Evaluering af forvaltningens brug af begrænset udbud med prækvalifikation

Resumé

Forvaltningen har evalueret seks udbud, hvor udbudsformen begrænset udbud med prækvalifikation er anvendt for at gøre udbuddene mere tilgængelige for små- og mikrovirksomheder.

Evalueringen peger overordnet på, at flere små- og mikrovirksomheder deltager i udbuddene, og at udbudsprocessen opleves som mindre ressourcekrævende. Dog peger evalueringen også på, at små virksomheder fortsat har svært ved at imødekomme de kontraktlige og administrative krav i udbudsproces og i aftaleperioden.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager sagen til efterretning

Problemstilling

Sagen forelægges Beskæftigelses- og Integrationsudvalget med henblik på at give indblik i erfaringer og læringspunkter fra seks udbud af beskæftigelsesindsatser, hvor forvaltningen har anvendt udbudsformen begrænset udbud med prækvalifikation. Udbudsformen er anvendt med det formål at gøre det lettere for små- og mikrovirksomheder at få adgang til konkurrencen gennem reserverede pladser i prækvalifikationen.

Løsning

Evalueringsmetode

Evalueringen bygger på enkelte spørgeskemaer og fokusgruppeinterviews med både mikro, små og mellemstore virksomheder, der deltog i udbuddene, samt medarbejdere og ledere fra forvaltningen, som har bidraget til udbudsprocesserne. Erfaringerne er indsamlet fra seks gennemførte begrænsede udbud.

Hovedkonklusioner

I det følgende opsummeres hovedpointerne fra evalueringen i tre hovedtemaer: Adgang og konkurrence, proces og krav samt erfaring og læring.

Adgang og konkurrence

Sammenligningen mellem udbud i 2020 og 2024 viser, at flere små og mikrovirksomheder søgte om prækvalifikation i 2024. Det indikerer, at den begrænsede udbudsform med reserverede pladser har reduceret indgangsbarrieren og gjort det mere attraktivt for mindre aktører at deltage i forvaltningens udbud. Feltet af ansøgere er dermed blevet bredere, og flere små virksomheder har fået adgang til konkurrencen.

Proces og krav

Virksomhederne fremhæver, at prækvalifikationen kræver færre ressourcer end at udarbejde et fuldt tilbud. Det betyder, at små virksomheder kan deltage uden at bruge uforholdsmæssig meget tid og ressourcer, hvis sandsynligheden for at vinde kontrakten er begrænset. Forvaltningens medarbejdere oplever samtidig, at vurderingsarbejdet bliver mere fokuseret, fordi de kan koncentrere sig om et mindre antal relevante og kvalificerede tilbud.

Erfaring og læring

På trods af en lettere adgang via prækvalifikationen fremhæver små- og mikrovirksomheder, at de store kontraktlige og administrative krav i tilbudsfasen og aftaleperioden fortsat udgør en barriere. Det gælder fx krav til dokumentation, rapportering og kapacitet, som kan være vanskelige for mindre leverandører at leve op til.

Anbefalinger

Evalueringen viser, at prækvalifikation styrker små og mikro virksomheders adgang, men ikke i sig selv sikrer et bredere leverandørfelt. Forvaltningen arbejder med fire indsatsområder, hvor kommende udbud kan tilpasses:

1.Fortsat brug af prækvalifikation som redskab

Prækvalifikation opleves bredt set som positivt, og bør fortsat anvendes, men med fleksibilitet afhængigt af udbuddets karakter og leverandørfeltets sammensætning.

2.Justering af krav

Dokumentations-, rapporterings- og kapacitetskrav kan indrettes mere fleksibelt, så små virksomheder får bedre mulighed for at leve op til kontraktvilkårene.

Forvaltningen vil i planlægningen af kommende udbud søge at tilpasse kravene i udbud og opgave, så de afspejler den konkrete opgaves karakter og matcher forskellige virksomhedstypers kapacitet. Der vil samtidig være fokus på at skabe plads til nytænkning og udvikling i de udbud, hvor det er relevant.

3.Mindre delaftaler og fleksible kontraktformer

Udbud kan opdeles i særskilte delaftaler, som matcher små- og mikrovirksomheders kapacitet.

Mindre delaftaler betyder dog ofte flere leverandører og mere differentierede kontrakter, hvilket vil øge ressourceforbruget i forvaltningen. Flere leverandører betyder, at koordinering og opfølgning bliver mere kompleks, stiller større krav til kontraktstyring og ledelse og nødvendiggør derfor en afvejning mellem ønsket om fleksibilitet og målsætningen om et bredere leverandørfelt.

4.Mere gennemsigtighed og dialog

Klare evalueringskriterier og mulighed for dialogbaserede elementer, som udbud med forhandling eller korte pitch-sessioner, kan give virksomhederne bedre forudsætninger for at levere relevante tilbud.

Forvaltningen arbejder allerede på at forenkle udbudsmaterialet gennem formel-relationelle principper, som understøtter et partnerskabsbaseret samarbejde med leverandørerne.

Forvaltningen har desuden på ungeområdet gode erfaringer med mere dialogbaserede aftaleprocesser.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Politisk handlerum

Udvalget kan bruge erfaringerne som grundlag for fremtidige beslutninger om, hvordan udbud kan tilrettelægges for at skabe bedre balance mellem adgang for mindre virksomheder, kvalitet i leverancerne og administrative krav.

Videre proces

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget får i 1. kvartal 2026 forelagt udbudsplanen for 2026/2027. Hvis Beskæftigelses- og Integrationsudvalget beslutter, at en indsats skal løses af eksterne leverandører, forelægges indstilling om rammerne for det konkrete udbud, herunder også valg af udbudsform.