Udmøntning af ressortaftalen vedr. styrkelse af digitalisering

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at det godkendes, at der etableres en fælles udviklings- og omstillingsplan med tværgående governance og forvaltningsspecifikke investeringsplaner på det digitale område,

2. at det godkendes, at der sikres bedre rammer for digitale investeringer således, at investeringer fremadrettet kan ske gennem tre finansieringsveje

• En flerårig ramme til nødvendige og fælles investeringer, der understøtter de politiske ambitioner på det digitale område
• En tydeliggørelse og justering af mulighederne for interne lån, som skal understøtte engangsudgifter til genudbud (både tværgående og forvaltningsspecifikke)
• Justering af investerings- og innovationspuljen samt tilhørende justerede kriterier,

3. at de tre principper for digitaliseringsområdet godkendes:

• Værdi ved at investere ”fælles først”
• Færrest mulige it-systemer og flere fælles platforme
• It-udvikling skal understøtte kerneopgaven tæt på driften,

4. at det godkendes, at Økonomiforvaltningen igangsætter udarbejdelse af en KK digitaliseringsstrategi version 2.0.

Problemstilling

I den politiske aftale om ressortopdelingen har parterne aftalt at styrke ambitionerne på det digitale område. Baggrunden for de øgede ambitioner er, at digitale løsninger og teknologi spiller en stadig større rolle og er blevet en del af hverdags- og arbejdslivet og københavnernes møde med kommunen. Digitale løsninger, brug af teknologi og data er i dag integreret i driften og udviklingen af kommunen. Det er en forudsætning for at levere moderne og effektiv service til borgere og virksomheder, herunder også at nå ambitionerne om styrket borgerservice.

Grundlaget for den politiske aftale om ressortopdelingen på det digitale område var et visionsoplæg, som formulerer tre ambitioner på digitaliseringsområdet (bilag 1):

• Altid borgernes og brugernes behov i centrum
• Danmarks bedste digitale offentlige arbejdsplads
• Danmarks bedste digitale fundament.

Ambitionerne på det digitale område handler om at gøre det muligt at sætte mennesket i centrum for den digitale udvikling. Uanset hvordan man kontakter kommunen, skal borgere og virksomheder opleve sammenhæng i den digitale og personlige service. Gennem brug af teknologi skal der leveres ydelser, der lever op til borgernes og brugernes forventninger til en moderne kommune. Det skal skabe tillid og tilfredshed blandt borgere og virksomheder og sikre, at de oplever at blive mødt af trygge, brugervenlige og sammenhængende løsninger.

Som det fremgår af visionsoplægget, kan ambitionerne indfris ved at sætte en mere fælles strategisk retning, være mere koordineret på tværs, lave mere fælles udvikling og flere fælles investeringer. Det kræver øget styring og governance på tværs.

Københavns Kommune står et godt sted på digitaliseringsområdet med mange års erfaring på det digitale område, men de næste skridt i den digitale udvikling bliver mere komplekse som følge af:

• Hastigere teknologisk udvikling
• ·Øgede krav og regulering på det digitale område
• ·Øgede cybertrusler

Samtidig står Københavns Kommune over for udfordringer med at

• Håndtere manglen på arbejdskraft
• Leve op til borgere og virksomheders forventninger til service

Udfordringerne kan ikke løses alene ved at ansætte flere, for i mange tilfælde findes de ikke på arbejdsmarkedet. I stedet er der brug for at investere mere i digitale løsninger og teknologi, der kræver færre hænder, men som samtidig kan sikre tid til det vigtige; til nærvær og let tilgængelighed i den borgervendte velfærd.

Med de nuværende rammer er der en tendens til, at det er nemmere at investere og udvikle hver for sig end sammen. Tværgående investerings- og innovationscases på det digitale område er sjældne. Det skyldes tunge processer, uklar governance, krav om effektiviseringer på kort sigt, samt at forvaltningerne kan have forskellige behov på forskellige tidspunkter. Hvis rammerne i stedet fremmer det fælles og de langsigtede effekter samt mere strategisk planlægning, så kan Københavns Kommune for alvor udnytte sine potentialer som en stor kompetent digital organisation samlet set.

Et skøn over it-økonomien i Københavns Kommune foretaget af Økonomiforvaltningen i foråret 2024 viser, at it og digitalisering fylder ca. 3 procent af kommunens samlede økonomi, og at der er knap 1.000 årsværk beskæftiget på området, heraf ca. 500 i Økonomiforvaltningen. Omstillingen af kommunen i retning af øget brug af digitale løsninger kræver et øget investeringsniveau på det digitale område. Denne omprioritering kræver ejerskab politisk og administrativt, og derfor er der brug for en styrket fælles strategisk retning og styrket tværgående governance.

Det er besluttet i forbindelse med ØA26 (Aftale om kommunernes økonomi for 2026) mellem regeringen og KL, at kommunerne senest i 2027 skal etablere sig i 4-5 kommunale it-servicecentre, som skal overtage driften af server- og netværksområdet. Denne beslutning fra ØA26 påvirker ikke nærværende sag om at understøtte de styrkede ambitioner og et øget samarbejde på digitaliseringsområdet, jf. aftalen om ressort.

Løsning

Forslaget om ændrede rammer i denne sag vil understøtte, at alle forvaltninger med afsæt i viden om behov i egen forretning har incitament til at samarbejde og sammen opbygge et fælles moderne, robust og sikkert digitalt fundament. Opbygningen af teknologiske platforme, løsninger, knowhow, kompetencer og processer og governance vil gøre KK førende i at udnytte digitale muligheder effektivt til gavn for borgere og virksomheder. Flere fælles investeringer og det styrkede fælles set-up sikrer også, at det bliver enklere for forvaltningerne at bygge it-løsninger til specifikke behov og at varetage administrative opgaver ift. databeskyttelse og sikkerhed i it-løsninger.

Tværgående udviklings- og omstillingsplan

Det foreslås, at der etableres en tværgående udviklings- og omstillingsplan. Planen skal i kombination med en tværgående governance og en fast årlig proces være den grundlæggende motor i digitaliseringsarbejdet fremover, der skal sikre, at de fælles ambitioner bliver til virkelighed. 

Planen skal indeholde tværgående investeringsbehov i konkret ny teknologi, digitale løsninger og platforme samt investeringer i den omstilling og det set-up af processer og kompetencer, der skal være til stede rundt om de digitale løsninger.

Økonomiforvaltningen vil årligt indhente forvaltningernes behov og opdatere den fælles udviklings- og omstillingsplan. Konkret lægges der op til, at kommunens kreds af it-ansvarlige direktører har ansvaret for at foretage en indledende prioritering, som efterfølgende forelægges Økonomiudvalget ifm. budgetforhandlingerne. Her vil finansiering af investeringerne også blive besluttet.

Udover forvaltningernes behov, så vil udviklings- og omstillingsplanen også løbende forholde sig til eventuelle ændrede investeringsbehov, der måtte opstå i takt med etablering af de kommunale it-servicecentre, som blev besluttet i ØA26. Endeligt vil planen løbende blive justeret og opdateret som følge af krav fra nationale processer og beslutninger, der påvirker det digitale område.

Udviklings- og omstillingsplanen skal både kunne rumme de fælles udviklingsbehov på tværs af hele kommunen samt investeringsbehov, som starter i en mindre kreds af forvaltninger, og hvor det er muligt at skalere til andre forvaltninger.

Planens indhold skal have følgende potentialer:  

• Tilgængelighed og brugervenlighed for borgere/virksomheder
• Aflaste den daglige drift ved at transformere arbejdstid fra administration (fx dokumentationsopgaver, tilsynsopgaver o.l.) til borgervendt arbejdstid
• Forenkling og effektivisering af kommunens administration
• Skalering af teknologi

Etablering af tværgående finansieringsramme

Finansieringen af tiltagene i ovenstående udviklings- og omstillingsplan skal være med til at gøre det attraktivt at gøre noget fælles frem for hver for sig og opbygge et robust tværgående fundament fremfor at fokusere på kortsigtede effekter.

Med denne sag anbefales tre finansieringsveje til de investeringer, der er beskrevet i udviklings- og omstillingsplanen, samt til de nødvendige løbende genudbud:

1. En flerårig politisk afsat ramme til nødvendige og fælles investeringer i et konsolideret, robust og sikkert digitalt fundament under kommunens drift og udvikling, der understøtter de politiske ambitioner på det digitale område
2. En tydeliggørelse og justering af mulighederne for interne lån, som skal understøtte engangsudgifter til genudbud (både tværgående og forvaltningsspecifikke)
3. Justering af investerings- og innovationspuljen samt kriterierne knyttet hertil. Det skal understøtte investeringer, der kan skabe grundlaget for effektiviseringer på den længere bane. I denne forbindelse bemærkes det, at forvaltningerne fortsat kan udarbejde forvaltningsspecifikke investerings- og innovationscases på det digitale område.

ØKF udarbejder et budgetnotat vedrørende den flerårige politisk afsatte ramme til brug for forhandlingerne om budget26, herunder et bud på størrelsen af rammen. De øvrige finansieringsveje vil ØU blive forelagt en konkret model for i november 2025. 

Forvaltningsspecifikke it-investeringsplaner

Der er behov for øget transparens om den samlede udviklings- og investeringsportefølje, hvis ressourcer, økonomi og kompetencer skal kunne anvendes effektivt. Det fordrer, at forvaltningernes investeringer sker mere synkront, så der investeres mere samtidigt, og kommunens samlede it-systemlandskab dermed kan blive mere konsolideret på tværs. Det kan opnås gennem overblik over udviklings- og omstillingsplanens investeringer samt fælles og forvaltningsspecifikke genudbud. Det indstilles derfor, at den fælles udviklings- og omstillingsplan suppleres med forvaltningsspecifikke it-investeringsplaner.

Tre principper for digitaliseringsområdet

Der er behov for, at ambitionerne om øget samarbejde afspejles i en række overordnede principper, som sætter retningen for den måde KK arbejder med digitalisering:

• Værdi ved at investere ”fælles først”: Det skal være værdiskabende (og opleves som sådan) at udvikle og investere sammen frem for hver for sig.
• Færrest mulige it-systemer og flere fælles platforme: Der er mange omkostninger, udover anskaffelsessum og licenser, forbundet med at anskaffe og drifte et it-system. Fx opgaver med compliance og dokumentation samt den tekniske idriftsættelse.
• It-udvikling skal understøtte kerneopgaven tæt på driften: Et styrket fælles digitalt fundament skal muliggøre digital udvikling, der tager afsæt i specifikke forretningsbehov i den enkelte forvaltning og er tilpasset kerneopgaven.

KKs Digitaliseringsstrategi version 2.0

Ambitionen i ressort-aftalen om at styrke de digitale muligheder flugter med KKs fælles Digitaliseringsstrategi 2024-2027, som blev politisk godkendt i BR den 1. februar 2024. Det blev i den forbindelse besluttet, at opfølgning på strategien sker i Økonomiudvalget, og at der kan ændres i fokus- eller indsatsområder halvvejs i strategiperioden.

Det foreslås derfor, at de digitale ambitioner og ovenstående konkrete ændringer i styring, governance og finansiering på det digitale område indarbejdes i den fælles KK Digitaliseringsstrategi version 2.0.

Udover disse tilføjelser til strategien ventes andre aktuelle temaer som f.eks. digital suverænitet og udviklingen inden for kunstig intelligens, også at blive tilføjet Digitaliseringsstrategien i version 2.0. Økonomiforvaltningen vil med involvering af forvaltningerne udarbejde denne til godkendelse i Økonomiudvalget i foråret 2026. KFU behandler forslag til nye initiativer under Digitaliseringsstrategiens fokusområde 2 "Brugervenlighed" forud for ØUs samlede behandling af version 2.0. af digitaliseringsstrategien". 

Sagen har været drøftet i Økonomikredsen og i kredsen af administrerende direktører, der bakker op om de foreslåede tiltag.

Økonomi

Der udarbejdes et budgetnotat til Budget26 mhp. en flerårig politisk afsat pulje til nødvendige og fælles investeringer i et konsolideret, robust og sikkert digitalt fundament under kommunens drift og udvikling, der understøtter de politiske ambitioner på det digitale område.

Der udarbejdes et budgetnotat til finansiering af udviklings- og omstillingsplanen, herunder kvalificering af konkrete investeringer i planen, samt udarbejdelse af digitaliseringsstrategi version 2.0. 

Videre proces

Såfremt indstillingen godkendes, forelægges Økonomiudvalget i efteråret 2025 konkrete notater og sager, der udmønter beslutningerne vedr. fælles principper og de beskrevne finansieringsveje. En første udgave af den fælles digitale udviklings- og omstillingsplan med tilhørende forslag til finansiering forelægges ifm. overførselssagen 25/26. I den sammenhæng forelægges Økonomiudvalget også version 2.0 af Digitaliseringsstrategien. Herefter forelægges planen og udmøntning af puljen årligt ifm. budgetforhandlingerne.

Søren Hartmann Hede   /    Nicolai Kragh Petersen