Revisionsberetningerne for 2016

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1.  at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender vedlagte udkast (bilag 4) til svar til Økonomiudvalget vedrørende revisionsberetningerne for 2016.

Problemstilling

Økonomiudvalget har med frist 1. august 2017 efter normal procedure udbedt sig Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets bemærkninger til revisionsberetningerne for 2016 (vedlagt som bilag 1 og 2) på de områder, der vedrører udvalget.

Revisionsrapporten (bilag 3), der redegør for revisionen i løbet af året, skal ifølge retningslinjerne forelægges udvalget.

Løsning

Der er to revisionsberetninger – én vedrørende årsregnskabet, og én vedrørende det beskæftigelsesrettede område.

Årsregnskabet

Som led i revision af Københavns Kommunes regnskab for 2016, har Deloitte foretaget en undersøgelse af udviklingen på beskæftigelsesområdet. Deloitte konkluderer følgende:

"Samlet set har der været gode resultater af indsatsen i 2016.

Antallet af fuldtidspersoner på offentlig forsørgelse er reduceret med 1.400 personer, hvilket svarer til resultaterne fra 2015. De sidste 3 års billede, hvor Københavns Kommune har performet relativt godt, er således fortsat. Sammenholdes denne udvikling med udviklingen i hele landet, så svarer reduktionen af antallet af ydelsesmodtagere i København til godt 20 pct. af faldet i hele landet.

Der er også i forhold til de øvrige af landets fire største byer leveret betydeligt bedre resultater i Københavns Kommune"

Vedrørende selve årsregnskabet afgives der i alt 13 revisionsbemærkninger med 15 underpunkter i Københavns Kommune. Ingen af revisionsbemærkningerne er rettet direkte mod Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen.

Forvaltningen er sammen med øvrige forvaltninger nævnt  i 3 revisionsbemærkninger.

Systemansvarlige for udbetalingssystemer (Revisionsbemærkning nr. 1)

Revisionsbemærkningen videreføres fra 2015 og henstiller, at der udarbejdes forretningsgangsbeskrivelse og foretages den fornødne risikovurdeering til brug for et hensigtsmæssigt design af kontroller af anvendelsen af systemerne. Forvaltningen er i dialog med Intern Revision og Koncernservice om, og i hvilket omfang, der er behov for yderligere dokumentation end den nuværende.

Balanceposter (Revisionsbemærkning nr 3.2 og 3.4)

Revisionsbemærkningen henstiller til alle forvaltninger, at forvaltningernes interne kontrol med balancens poster skærpes, således at regnskabet aflægges i overensstemmelse med reglerne på området. Ved overgangen til Kvantum vil Intern Revision gennemgå forvaltningernes åbningsbalance. Forvaltningen vil indskærpe den interne kontrol vedrørende balancens poster. Desuden påpeges, at dokumentationen for periodisering omkring årsskiftet, skal være mere fyldestgørende for at kunne foretages. Dokumentationen for den tidsmæssige placering skal vægtes højere end transaktionsprincippet i en række konkrete tilfælde.

Børneattester (Revisionsbemærkning nr 4.5)

Revisionen anfører, at der hos BIF og 2 andre forvaltninger har været udfordringer med børneattester. Det fremgår imidlertid, at BIF har håndteret udfordringen, idet forvaltningen har indhentet de manglende børneattester samt  indskærpet procedurer, således at ingen frivillige påbegynder aktiviteter, før børneattest er indhentet og vurderet.

Forvaltningen har efterfølgende gennemført tilsyn på decentrale enheder og konstateret, at der er etableret arbejdsgange, der understøtter, at forvaltningens retningslinjer på dette område overholdes. Tilsynet viste derudover, at der ud af de 106 frivillige er indhentet børneattester på 104 frivillige. De resterende 2 er ansatte i to organisationer. Her har organisationerne bekræftet, at der er indhentet børneattester.

Det beskæftigelsesrettede område

På det beskæftigelsesrettede område er Deloittes overordnede konklusion:

"Baseret på den samlede revision, som væsentligst omfatter forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling, er det vores opfattelse, at de områder, der henhører under ministerierne, generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler, således at kommunen i al væsentlighed er berettiget til de beløb, der fremgår af de årlige refusions og tilskudsopgørelser.

Revisionen har givet anledning til revisionsbemærkninger og kommentarer, hvor enkelte har været så væsentlige, at det har været nødvendigt at modificere de afgivne revisionserklæringer, jf. nedenfor"

Deloitte har for 2016 afgivet 3 revisionsbemærkninger på områderne vedrørende forsikrede ledige, jobafklaringsforløb og ressourceforløb. Revisionsbemærkningen vedrørende forsikrede ledige er ny i forhold til 2015.

For 2015 afgav Deloitte 3 revisionsbemærkninger på områderne sygedagpenge, jobafklaringsforløb og ressourceforløb. Revisionsbemærkningen vedrørende sygedagpenge er afsluttet i 2016, som følge af væsentlige forbedringer i kvaliteten af sagsbehandlingen. Revisionsbemærkningerne vedrørende jobafklaring og ressourceforløb videreføres i 2016 på enkelte områder.

De 3 revisionsbemærkninger for 2016 beskrives nærmere i nedenstående.

1. Forsikrede ledige

Deloitte har konstateret væsentlige fejl og mangler i forhold til kvaliteten af sagsbehandlingen på området.

Fejlene vedrører primært

• manglende løbende rettidighed i forbindelse med opfølgningen

• manglende rettidighed i forbindelse med opdateringen af Min Plan

• manglende rettidighed i forbindelse med tilbud.

Deloitte anfører i Revisionsrapporten, at man er bekendt med, at Beskæftigelsesministeriet ikke understøtter en samlet opgørelse af rettidigheden på dette område, ligesom regler på dette område er komplekse. Dette vanskeliggør, ifølge Deloitte, styringen af rettidigheden på dette område.   

Forvaltningen kan tilslutte sig Deloittes vurdering af, at styringen af rettidigheden på dette område er overordentlig vanskelig. Retvisende dataunderstøtning fra Beskæftigelsesministeriets side var oprindelig forudsat ved reformens gennemførelse, og denne dataunderstøtning foreligger ikke.

Forvaltningen har iværksat en handleplan med henblik på at rette op på de konstaterede fejl. Handleplanens hovedpunkter er:.

• Rettidighed. Centralisering af kapacitets- og produktionsstyring med henblik på optimering af ressourcerne. Månedlige stikprøver af rettidighed, der drøftes på leder- og medarbejderniveau.

• Min Plan. Tværgående læringsproces, således at alle medarbejdere kender kravene til udarbejdelse og opdatering af Min Plan. Lokalt, såvel som centralt ledelsestilsyn, foretages og drøftes på leder- og medarbejderniveau.
• Rettidighed for afgivelse af tilbud. Regler på området indskærpes over for relevante medarbejdere. Ledelsestilsyn, lokalt såvel som centralt, foretages og drøftes på leder- og medarbejderniveau.

2. Jobafklaringsforløb

Vedrørende 2015 afgav Deloitte en revisionsbemærkning på dette område som følge af fejl vedrørende:

• manglende løbende vurdering i alle sager af uarbejdsdygtighed
• manglende korrekt partshøring ved afgørelser
• manglende rettidighed i forlængelse af sager for rehabiliteringsteamet og udarbejdelse af rehabiliteringsplanens indsatsdel.

Vedrørende 2016 har Deloitte konstateret korrekt partshøring ved afgørelser, og ingen væsentlige fejl i alle sager om løbende vurdering af uarbejdsdygtighed. Denne del af revisionsbemærkningen afsluttes således.

Deloitte anfører, at der fortsat er væsentlige udfordringer ved overholdelse af fristen på 4 uger i forhold til forelæggelse af sagerne for rehabiliteringsteamet. Forvaltningen er enig i, at denne udfordring består, men udfordringen skyldes primært knaphed på møder i rehabiliteringstemaet, hvor det er obligatorisk, at Regionen deltager. Forvaltningen vil fortsætte arbejdet med den iværksatte handleplan, herunder optimal udnyttelse af mødekapacitet, forbedret produktionsstyring samt udarbejdelse af arbejdsgang om revurdering af sygedagpengesager, som forventeligt overgår til jobafklaringsforløb.

3. Ressourceforløb

Vedrørende 2015 afgav Deloitte en revisionsbemærkning på dette område som følge af manglende rettidighed i opfølgning på sagerne.

Vedrørende 2016 har Deloitte konstateret en væsentlig stigning i opfølgningsfrekvensen i sagerne. Deloitte har dog fortsat konstateret væsentlige mangler i rettidigheden på området, hvorfor revisionsbemærkningen videreføres.

Deloitte anfører, at målemetoden for rettidigheden – 6 samtaler i en periode på 12 måneder – gør, at det på tidspunktet for revisionen, ikke har været muligt at måle den fulde effekt af forvaltningens initiativer til sikring af fuld rettidighed på området.

Forvaltningens handleplan, med henblik på at øge samtalerettidigheden, fortsætter. Blandt andet er der, som led heri, ansat yderligere medarbejdere på området.For denne målgruppe er der imidlertid et betydeligt antal udeblivelser og afbud, som vanskeliggør opnåelsen af fuld rettidighed på området. Initiativerne omfatter derfor særligt initiativer, som kan modvirke udeblivelser, fx telefonisk opfølgning og centralt indkald. Det bemærkes, at også Socialforvaltningen har ansvaret for opfølgningen på en del af borgere, og at der også her er iværksat en række tilsvarende initiativer.

Økonomi

Deloitte har i deres sagsgennemgang fundet fejl med refusionsmæssig betydning i 2 sager. Disse 2 sager er berigtiget, og beløbet udgør 81.204 kr. Berigtigelserne er sket over bevillingen efterspørgselsstyrede overførsler, hvor forvaltningens samlede nettobudget i 2016 udgjorde ca. 5,9 mia. kr.

Videre proces

Økonomiudvalget behandler Revisionsudvalgets revisionsbetænkning den 26. september 2017, og den 12. oktober 2017 behandler Borgerrepræsentationen revisionsbetænkningen og godkender endeligt regnskab 2016.

Bjarne Winge / Jacob Zeberg Eberholst