Business case om automatisering af processer
Indstilling
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,
- at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender business casen om automatisering af administrative processer.
Problemstilling
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (BIF) ønsker ved hjælp af automatisering af administrative processer at sikre muligheden for, at borgere og virksomheder fortsat møder en effektiv kommunal service, hvor henvendelser behandles hurtigt og gerne ”on the spot” og, at dette samtidigt sker effektivt og mindst ressourcekrævende. Manuelle arbejdsgange må ikke hindre borgernes og virksomhedernes digitale selvbetjening. Der er et stort potentiale for at gøre beskæftigelsesindsatsen mere effektiv, da der her er områder, hvor hele eller dele af den administrative sagsbehandling fortsat løses manuelt.
Løsning
Beskæftigelses – og Integrationsforvaltningen ønsker at udbrede og forankre brugen af automatiserede løsninger. BIF vurderer, på baggrund af erfaringerne fra Hotkeyprojektet (igangsat af Borgerrepræsentationen den 1. september 2016), et pilotforsøg samt erfaringer fra andre forvaltninger, at der er et gevinstpotentiale i at investere i næste generation af avanceret automatiseringsteknologi i en større skala, jf. business case i Bilag 1. Denne investering i at automatisere hele eller dele af de administrative processer bør også afsøge andre muligheder end på de rent operationelle. At realisere dette gevinstpotentiale kræver, dels at Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen investerer i teknologien, dels en villighed til at afprøve denne på flere forskellige områder samt et struktureret arbejde med gevinstrealiseringen og forankringen. Gevinstrealiseringen vil hjælpe med til at opfylde forvaltningens årlige effektiviseringsbidrag, med konkrete og beviselige effektiviseringer for manuelle processer.
Økonomi
Finansiering af forslaget i indstillingen sker ved at søge om midler i kommunens investeringspulje i forbindelse med budgetforhandlingerne for budget 2018.
Effektiviseringerne på servicerammen i indstillingen benyttes til at indfri forvaltningens effektiviseringsmål til budget 2019. Business casen har været i høring i HovedMED. HovedMEDs bemærkninger er vedlagt i Bilag 2.
Tabel 1: Overblik
|
Indhold |
Effektivisering |
Personalemæssige konsekvenser |
|
På baggrund af workshop med deltagelse fra jobcentrene og Ydelsesservice er der identificeret en række manuelle administrative processer, der med fordel kan automatiseres. |
Automatisering af processer vil medføre en effektivisering på 0,8 mio. kr. i 2018 stigende til 1,2 mio. kr. i 2019. |
1,5 årsværk i 2018 med stigning til 2,5 årsværk fra 2019. |
Tabel 2: Økonomioplæg til investeringspuljen
|
1.000 kr. 2018 p/l |
Styringsområde |
2018 |
2019 |
2020 |
2021 |
|
|
|||||
|
Varige ændringer |
|||||
|
Automatisering i BIF |
Service |
-900 |
-1.500 |
-1.500 |
-1.500 |
|
Licenser og drift |
Service |
100 |
300 |
300 |
300 |
|
Samlet varig ændring |
|
-800 |
-1.200 |
-1.200 |
-1.200 |
|
|
|||||
|
Implementeringsomkostninger |
|||||
|
Projektledelse, herunder afdækning af processer |
Anlæg |
900 |
900 |
|
|
|
Udvikling af teknologien |
Anlæg |
1.200 |
1.200 |
|
|
|
Samlede implementeringsomkostninger |
|
2.100 |
2.100 |
|
|
|
|
|||||
|
Samlet økonomisk påvirkning |
|
1.300 |
900 |
-1.200 |
-1.200 |
|
|
|||||
|
Tilbagebetalingstid baseret på serviceeffektivisering |
4 |
|
|
|
|
|
Tilbagebetalingstid baseret på totaløkonomi |
4 |
|
|
|
|
Videre proces
Såfremt Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender sagen, vil den blive forelagt Borgerrepræsentationen den 24. august 2017.
Bjarne Winge / Jacob Zeberg Eberholst
Beslutning
Enhedslisten begærede afstemning om indstillingen.
For stemte: 9 (B, A, F, V, C og U)Imod stemte: 2 (Ø)
Undlod: ingen.