A-sag: Opsamling lokaludvalgets møde- og arbejdsformer

Indstilling

Formanden indstiller,

1. at Vanløse Lokaludvalg tager oplæg fra ad hoc gruppen til efterretning

2. at Vanløse Lokaludvalg drøfter forventninger til mødeforberedelse og brug af tidsplan

3. at Vanløse Lokaludvalg tager stilling til forslag om forsøg med en anden type temadrøftelse, evaluering af hvert enkelt LU- møde eller evaluering af enkelte LU-møder samt afholdelse af enkelte LU-møder et andet sted i bydelen.

Problemstilling

Vanløse Lokaludvalg besluttede i oktober 2021 at nedsætte en ad hoc gruppe, til at komme med oplæg om lokaludvalgets møde- og arbejdsformer.
Ad hoc gruppen, bestående af Peter Haahr, Karoline Bendixen, Jens Wedenborg, Anne Rathleff, Niels Christian Juul, Hanne Larsen, Bent Christensen og Tina Wittendorf Guld, har bl.a. arbejdet videre på baggrund af tidligere drøftelser og beslutninger vedr. de ordinære møder (i 2018-2019) jf. afsnittet Tidligere beslutninger.

Arbejdsgruppen har, pga. Covid-19 nedlukning, først mødtes fysisk den 27. april 2021. Opsamling på mødet er vedhæftet som bilag. De enkelte emner falder i to primære kategorier, dels hvad kan og hvad skal lokaludvalgt beskæftige sig med i sine møder og hvad har lokaludvalgt mulighed for evt. at gøre anderledes, herunder hvad kan umiddelbart implementeres og hvad kræver en lokaludvalgsbeslutning.
Endelig kan man se rammerne for lokaludvalgets mødeform, i forhold til hvad der kan eller ikke kan ændres i bilag Opdateret notat om mødeafvikling i Vanløse Lokaludvalg eller på lokaludvalgenes fælles hjemmeside om Mødeafvikling (kk.dk)

Arbejdsgruppen har fokuseret sit arbejde på motivation og fællesskab i lokaludvalget som helhed og med respekt for de forskelligheder og interesser, der kendetegner medlemsskaren.
En del af drøftelsen har derfor gået på, dels hvad skal lokaludvalget tage stilling til og behandle, dels hvad kan lokaludvalget vælge at beskæftige sig med, ud fra interesse og/eller lokal aktualitet. Her kan sagsindhold og rækkefølge styres ud fra f.eks. A- og B-sager, beslutninger, drøftelser og orienteringer samt tidsplan for mødet. Her var der bred enighed om at fortsætte med A-og B-sager og at de udsendte meddelelser til mødet ikke gennemgås, medmindre der er konkrete spørgsmål. Der var ønske om, at det fremgår tydeligere hvordan en sag evt. viderebehandles, efter den har været i lokaludvalget. Som udgangspunkt, er det kun beslutninger, der efterbehandles/følges op på, hvorimod orienteringer og drøftelser tages til efterretning.

Den anden del af drøftelsen handlede mere om motivation og fællesskab i arbejdet og de rammer, der er for lokaludvalgsarbejdet. Her var der enighed om at Covid-19 og manglende fysiske møder ikke havde gjort så meget godt for fællesskabet, men til gengæld gjort det mere bekvemt for mange, i forhold til at kunne tage møder hjemmefra. Fællesspisning før LU-møderne blev nævnt som en vigtig faktor ift. fælleskab, og at det er vigtigt med fokus på at bruge de anledninger, man har til at få talt sammen og måske i særlig grad med nogen, man ikke har talt med før, dels for at alle føler sig velkomne, dels for at skabe en bedre forståelse af spændvidden blandt medlemmerne. Den uformelle snak og fokus på at skabe en god stemning i mødet er vigtig for motivationen.

Forberedelse af nyt lokaludvalg og modtagelse af nye medlemmer, også de der kommer midt i en periode, skal planlægges grundigt.

Løsning

1. Vanløse Lokaludvalg tager oplæg fra ad hoc gruppen til efterretning

2. Vanløse Lokaludvalg drøfter forventninger til mødeforberedelse og brug af tidsplan

Mødeforberedelse: Det er vigtigt, at alle forbereder sig inden selve lokaludvalgets møde, at alle har læst dagsorden, og at man er opmærksom på dels tonen, dels at der gerne skal være plads og rum til at balancere den mangfoldighed af interesser, et lokaludvalg rummer. Alle kan, og skal gerne føle sig trygge ved, at ytre sig, men man må gerne prioritere, så andres mening også får plads.

Tidsplan: Tidsplanen bør udsendes så tidligt som muligt, så man kan forberede sig og evt. bede om ændringer inden mødestart. Tidsplanen har ikke, indtil videre, været anvendt meget konsekvent, og på det seneste udfordret af virtuelle møder. Tidsplanen kan fungere som rettesnor for mødeledelsen, dog således at alle har ret til at ytre sin mening, så vidt det ikke er en gentagelse af, hvad der allerede er blevet sagt.

3. Vanløse Lokaludvalg tager stilling til flg. forslag:

Temadrøftelser:
Forslag om temadrøftelse med en kort afgrænset gruppesnak, for at flere kommer til orde samt øge drøftelser på tværs, med dem, man ikke nødvendigvis ellers taler med. Det vil kræve, at et eller flere medlemmer, i god tid før mødet, melder sig til at forberede temadrøftelsen, herunder gruppesnak og opfølgning. Det er en forudsætning, at mødet afholdes fysisk.

Evaluering af det enkelte møde:
Forslag om, at slutte med feedback på mødet, hvor alle medlemmer kort siger en ting, de syntes var godt, og en ting der ikke fungerede så godt i mødet, på en anerkendende og konstruktiv måde.

LU-møder ude i bydelen:
Forslag om afholdelse af enkelte møder ude i bydelen, f.eks. på en skole i forbindelse med noget relevant på dagsorden for lokalområdet.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser for Vanløse Lokaludvalgs puljemidler.

Videre proces

Sekretariatet vil arbejde videre med at synliggøre evt. konsekvenser af lokaludvalgets sagsbehandling i den udstrækning, det er muligt.