Udbetaling af midler fra arrangementspuljen 2023

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

1. at udbetaling af støtte fra Arrangementspuljen 2023 sker som beskrevet i afsnittet Løsning.

Problemstilling

Teknik- og Miljøudvalget tog den 12. juni 2023 stilling til 17 ansøgninger om støtte efter Arrangementspuljen, jf. bilag 2. Udvalget justerede den 9. april 2018 principperne for uddeling af midler fra Arrangementspuljen for 2019, så udbetaling af støtten er afhængig af, at arrangementet lever op til de vilkår, der er stillet i arrangementstilladelsen.

Siden udvalget udvalgets behandling af sagen i juni 2023 er to støtteberettigede ansøgninger udgået, jf. uddybende herom under Løsning. Teknik- og Miljøudvalget skal på den baggrund tage stilling til den endelige udbetaling af støtten i 2023.

Løsning

Indstillingen omfatter 17 ansøgninger, som fik tilsagn om støtte i forbindelse med førstebehandlingen i Teknik- og Miljøudvalget den 12. juni 2023.

Omfordeling af midler til to udgåede ansøgninger
Siden udvalgets behandling af sagen 12. juni 2023 er to ansøgninger med foreløbigt støttetilsagn udgået. I evalueringsprocessen er én ansøgning om støtte til Bio på Enghave Brygge trukket tilbage på grund af aflysning fra leverandør (bilag 6). En anden ansøgning, Ørestad Loppemarked, har ikke forelagt dokumentation for logistiske rammeudgifter og er således ikke berettiget til støtte. De to ansøgninger udgår af indstillingen om endelig udbetaling af støtte.

Forvaltningen foreslår, at støtten til de to udgåede ansøgninger omfordeles blandt de øvrige ansøgere efter samme model som i juni. Dette indebærer, at støtten fordeles blandt ansøgere, som har fået tilsagn om nedsat støtte i første runde – det vil sige ansøgninger, som efter gældende kriterier blev vurderet til seks point. Ansøgninger med seks point får således tildelt en forholdsmæssig andel af midlerne til omfordeling svarende til ansøgningens andel af det samlede ansøgte beløb for ansøgere med seks point dog således, at der om muligt minimum tildeles 10.000 kr.

Arrangørernes egenkontrol

Arrangørerne skal, som en egenkontrol, indsende en selvevaluering samt dokumentation for afholdte og betalte logistiske rammeudgifter (renhold mv.), som en samlet dokumentation for, at de har overholdt vilkårene i deres arrangementstilladelser. Selvevalueringen er arrangørernes egen refleksion over, om vilkår i arrangementstilladelsen er blevet overholdt i forbindelsen med afholdelsen af arrangementet. Forvaltningen foretager desuden efter en konkret vurdering evalueringer af udvalgte arrangementer. 

Baggrunden for dette er et ønske om, at arrangørerne får større fokus på vilkårene i arrangementstilladelserne og i højere grad efterlever vilkårene med færre oplevede gener for borgerne som resultat. Der er en gennemgang af selvevalueringerne i bilag 3.

Foreslået endelig støtte 2023

Teknik- og Miljøforvaltningen anbefaler, at der udbetales støtte til følgende arrangementer i 2023:

Distortion 2023

I forhold til Distortion 2023’s selvevaluering (vedlagt som bilag 4) er arrangementet forløbet positivt og efter hensigten. Distortion 2023 fortsatte konceptfornyelsen fra sidste år, hvor der blev nedskaleret på de store scener til den åbne gadefest, indført betalingsformatet Distortion X og gennemført flere aktiviteter for flere forskellige målgrupper og hvor musik ikke nødvendigvis var det bærende element (ActionHygge) fx langbordsmiddag, BørneDistortion, HundeDistortion mv. Endvidere blev der justeret på havneaktiviteterne, så de primært var fokuseret på Refshaleøen med Distortion Ø som den store afslutning. Betalingsområderne har givet mere plads til den åbne gadefest, og de mere rolige Havnehygge-aktiviteter.

Da Distortion er det største tilbagevendende arrangement, har forvaltningen den 15. august 2023 udarbejdet en særskilt og detaljeret evaluering af arrangement, som forventes forelagt Teknik- og Miljøudvalget til orientering. Resultatet af forvaltningens evaluering var, at arrangøren ud fra en helhedsvurdering samlet set har overholdt vilkårene i rammetilladelsen i en tilfredsstillende grad. Herunder er der konstateret en forbedring i forhold til sidste år på nogle af de stillede vilkår som fx renhold og rettidige leverancer.

Tilsyn med arrangementer i 2023

Forvaltningen har i 2023 ført tilsyn med Distortion, Fluid Festival og Copenhagen Pride. Tilsyn med de øvrige arrangementer har primært baseret sig på et administrativt tilsyn, hvor forvaltningen har sammenholdt arrangørernes indsendte selvevalueringer med indkomne klager og øvrige tilbagemeldinger forvaltningen får kendskab til om arrangementerne fx fra drift eller renhold i vurderingen af, om der kan udbetales støtte eller ej. Teknik- og Miljøforvaltningen anbefaler, at der udbetales støtte til samtlige arrangementer, der har fået tilsagn om støtte fra arrangementspuljen.

Politisk handlerum

Omfordeling

Udvalget kan vælge en anden fordeling af de midler, som forvaltningen foreslår omfordelt fra de to udgåede ansøgninger uden at det påvirker kriterierne og de allerede givne forventninger om støtte til øvrige ansøgere.

Udvalget kan fx vælge, at

• midlerne ikke omfordeles, men i stedet går tilbage til kommunen eller
• midlerne omfordeles på en anden måde – under hensyntagen til at støttebeløbet ikke kan overstige det ansøgte beløb og at der skal være en saglig begrundelse for omfordelingen blandt de ligestillede ansøgere med seks point.

Tildelingskriterier

• Såfremt udvalget ønsker at revidere retningslinjerne for tildeling eller forenkle sagsbehandlingen, kan forvaltningen udforme forslag hertil. Udvalget kan ændre på de politisk vedtagne kriterier; enten ved at ændre i kriteriernes grænseværdier eller ved at fjerne eller tilføje nye kriterier.

Forvaltningen vurderer, at det vil være uhensigtsmæssigt at ændre på kriterierne midt i en ansøgningsperiode, og at et ønske om at ændre kriterierne først kan gennemføres fra kommende budgetår. Det skyldes, at ansøgere, som har modtaget et foreløbigt tilsagn om bevilling på baggrund af udvalgets beslutning om fordeling af Arrangementspuljen i juni 2023 (TMU 12.06.2023), har berettigede forventninger om støtte, såfremt de lever op til gældende kriterier og vilkår.

Økonomi

Teknik- og Miljøudvalget fordeler med denne indstilling endeligt Arrangementspuljens 800.000 kr.

Videre proces

Når Teknik- og Miljøudvalget har godkendt indstillingen, vil Teknik- og Miljøforvaltningen bede alle ansøgere om at indsende dokumentation for betaling af indsendte fakturaer og umiddelbart herefter udbetale støtten.

      Søren Wille

/Lena Kongsbach