Afrapportering af Lean-projektet i Byggeri og Bolig

Se alle bilag

Afrapportering af Lean-projektet i Byggeri og Bolig

Teknik- og Miljøudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 22. november 2006

Sager til beslutning

4. Afrapportering af Lean-projektet i Byggeri & Bolig

TMU 918/2006 J.nr. 430.0004/05

INDSTILLING

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller,

at Teknik og Miljøudvalget tager afrapporteringen af projektet samt forvaltningens vurdering af ressourcesituationen i Byggeri & Bolig til efterretning.

RESUME

Byggeri & Bolig igangsatte i 2006 et projekt om "Proceseffektivisering og serviceniveau i Byggeri & Bolig". Projektet handlede om – ved hjælp af planlægnings- og effektiviseringsmetoden Lean Administration – at skabe en bedre balance mellem Byggeri & Boligs ressourcer og arbejdsopgaver samt at fastholde Byggeri & Boligs serviceniveau. Projektet har haft særligt fokus på byggesagsbehandlingen, hvor en kraftigt forøget byggeaktivitet i byen gennem en årrække har skabt et ressourcemæssigt problem.

Grundlaget for projektet var en foranalyse udarbejdet af konsulentfirmaet Valcon, der bl.a. konkluderede, at såfremt der ikke blev gennemført Lean, var rekrutteringsbehovet i størrelsesordenen plus 20 medarbejdere, mens en succesfuld gennemførelse af Lean-projektet kunne begrænse rekrutteringsbehovet til ca. 7 medarbejdere.

Det blev på denne baggrund ved projektets start besluttet at give en tillægsbevilling til det allerede konstaterede udækkede ressourcebehov, samt at personalesituationen i Byggeri & Bolig skulle genvurderes i efteråret 2006.

Midt i projektet blev yderligere ressourcer til ansættelse af 7-8 personer bevilget, da det viste sig, at forventningerne til aktivitetsudviklingen pga. en yderligere forøget sagsmængde og -kompleksitet ikke længere var retvisende.

Projektet nærmer sig nu sin afslutning, og konsulentfirmaet Valcon, der har bistået Byggeri & Bolig i projektet, har nu udarbejdet en afrapportering.

Projektets resultatskabelse vurderes at være nået, og det vurderes endvidere, at der under nogle nærmere angivne forudsætninger ikke vil være behov for yderligere ressourcer til byggesagsbehandlingen før medio / ultimo 2007.

Byggeri & Bolig vurderer imidlertid allerede nu, at forudsætningen om uændret sagskompleksitet ikke vil holde stik.

Byggeri & Bolig vurderer endvidere, at implementering af Lean-principper og -virkemidler i høj grad har medvirket til en positiv resultatskabelse i projektforløbet. Lean har især vist sig at spille fint sammen med Byggeri & Boligs strategiske tilgang til håndteringen af byggesagsbehandlingen, der har differentieret kundefokus som et af de bærende elementer.

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Den stigende mængde byggesager i Københavns Kommune har i flere år udgjort en større og større udfordring i forhold til at kunne færdigbehandle disse i overensstemmelse med de opstillede tidsmæssige servicemål for byggesagsbehandlingen og med en for såvel borgere, politikere som myndighed tilfredsstillende kvalitet i sagsbehandlingen.

Dette har, sammenholdt med et stadig stigende krav omkring minimering af ressourcer (omstillingsbidrag), samt krav om at ressourcer fra byggesagsbehandlingen indgår i en lang række projektsammenhænge, været en udfordring i forhold til ophobning af ubehandlede sager, længere sagsbehandlingstider og deraf følgende stress blandt medarbejderne.

På baggrund heraf – samt pga. positive resultater fra et tidligere gennemført pilotprojekt – er der i 2006 igangsat og fortløbende arbejdet med et større forandringsprojekt med arbejdstitlen "Lean i Byggeri & Bolig".

Igangsættelsen af projektet blev godkendt på hhv. Bygge- og Teknikudvalgets møde d. 9. november 2005 og Borgerrepræsentationens møde d. 15. december 2005. Samtidig blev der givet en tillægsbevilling i form af et internt lån til Bygge- og Teknikudvalget – nu Teknik- og Miljøudvalget – til at imødegå det konstaterede udækkede ressourcebehov svarende til 7 personer, der ikke kunne forventes imødegået ved effektiviseringstiltag.

Igangsættelsen af og forventningerne til projektet

Projektet bygger dels på implementering af en række afprøvede virkemidler til opnåelse af en højere produktivitet gennem at fjerne spild og dels på at tilføre en række kompetencer af driftsledelsesmæssig karakter med særlig fokus på synlighed og styring. Konsulentfirmaet Valcon har bistået Byggeri & Bolig i projektets implementeringsfase i 2006.

Til grund for igangsættelsen lå bl.a. Valcons estimering af de forventede resultater af gennemførelsen af et Lean-projekt i Byggeri & Bolig. Disse er i korthed forbedret proceseffektivitet og serviceniveau i de byggesagsproducerende enheder ved udvikling af Lean-kompetencer og -værktøjer.

Specifikt er det formålet med projektet at realisere en mærkbar produktivitetsstigning i byggesagsbehandlingen i 2006 og derigennem reducere det ressourceefterslæb i Byggeri & Bolig, der er opstået som følge af det stigende sagsvolumen. Det er dokumenteret, jf. bilag 1, at der er en konstant udvikling af antallet i byggesager over de enkelte år. Fremskriver man denne udvikling ses et mønster med en stigning i størrelsesordenen 5 – 7 % p.a. Forventningen til resultaterne af projektet er, at der kan skabes en sammenhæng imellem indkomne sager, acceptabelt kvalitets- og serviceniveau, tilgængelige ressourcer og samlet proceseffektivitet.

I forbindelse med en fortsat udvikling af produktivitet og service, er det Byggeri & Boligs ønske at fastholde og videreudvikle en tilfredsstillende kundeservice over for såvel professionelle bygherrer og rådgivere som for kommunens borgere, der skal have behandlet en ansøgning om et byggearbejde. Byggeri & Bolig har derfor foretaget en tilfredshedsundersøgelse på Teknik- og Miljøforvaltningens elektroniske borgerpanel med henblik på at sikre fokus på kundeorientering som en naturlig fortsat del af Lean-projektet.

Tilfredshedsundersøgelsen konkluderer overvejende tilfredshed med KundeCenter, sagsbehandling og kontakten med Bygningsinspektoraterne. Derudover udtrykte langt størstedelen af undersøgelsens respondenter en høj grad af tilfredshed med hensyn til forståelsen af de svar, de modtager fra Byggeri & Bolig.

Tilfredshedsundersøgelsen er vedlagt som bilag 2.

Justering af ressourcerne pga. ændrede forudsætninger

Forudsætningen om størrelsen på stigningen af sagsmængden har indtil videre vist sig at holde, selvom der i foråret 2006 blev modtaget en ekstraordinært stor sagsmængde pga. en ændret lovgivning på energiområdet. Se udviklingen i antal byggesager i bilag 1.

Valcons forudsætninger om en uændret sammensætning af sagernes kompleksitet har imidlertid – som forvaltningen allerede havde forudset – ikke holdt. Således er der et stigende antal byggesager, som ikke kan behandles færdig på byggemødet, men skal underkastes en nøjere teknisk og administrativ behandling.

Ressourceanvendelsen på de mere komplekse sager blev som konsekvens heraf øget mærkbart og Byggeri & Boligs servicemål om kort / forudsigelig behandlingstid kunne dermed ikke opfyldes. Det blev endvidere bekræftet, at de mange modtagne sager i marts ville få en negativ indvirkning på sagsbehandlingstiden i en længere periode.

Situationen er nu, at gennemløbstiden på færdigbehandlede byggesager og forespørgsler inden for 30 dage indtil nu i 2006 kun har været på 72 % (og de rene byggesager kun 52%), hvor servicemålet - som blev overholdt indtil 2005 - er 80%. (Procentandelen for de rene byggesager var i 2003 75 og i 2004 77).

Hertil kommer, at en betydelig mængde forudsete opgaver med store komplekse og ressourcekrævende byggesager i løbet af efteråret 2006 og i de kommende år ikke er indregnet i ovennævnte fremskrivning af antallet af sager. Det drejer sig bl.a. om ansøgninger i forbindelse med udbygningen af bl.a. "Ørestad Syd", "Artillerivej Syd", "Nordhavn", "Carlsberg Grunden" og i forbindelse med "Billige Boliger".

På Teknik- og Miljøudvalgets møde den 7. juni 2006 blev det derfor besluttet at tilføre byggesagsområdet 7-8 nye medarbejdere med henblik på at sikre overholdelse af serviceniveauet. Samtidig blev det tiltrådt, at de hermed forbundne økonomiske merudgifter i 2006 på ca. 1.5 mill. kr. afholdes indenfor Byggeri & Boligs budget, fkt. 6.51.1.

For begge udvalgsbeslutninger var det en forudsætning, at Bygge- og Teknikforvaltningen – nu Teknik- og Miljøforvaltningen – i efteråret 2006 foretog en genvurdering af personalesituationen i Byggeri & Bolig.

Vurdering af ressourcesituationen i Byggeri & Bolig

Projektet har haft hovedfokus på Byggeri & Boligs stordrift - byggesagsbehandlingen. De 2 øvrige afdelinger Grønne Gårde og Stadskonduktørembedet indgår ikke i projektet, men det var forventningen, at de efterfølgende eller parallelt skulle udvikles ved hjælp af samme metoder og principper, såfremt dette blev besluttet efter visionsfasen.

I forhold til disse afdelinger blev der gennemført en indledende "screening". Konklusionen var, at der for Grønne Gårdes vedkommende ikke umiddelbart skulle prioriteres ressourcer fra Lean-projektet, mens der i Stadskonduktørembedet i første omgang skulle igangsættes udvalgte virkemidler i Registersektionen.

Det er derfor på nuværende tidspunkt kun relevant at foretage en vurdering af personalesituationen i Byggesagsafdelingen.

I Byggesagsafdelingen er der ved opgørelsen af antal medarbejdere ikke indregnet de stillinger, det pga. knaphed i markedet ikke har været muligt at besætte.

Valcons konklusion

Det er vurderingen, at der på nuværende tidspunkt fortsat er en ubalance mellem den faktiske personalesituation og antallet af byggesager i Byggesagsafdelingen samlet set. På trods af generelt høje og stabile produktivitetsstigninger i afdelingerne resterer der fortsat en uhensigtsmæssigt stor beholdning af ubehandlede sager i flere af afdelingerne.

Det er dog Valcons samlede vurdering, jf. bilag 3, at fortsat stram Lean-styring og fokus på stadige forbedringer, giver gode muligheder for at få afviklet en meget stor del af den sagsbeholdning, der for størstedelens vedkommende hidrører fra den ekstraordinært store sagstilgang fra marts 2006, inden 2007.

Forudsætningerne er, at stigningen i sagsmængde ligger på det forecastede niveau, at de fremskrevne effektiviseringsgevinster opnås, at afgang udover pension genbesættes, at andelen af komplekse og yderligere ressourcekrævende byggerier opgjort i forhold til det samlede antal byggesager ikke stiger yderligere, og at det lykkes Byggeri & Bolig med udgangen af 2006 at nedbringe sin sagsmængde til eller omkring driftslejet.

Med den kendte fremskrivningsmodel for antallet af sager samt for udviklingen i personalebehov og under forudsætning af en fortsat effektiviseringsgevinst fra Lean-virkemidler, konkluderes det herefter i afrapporteringen, at der ikke vil være behov for yderligere ressourcetilførsel førend sidste halvdel af 2007. Fremskrivningsmodellen er illustreret i bilag 4 med den såkaldte "modergraf". Det bemærkes hertil, at der i den viste fremskrivning af de forventede ressourcer er indlagt forudsætninger dels om løbende genbesættelse af vakante stillinger, dels om uændret økonomi.

Byggeri & Boligs supplerende konklusion

Det er Byggeri & Boligs vurdering, at implementering af Lean-principper og -virkemidler i høj grad har medvirket til en positiv resultatskabelse i projektforløbet.

Lean har spillet fint sammen med Byggeri & Boligs strategiske tilgang til håndteringen af byggesagsbehandlingen, der har differentieret kundefokus som et af de bærende elementer.

Byggeri & Bolig har gennem mange år arbejdet med en opdeling af kunderne efter deres behov.

KundeCenter - der årligt besøges af 17.000 kunder - håndterer de ikke-professionelle bygherrer med de ukomplicerede sager. Lean-tankegangen er helt parallel med grundtanken i KundeCenter, hvor vi via teknisk og juridisk vejledning sikrer en effektiv visitation og kvalitetssikring af de ukomplicerede sager. Dette princip videreføres på det daglige Byggemøde, hvor "straks-ekspedition" sikrer færdiggørelse af så mange sager som muligt, der dermed ikke belaster resten af systemet.

I Lean-projektet har vi arbejdet systematisk med at overføre de gode Lean-dyder fra Byggemødet til de lidt tungere sager, bl.a. ved etablering af et tværfagligt team, der håndterer særlige indsatsområder - f.eks. iværks ætter-projekter og tagboliger.

Den sidste målgruppe er de professionelle kunder med de store sager, hvor den strategiske tilgang er dialog gennem hele byggeprocessen fra Stjernemøde om skitseprojektet til afslutning af byggesagen.

En række af styringsprincipperne kan også her med fordel anvendes til at sikre overblik og mindske spild, men den primære nytteværdi af Lean-projektet har været at sikre frigørelse af ressourcer til denne individuelle håndtering af de store kunder, der kræver såvel kerne- som specialkompetencer.

Det er imidlertid Byggeri & Boligs vurdering, at ressourcebelastningen både som følge af den stigende sagskompleksitet for Byggeri & Bolig og som følge af det ovenfor anførte, vil være større end det, Valcons ovenfor nævnte "rene" fremskrivning af sagsmængden indikerer. Disse fremskrivninger skal naturligvis løbende overvåges og vurderes i forhold til betydning for kommende ressourcer i byggesagsbehandlingen og ikke mindst ressourcernes nødvendige kompetencer.