ansøgningsrunde indtil reserven for efter sommerferien genåbner puljerne med sikkerhed. Til gengæld vil projekter, der ønskes støttet i 1. halvår ikke risikere at skulle afvises/opfordres til senere ansøgninger på grund af utilstrækkelige midler i pågældende runde.

Løsning

Lokaludvalget skal desuden på næstkommende ordinære møde i oktober nedsætte et puljeudvalg, hvis denne nye ordning vedtages.

Hvis lokaludvalget beslutter, at der ikke skal nedsættes et puljeudvalg under enten scenarie A eller B, fastholdes den nuværende ordning (scenarie C) indtil videre.

Økonomi

Kgs. Enghave Lokaludvalg har fået udlagt X kr. til selvstændig varetagelse i 2026. Vedtages en ny ordning vil Kgs. Enghave Lokaludvalg skulle beslutte, hvordan budgettet for bydelspuljen tilpasses den nye ordning i tilfredsstillende grad – herunder om der lægges en begrænsning på, at der kun må uddeles op til x-antal t.kr. af den samlede bydelspulje ved delegation.

Videre proces