Opfølgning på medlemsforslag i BUU om respekt for institutioners og skolers drift under og efter byggeprojekter

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget (BUU),

1. at opfølgningen på medlemsforslag om respekt for institutioners og skolers drift tages til efterretning,
2. at udvalget tager stilling til, om der skal bestilles et budgetnotat med finansiering af de tiltag, som forvaltningen anbefaler og
3. at medlemsforslaget vedr. respekt for institutioners og skolers drift under og efter byggeprojekter besluttet af BUU den 9. oktober 2024 hermed er håndteret.

Problemstilling

Børne- og Ungdomsudvalget har på udvalgsmødet 9. oktober 2024 bedt forvaltningen om – med inddragelse af Økonomiforvaltningen – at undersøge muligheder, konsekvenser og forudsætninger for en række potentielle initiativer til forbedring af skoler og institutioners muligheder for en god drift under og efter byggeprojekter.

Initiativerne er:

1. Flere midler til kompensation for det ekstra arbejde, som pålægges skoler og institutioner i byggeprojekter
2. Mandat til skoler og institutioner til at øve indflydelse på byggeledelsens tilrettelæggelse af arbejdet under byggefasen
3. Børne- og Ungdomsforvaltningen skal godkende kvaliteten af det udførte arbejde.
4. Midler til efterarbejder i alle større byggeprojekter
5. Midler til relevant udvidelse og renovering af toiletkapacitet i overensstemmelse med funktionsprogrammet
6. Midler til istandsættelse af faglokaler i overensstemmelse med funktionsprogrammet
7. Halvårlig orientering fra Byggeri København og Københavns Ejendomme til Børne- og Ungdomsudvalget om alle verserende byggerier og renoveringer.

Løsning

Byggesager på daginstitutioner og skoler er organiseret forskelligt afhængig af det konkrete byggeri og dets omfang. Store kapacitetsudvidelser samt større byggesager, herunder særligt nybyggeri, udføres af Byggeri København (ByK), mens byggesager vedr. udvendigt vedligehold, tekniske installationer og mindre moderniseringer ofte er organiseret i regi af Københavns Ejendomme (KEJD). Renoveringsprojekter kan både placeres i ByK og KEJD afhængig af projektets kompleksitet og anlægsøkonomiens størrelse.

Det kan være indgribende i en skoles og daginstitutions hverdag at have en byggesag under udførelse. Det fordrer løbende kommunikation, dialog og koordinering vedrørende byggesagen med henblik på, at skolens og daginstitutionens dagligdag forløber så gnidningsfrit som muligt.

Tilfredshedsundersøgelser fra Byggeri København (ByK) og Københavns Ejendomme (KEJD) i 2023 og 2024 viser, at brugerne på BUF’s område overvejende er tilfredse med deres nye / renoverede bygninger og samarbejdet med ByK og KEJD. Men det er komplekst og tidskrævende for ledere og medarbejdere, da de ikke kan undgå at være tæt involveret i byggesagen.

Forvaltningen har til forberedelse af denne indstilling holdt møder med to skoleledere og en klyngeleder, der har igangværende byggesager. Overordnet er budskabet fra lederne, at det er komplekst at agere leder ifm. en byggesag, at rollefordelingen ikke altid er helt tydeligt, og at det ville være en god støtte at opkvalificere personale eller de tekniske ejendomsledere til at være mere behjælpelige ifm. byggesagen, herunder koordinering, tekniske målinger mv. De har også et ønske om, at der altid afsættes eller reserveres midler til efterarbejder og justeringer efter ibrugtagningen, samt en hurtigere og større support på den tekniske drift efter indflytning. Endelig adresserer de, at det ville være oplagt at skoleledere og dagtilbudsledere burde vidensdele erfaringer og råd til at være en institution i drift under en byggesag i mere formelle netværk, jf. bilag 4.

Svar på potentielle initiativer

Herunder adresseres først de mulige nye initiativer i medlemsforslaget. Dernæst beskrives, hvordan der overordnet tages hensyn til skoler og institutioners drift ved tilrettelæggelsen og organiseringen af byggeprojekter. Forvaltningen har i bilag 2 med inddragelse af ByK og KEJD adresseret de enkelte forslag fra ’a’ til ’g’ i medlemsforslaget. Herunder opsummeres hovedpointerne.

Ad a)
I forhold til kompensation til skoler og daginstitutioner, så indarbejdes det i forvejen i konkrete sager, der besluttes med budgetforhandlingerne. Det kan fx hvor der kan være midler til genhusning, hvor der tilføres midler til nedpakning og vikardækning mv. Det er dog ikke tilfældet med vedligeholdelsesprojekter, som finansieres indenfor KEJD’s styringsmodel for vedligehold. Her er der som udgangspunkt ikke afsat midler til understøttelse af skoler eller daginstitutioner. Det er en reel udfordring, som kan løses ved at afsætte midler til det i KEJD styringsmodel eller som en pulje i BUF.

Ad b)
Det er ikke muligt at tildele en egentlig kompetence til skoler og institutioner mhp. at kunne øve indflydelse på byggeledelsens tilrettelæggelse af arbejdet, idet kompetencen hører under ØU's ressort. I praksis er det ByK og KEJD der - som kontraktejere - har ansvaret for projekternes gennemførelse.

Det er i øvrigt ikke et ønske, som forvaltningen har hørt fra skoler og institutioner. Der er i forvejen tæt dialog med brugerne i byggeprojekter, men særligt i KEJD-sager kan brugerinddragelsen ske mere systematisk. BUF er derfor i dialog med KEJD om, hvordan BUF kan hjælpe med at oversætte og håndtere brugernes behov og hjælpe KEJD med inddragelsen og kommunikationen.
Det kan være svært for ledere, som ikke tidligere har haft en byggesag, at vide, hvad opgaverne er, og hvordan de bedst håndteres. Det vil klæde dem bedre på, hvis BUF mere systematisk opkvalificerede lederne gennem vidensdeling med andre, der er underlagt en byggesag eller i form af et mentor-korps, hvor uerfarne ledere skal spare med leder, som har erfaring fra større byggeprojekter. Desuden vil en opkvalificering af det tekniske personale hjælpe byggesagen og aflaste ledelsen og det øvrige personale mest muligt.

Ad c)
BUF er bestiller og fastsætter de krav, som byggerierne skal opfylde med funktionsprogrammet, mens det er Byggeri Københavns ansvar at sikre, at disse krav overholdes. Eventuelle prioriteringer i funktionsprogrammet sker i tæt dialog mellem brugerne i BUF og ByK inden for den økonomiske ramme, der er afsat til projektet. Ved overdragelsen af byggeriet gennemgås byggeriet for fejl og mangler. Hvis funktionerne ikke lever op til de aftalte krav, skal disse altid udbedres. Dette sker ved kommunens byggeri-til-drift-proces (BtD-proces).

Ad d)
Mht. midler til ekstraarbejder, så afsættes der allerede midler til nødvendige ekstra- og følgearbejder inden for de gældende bevillinger. Hvis der ikke er tilstrækkelig med midler til at leve op til de fastsatte politiske krav til projektet, finansieres det af ByK’s overskuds- / underskudsmodel eller via ekstrabevillinger.

Men skoler og institutioner kan opleve, at mindre efterarbejder som ikke direkte vedrører den enkelte byggesag ikke bliver udbedret. Det vil derfor være en mulighed at afsætte en pulje i BUF til det formål. Der efterspørges også en hurtigere og større support på den tekniske drift efter indflytning. Det kan ske ved at forbedre KEJD’s overlevering til BUF i BtD-processen og styrke BUF’s support til skoler og institutioner.

Ad e) og f)
Toiletmoderniseringer udover den konkrete byggesag og istandsættelse af yderligere faglokaler indgår som udgangspunkt ikke i ByK’s maksimalprisprojekter eller KEJD’s vedligeholdsprojekter. Toiletrenovering og modernisering af faglokaler kræver derfor særskilt politisk bevilling og kan udføres som selvstændige opgaver eller sammen med større byggesager i form af tilvalgsscenarier. Der er senest i budget 2025 afsat midler til både toiletter og faglokaler. Frem mod budget 2026 udarbejder forvaltningen en toiletplan 2030, og der søges om yderligere anlægsmidler til renovering og modernisering af faglokaler.

Ad g)
ByK og KEJD har oplyst, at de gerne deltager halvårligt på et BUU-møde med en status på relevante projekter. Hvis udvalget ønsker det, så vil forvaltningen sørge for, at det sker.

Budgetnotat med forvaltningens anbefalinger
Det er forvaltningens vurdering, at kompensation til skoler og daginstitutioner i større KEJD-vedligeholdelsesprojekter samt systematisk opkvalificering af ledere og teknisk personale på skoler og institutioner vil gøre det lettere for enhederne at håndtere større byggeprojekter i samspil med ByK og KEJD og sikre en god drift under byggesagen. Desuden kan der afsættes en pulje i BUF til efterarbejder, som ikke er en direkte del af byggesagen samt midler til at forbedre overlevering og support af tekniske anlæg. Udvalgte kan bestille et budgetnotat til budget 2026, som uddyber forslagene og den nødvendige finansiering.

Bemærkninger fra de faglige organisationer
Indstillingen har været sendt til skriftlig kommentering hos KLF, FOA, SKK og LFS. SKK og FOA er vendt tilbage med bemærkninger.

SKK kan ud fra opfølgningen på spørgsmålene understøtte, at inddragelsen af skoleledelsen er med til at sikre gode processer både før under og efter en byggesag - både ift. løntillæg til lederen, inddragelse af anden medarbejder og den afsatte økonomi til efter byggeriet.

FOA kommenterer, at byggetillægget bør tildeles den, der aktivt deltager fra skolens side – om end det er skolelederen eller den tekniske ejendomsleder. Skolens repræsentant skal deltage i byggemøder og økonomimøder for at sikre korrekt opfyldelse af brugernes krav. Der ønskes derudover tydelige kommunikationsveje, professionel opfølgning på fejl og mangler, samt skolens medindflydelse på materialevalg. Aflevering og idriftsættelse skal ske med alle relevante aktører, og der skal udarbejdes korte skriftlige driftsvejledninger til vejledning ifm. tekniske installationer.

Politisk handlerum
Udvalget kan bede om yderligere undersøgelser af, hvordan de mulige initiativer kan implementeres. Det er også muligt at bestille budgetnotater vedr. yderligere initiativer, der kræver ekstra finansiering.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Intet yderligere.

Tobias Børner Stax                                        Sti Andreas Garde