Plan for genudbud af driftsopgaver i Brønshøj-Husum og Vesterbro og for inddragelse af socialøkonomiske virksomheder i Brønshøj-Husum og Amager Øst

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik-og Miljøudvalget godkender,

1. at forvaltningen genudbyder driftsopgaverne grøn drift og pleje, renholdelse og kirkegårdsdrift i bydelene Vesterbro og i Brønshøj-Husum efter den plan og med de tildelingskriterier, der fremgår af løsningsafsnittet.
2. at forvaltningen arbejder med inddragelse af socialøkonomiske virksomheder i driften af to geografisk afgrænsede områder og har udpeget to konkrete områder målrettet                 socialøkonomiske virksomheder, jf. løsningsafsnittet.

Problemstilling

Driftsopgaverne grøn drift og pleje; renhold af veje, cykelstier og pladser; rengøring af ubemandede toiletter og tømning af affaldskurve på Vesterbro og i Brønshøj Husum samt drift af Brønshøj Kirkegård er udliciteret efter politisk beslutning (TMU 3. juni 2019, BR 22. august 2019) i tre kontrakter, som udløber 31. marts. 2027. Borgerrepræsentationen besluttede 7. november 2024, at driftsopgaverne skal genudbydes. Det blev desuden besluttet, at forvaltningen skal undersøge mulighederne for at inddrage socialøkonomiske virksomheder i drift af et geografisk afgrænset område i den udbudte drift, såvel som i forvaltningens egen drift. Det fremgik af indstillingen om sagen, at udbudskriterierne ville blive forelagt udvalget til godkendelse i første kvartal i 2025.

Løsning

Forvaltningen har udarbejdet en plan for konkurrenceudsættelsen af opgaver i de to bydele med forslag til tildelingskriterier for vurdering af indkomne tilbud, og for forvaltningens arbejde med inddragelse af socialøkonomiske virksomheder, herunder kriterier for udpegning af geografisk afgrænsede områder, samt udpegning af konkrete områder målrettet socialøkonomiske virksomheder. Indstillingen om udbudskriterier er udskudt i forhold til den planlagte forelæggelse i 1. kvartal 2025 for at muliggøre en samtidig orientering om arbejdet med inddragelse af socialøkonomiske virksomheder og en udvidet medarbejderinddragelse gennem MED-organisationen.

Plan for konkurrenceudsættelsen af driftsopgaver i de to bydele
I lighed med konkurrenceudsættelsen i 2020 vil opgaven blive konkurrenceudsat som et offentligt EU-udbud, hvilket betyder, at alle økonomiske aktører, der lever op til de krav der stilles vedrørende økonomisk, finansiel, teknisk og faglig formåen, kan byde ind på opgaven. Den nuværende opdeling i følgende tre selvstændige kontrakter fastholdes:

• Renhold og pleje af grønne arealer
• Renhold af vejarealer, cykelstier, pladser, ubemandede toiletter m.v.
• Renhold og pleje af Brønshøj Kirkegård

Som i 2020 udbydes kontrakterne for en periode på fire år med mulighed for at forlænge med op til 2 gange op til 12 måneder.

Tildelingskriterier med vægtning
Forvaltningen anbefaler, at tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet” justeres, så pris vægter 80 % og kvalitet vægter 20%. I 2020 var vægtningen 90% på pris og 10% på kvalitet.

Den øgede vægt på kvalitet hænger sammen med, at kvalitetskriteriet ændres. Hvor det i 2020 vedrørte kvalitet i arbejdsmiljøet, vil det i det kommende udbud omfatte kvalitetssikring af opgaveudførelsen. Baseret på erfaringer fra udbuddet i 2020 og den nuværende drift af kontrakterne har forvaltningen identificeret en række parametre vedrørende tilbudsgiveres kvalitetssikring af opgaveudførelsen, som forvaltningen vurderer, der kan konkurreres på, herunder;

• Hvordan gentagne afvigelser og mangler håndteres og forebygges,
• Hvordan et systematisk og passende tilsynsniveau hos leverandøren sikres,
• Hvordan det sikres, at leverandørens medarbejdere har de rette kompetencer
• Virksomhedens strategi(er) for fastholdelse af medarbejdere.

Forvaltningen forventer, at dette øgede fokus på kvalitetsstyring i konkurrenceudsættelsen vil understøtte en stabil drift på det aftalte kvalitetsniveau.

Konkrete krav til leverandører
Kvalitetskravene til driften er beskrevet i forvaltningens Kvalitetshåndbog, der danner grundlaget for, at de kommunale arealer, der driftes af Teknik- og Miljøforvaltningen, kan fremstå efter ensartede standarder. De gældende kravspecifikationer fastsætter den kvalitet, leverandørerne skal leve op til i driftsopgaverne i de to bydele.

I lighed med udbuddet i 2020 vil der blive stillet krav til arbejdsmiljø i overensstemmelse med gældende lovgivning, Arbejdstilsynets krav om velfærdsordninger samt i de politisk vedtagne arbejdsklausuler. Disse klausuler sikrer, at leverandørens ansatte som minimum får løn- og arbejdsvilkår, der svarer til mindstelønnen for lignende arbejde i henhold til en kollektiv overenskomst. Derudover forpligter CSR-bilaget leverandørerne til at følge FN’s verdensmål, herunder at respektere menneskerettigheder og arbejdstagerrettigheder, arbejde for bæredygtighed samt bekæmpe korruption. Yderligere arbejdsmiljøkrav, som kommunen selv opfylder, og som skal indgå som krav, kan blive identificeret i den kommende arbejdsproces, hvorefter det vil blive vurderet, hvorvidt kravet skal indgå i udbuddet.

Forvaltningen er i dialog med Københavns Kommunes CSR-team om, hvilke krav der kan stilles om sociale klausuler i hovedudbuddet og er samtidig i dialog med Odense kommune om deres erfaringer på dette område.

Plan for inddragelse af socialøkonomiske virksomheder
Forvaltningens undersøgelse af muligheden for inddragelse af socialøkonomiske virksomheder har vist, at, det ikke vil være sagligt at lægge vægt på en virksomheds juridiske konstruktion i forbindelse med udbud af en offentlig myndigheds opgaver og forvaltningen har derfor ikke hjemmel til, kun at indbyde socialøkonomiske virksomheder til at byde på udvalgte opgaver. Forvaltningen har dog mulighed for at sikre, at små- og mellemstore virksomheder, herunder socialøkonomiske, også har mulighed for at byde på opgaven, ved at designe udbuddet på en måde, som ikke udelukker disse mindre virksomheder.

Forvaltningen har gennemført en markedsundersøgelse for at identificere socialøkonomiske virksomheder, der kan varetage renhold og grøn drift og pleje på geografisk afgrænsede lokationer. I dialog med relevante virksomheder er det belyst, hvilke typer opgaver de kan påtage sig, i hvilket omfang, og hvilke udfordringer, der kan hindre deres deltagelse.

Design af udbud af to mindre områder, der også vil kunne løftes af socialøkonomiske virksomheder
For at imødekomme de erfaringer forvaltningen har indsamlet via markedsdialog med socialøkonomiske virksomheder og indenfor lovgivningens rammer, udbyder forvaltningen derfor en del af opgaven vedrørende drift og pleje af to mindre, geografisk afgrænsede områder.

Samtidigt vil de krav, der stilles til tilbudsgiverne adskille sig fra hovedudbuddet. De økonomiske og finansielle krav vil være mere lempelige, mens de tekniske og faglige krav vil være mere fleksible, mens der stadig sikres den nødvendige kvalitet i opgaveløsningen for kommunen. Derudover vil der være et krav om at begrænse brugen af underleverandører. For at fremme alle interesserede virksomheders mulighed for og interesse i at byde, vil der være behov for en fortsat markedsdialog op til offentliggørelse af udbudsmaterialet. I forlængelse af udbudsmaterialets offentliggørelse vil der være mulighed for at stille spørgsmål på vanlig vis. 

Udpegning af de konkrete, mindre områder
De geografisk afgrænsede områder skal have tilstrækkelig opgavevolumen til at sikre økonomisk bæredygtighed, herunder for en socialøkonomisk virksomhed. Samtidig må området ikke blive for stort, da det også vil udelukke en del aktører.

Konkurrenceudsættelsen af geografisk afgrænsede områder i hhv. de udliciterede bydele og i egen drift, som også vil give mening for socialøkonomiske virksomheder, stiller krav om, at der indenfor området er opgaver, der har et jævnt driftsbehov med tilbagevendende opgaver såsom renhold, bladopsamling, græsklipning, lugning og beskæring af busketter.

I udvælgelsen af områder er det vigtigt, at driftsopgaverne i videst muligt omfang skal kunne udføres manuelt eller med mindre maskinel, da det ikke kan forventes, at alle små- eller mellemstore virksomheder, herunder socialøkonomiske virksomheder har adgang til større maskiner.

Der skal tilstræbes en så enkel snitflade til den omkringliggende drift som muligt. 

Teknik- og Miljøforvaltningen har med udgangspunkt i ovenstående kriterier udpeget to geografisk afgrænsede områder inden for henholdsvis udliciteret- og egen drift, hvor forvaltningen vil have fokus på at konkurrenceudsætte opgaverne målrettet socialøkonomiske virksomheder. Hvis det mod forventning skulle vise sig, at der ikke findes relevante match mellem opgaver og leverandører herunder evt.  socialøkonomiske virksomheder, vil opgavevaretagelsen på de udvalgte lokationer blive overført til hhv. hovedudbuddet og til egen drift. Udvalget vil i givet fald blive orienteret om dette.

Forvaltningen har udvalgt nedenstående to områder, som lever op til kriterierne og som  forvaltningen vurderer vil være egnede i forhold til både opgavetyper, volumen året rundt og driftsmæssig afgrænsning. Forvaltningen har også lagt vægt på, at de valgte områder i hhv. de udliciterede bydele og i egen drift er nogenlunde lige store:

1. Brønshøjparken: Samlet driftsareal på 22.858 m2 i den udliciterede bydel Brønshøj-Husum.
2. Rødegårdsparken og Skotlandsplads: To nærliggende arealer på tilsammen 12.400m2. Indgår i dag i egen drift i bydelen Amager Øst

Medarbejderinddragelse gennem MED-organisationen
Medarbejderne har gennem MED-organisationen kvalificeret planen for udbud og for inddragelse af socialøkonomiske virksomheder. Indstillingen har være drøftet på en række møder mellem medarbejderne og ledelsen. Medarbejdernes bemærkninger er er afleveret 5. september 2025. Medarbejderne anfører, at formålet med udbuddet af opgaver i de to bydele var at benchmarke med forvaltningens egen drift og, at dette har vist sig umuligt. Medarbejderne anviser en række forslag til, hvordan udbuddet af opgaverne kan udformes, for bedre mulighed for benchmark. Desuden opfordres der til, at udbuddet af Brønshøj kirkegård skal besluttes af Kultur- og Fritidsudvalget. Og endeligt opfordrer medarbejderne til, at kvalitet, arbejdsmiljø og pris skal vægte med hver 1/3 i tildelingskriterierne.

Ledelsen skal bemærke, at der er fokus på vanskelighederne ved at benchmarke 1:1 med en privat leverandør, ikke mindst fordi der er grænser for, hvilken grad af detaljering af tilbuddet, der kan stilles krav om. Desuden bemærkes det, at både kontraktlængden på 4 år plus optioner og udformningen af tildelingskriterierne med vægtning af økonomi og kvalitet med 80:20 vurderes at give en række fordele, herunder muligheden for at udpege de økonomisk mest fordelagtige tilbud.

Medarbejdernes bemærkninger i deres helhed sammen med ledelsens uddybede kommentarer er vedlagt i bilag 2. Medarbejdernes bemærkninger har ikke givet anledning til ændring af indstillingen.

Politisk handlerum
Udvalget kan beslutte at tilbagesende indstillingen fx med ønsker om ændrede tildelingskriterier.

Økonomi

Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.

Videre proces

Når Teknik- og Miljøudvalget har godkendt indstillingen, vil forvaltningen igangsætte udbudsprocessen vedrørende driftsopgaver i Brønshøj-Husum og på Vesterbro. Forvaltningen vil fortsætte markedsdialogen med socialøkonomiske virksomheder med henblik på at finde egnede og interesserede virksomheder.

Teknik- og Miljøudvalget vil ultimo 2026 blive orienteret om, hvilke leverandører der er tildelt kontrakter.

Søren Wille

/ Rikke Skovbølling Brandt