6. A-sag: Beslutning vedr. nedsættelse af ad hoc-gruppe vedr. møde- og arbejdsformer (2020-0820223)

Vanløse Lokaludvalg tager stilling til nedsættelse af et ad hoc udvalg vedr. lokaludvalgets møde- og arbejdsformer.

Tidligere beslutninger

Vanløse Lokaludvalg har tidligere drøftet lokaludvalgets ordinære mødeform til et møde den 16. august 2018:
https://www.kk.dk/node/14403/16082018/edoc-agenda/6e3120d0-3e7c-4b52-a962-8c0d9de8dc46/26fc7b07-74c2-4c69-98c6-021d795e6645

Vanløse Lokaludvalg besluttede at nedsætte en arbejdsgruppe bestående af Charlotte Tørngren, Peter Haahr, Jens Askov, Niels Christian Juul og Bent Christensen til et møde den 27. september 2018:
https://www.kk.dk/node/14403/27092018/edoc-agenda/731c81a7-f67f-4cd3-bbc0-b2b8a1754934/8793feed-bfe4-4ff3-8293-e2e1c1e95f53

Vanløse Lokaludvalg besluttede på et møde den 13. december 2018 at arbejde med A- og B-sager og sætte en forventet tidsramme for behandlingen af dagsordenspunkterne. Derudover drøftede man retningslinjer for arbejdet med temadrøftelser og besluttede at evaluere på temadrøftelser og mødeafvikling senest ved det ordinære møde i august 2019:
https://www.kk.dk/node/14403/13122018/edoc-agenda/a7bde8fc-e217-4152-84bc-856e8238cad9/6671225f-12b7-4623-8352-c56c8d932cfa

Vanløse Lokaludvalg evaluerede i møde den 26. september 2019 og besluttede at fortsætte med opdeling af dagsorden i A- og B-punkter, at tidsplan for mødet godkendes sammen med dagsordenen for mødet samt at fortsætte med temadrøftelser:
https://www.kk.dk/node/14403/26092019/edoc-agenda/05ae7c88-7db6-4bb4-8a0d-42c33cfbc675/6d1dd7d6-c171-4ce2-b84c-a47c829822d2

Sagsfremstilling

Indstilling

Formanden indstiller,

1. at Vanløse Lokaludvalg drøfter Lokaludvalgets møde- og arbejdsformer

2. at Vanløse Lokaludvalg beslutter at nedsætte en ad hoc gruppe om møde- og arbejdsformer, som kan komme med et oplæg til lokaludvalget på baggrund af drøftelsen til mødet.

Problemstilling

Vanløse Lokaludvalg har tidligere (i 2018-2019) drøftet mødeform med fokus på lokaludvalgets ordinære møder, se bl.a. henvisninger under Tidligere beslutninger, og vedhæftede bilag, der er en opdatering af Notat fra mødet 16. august 2018: Opdateret Notat vedr. afvikling af ordinære møder i Vanløse Lokaludvalg. På baggrund af dette arbejde, har lokaludvalget arbejdet videre med bl.a. A- og B-sager, en tidsplan for mødet og løbende temadrøftelser om forskellige emner, både internt og med gæster udefra til inspiration.

Vanløse Lokaludvalg er et kollektivt organ, der er nedsat af Borgerrepræsentationen som en del af Københavns Kommune. Lokaludvalgene er høringsberettigede og- forpligtet til at svare på henvendelser i sager af særlig lokal interesse for Vanløse og har derudover fået udlagt en pulje med midler til selvstændig varetagelse. Det betyder, at lokaludvalget i sager om tildeling af puljemidler, både ved ansøgninger og ved egne projekter, er en besluttende myndighed og underlagt Forvaltningslovens rammer om myndighedsudøvelse, herunder krav om saglig sagsbehandling.

Der er således to forskellige præmisser/grundlæggende rammer for de beslutninger, lokaludvalget tager, afhængig af om det involverer puljemidler, hvor lokaludvalget er forvaltningsmyndighed, eller der er tale om andre sager af mere eller mindre politisk og/eller rådgivende karakter. For alle sager gælder dog, at lokaludvalget er underlagt almindelige regler for, hvad man kan og må inden for Styrelsesloven, Regulativ for Lokaludvalg og Kommissoriet for Lokaludvalg. Disse fastsætter de overordnede rammer for, hvad lokaludvalget må beskæftige sig med og mødernes afholdelse, såsom at formanden leder udvalgets møder.

Der er stor forskel på hvilke muligheder, der er for møde- og arbejdsformer i lokaludvalgsarbejdet afhængigt af de overordnede rammer. Her tænkes der primært på de ordinære møderammer og typen af beslutninger, da der er relativt frie muligheder for valg af arbejdsform uden for de ordinære møderammer, dvs. i arbejdsgrupper, til seminarer workshops o.lign. Inden for de ordinære møderammer kan man f.eks. arbejde videre med udvikling af forskellige former for temadrøftelser.

På grund af de nuværende omstændigheder med corona-pandemi er flere møder aflyst, andre lagt over på Teams til virtuel afholdelse, og andre igen er afholdt fysisk, men under iagttagelse af særlige regler og begrænsninger. Det må forventes at der fortsat vil gælde særlige adfærdsregulerende foranstaltninger i nogen tid endnu, hvilket bør indgå i de kommende overvejelser om møde- og arbejdsformer.

Løsning

Vanløse Lokaludvalg drøfter Lokaludvalgets møde- og arbejdsformer og beslutter at nedsætte en ad hoc gruppe om møde- og arbejdsformer, som kan komme med et oplæg til lokaludvalget på baggrund af drøftelsen til mødet.

Interesserede medlemmer kan skrive til sekretariatet vedr. deltagelse i ad hoc gruppen senest den 29. oktober 2020.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser for Vanløse Lokaludvalg midler.

Videre proces

Diverse

/Bent Christensen

Beslutning

1. Vanløse Lokaludvalg drøftede lokaludvalgets møde- og arbejdsformer

2. Vanløse Lokaludvalg besluttede at nedsætte en ad hoc-gruppe om møde- og arbejdsformer, som skal komme med et oplæg til lokaludvalget på baggrund af drøftelsen til mødet, og den i indstillingen nævnte problemstilling.

Følgende meldte sig til ad hoc-gruppen:

Peter Haahr

Karoline Bendixen

Jens Wedenborg

Anne Rathleff

Niels Christian Juul

Hanne Larsen

Bent Christensen

 

Andre interesserede kan skrive til sekretariatet senest den 29. oktober.