Drøftelse af forvaltningens betjening af Teknik- og Miljøudvalget
Indstilling
Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller over for Teknik- og Miljøudvalget,
- at forvaltningens betjening af Teknik- og Miljøudvalget drøftes.
Problemstilling
KL har i 2022 undersøgt samspillet mellem det politiske niveau og embedsværket i kommunerne (bilag 2). Undersøgelsen viser, at samspillet mellem politikere og embedsværket generelt er godt og tillidsfuldt. Undersøgelsen peger dog også på enkelte forbedringspotentialer, jf. løsning. I forbindelse med undersøgelsen har KL desuden afgivet et par yderligere anbefalinger til de kommunale forvaltningers betjening af det politiske niveau som fx at sikre tidlig inddragelse af politikerne i store og/eller komplekse sager. I forlængelse af undersøgelsen foreslår Teknik- og Miljøforvaltningen, at udvalget drøfter forvaltningens betjening af udvalget samt udvalgets arbejdsvilkår, herunder særligt KL’s anbefalinger om en tydeligere beskrivelse af det politiske handlerum og en tidlig inddragelse af det politiske niveau.
Løsning
KL’s undersøgelse tegner et positivt billede af samarbejdet mellem kommunalpolitikere og forvaltning. Desuden har kommunalpolitikerne generelt tillid til, at forvaltningen realiserer de politiske beslutninger ligesom 80 % føler, de får den bistand fra forvaltningen, som de har brug for ift. at løse deres opgaver. KL anbefaler dog øget fokus på at skitsere det politiske handlerum samt tidlig inddragelse af politikerne i komplekse sager.
Beskrivelse af det politisk handlerum
Undersøgelsen viser, at de kommunale forvaltninger leverer gode indstillinger, men flere kommunalpolitikere peger på, at forvaltningerne kan blive bedre til at tydeliggøre det politiske handlerum i sagerne.
Siden foråret 2022 har Teknik- og Miljøforvaltningen indarbejdet et afsnit om det politiske handlerum for at tydeliggøre udvalgets handlerum i den enkelte sag. I det politiske handlerum beskrives udvalgte handlemuligheder, men beskrivelsen skal ikke ses som en udtømmende liste, da der ofte vil være en lang række yderligere handlemuligheder. I udformningen af det politiske handlerum afvejer forvaltningen hensynet til på den ene side at skitsere de mest oplagte alternative løsninger og på den anden side sikre korte indstillinger.
I udvalgets intromateriale fremgår desuden det politiske handlerum inden for udvalgets ressort jf. Styrelsesvedtægt for Københavns Kommune. Forvaltningen vil fremover være opmærksom på i større omfang end på nuværende tidspunkt at vedlægge dette materiale til indstillinger, når det skønnes relevant.
- Udvalget kan drøfte, om forvaltningen i tilstrækkelig grad tydeliggør det politiske handlerum.
Ændringsforslag
Udvalget udøver i høj grad sit politiske handlerum via ændringsforslag. Forvaltningen kan forud for et udvalgsmøde vurdere bl.a. lovlighed og ressort heraf, såfremt et udvalgsmedlem ønsker dette. Processen for ændringsforslag fremgår af udvalgets kutymepapir, bilag 3 (TMU 6. februar 2023).
Med den nuværende praksis er det udvalgsmedlemmerne, der formulerer den konkrete ordlyd for ændringsforslag. Det vil dog også være muligt, at udvalgsmedlemmerne ved behov tidligere i processen tilkendegiver intentionen med ændringsforslaget, hvorefter forvaltningen formulerer et forslag på den konkrete formulering. Dette vil dog medføre øget behov for dialog mellem forslagsstiller og forvaltningen og dermed yderligere tid hertil forud for mødets afholdelse.Forvaltningen vurderer derfor, at udvalgsmedlemmerne bør indlevere sådanne ændringsforslag torsdag kl. 11 inden udvalgsmødet.
- Udvalget kan drøfte, om vurdering og dialog om ændringsforslag mellem udvalgsmedlemmer og forvaltning fungerer eller om der ønskes justeringer i betjeningen.
Tidlig inddragelse af det politiske niveau
KL anbefaler en tidlig inddragelse af det politiske niveau i store og/eller komplekse sager. De primære formater til at sikre en tidlig inddragelse af udvalget, er temamøder og oplæg under dagsordenens punkt eventuelt. Temamøder bruges særligt til at adressere større kendte sager, mens punktet eventuelt benyttes løbende efter behov.
Temamøder
Siden 2022 er der afholdt temamøder for udvalget, der som udgangspunkt har omhandlet fx en kommende strategi eller et fagområde. På møderne bliver udvalget præsenteret for status, evt. udfordringer samt politiske handlemuligheder. Temamøderne er således en mulighed for at sikre en tidlig inddragelse af udvalget på særlige områder, da udvalget kan give forvaltningen en politisk pejling af udvalgets holdning.
I 2023 har udvalget indtil videre afholdt temamøder den 6. februar om kommuneplanstrategi, 13. marts om skybrudssikring samt 8. maj om affalds- og ressourceområdet. I andet halvår 2023 er der planlagt temamøder den 2. oktober om fremtidig fjernvarmeplanlægning og forsyning med el samt den 20. november, hvor emnet endnu ikke er fastlagt.
- Udvalget kan drøfte, om temamøderne fungerer i forhold til at opnå indsigt i særlige områder inden for ressort, herunder fx om der er den rette balance mellem fagligt oplæg og plads til politiske drøftelser.
Oplæg under punktet eventuelt
På udvalgsmøderne benyttes punktet eventuelt jævnligt til at holde oplæg. Nogle oplæg er foranlediget af udvalget, der har efterspurgt en status eller viden om et specifikt område. Andre oplæg er initieret af forvaltningen, hvis der ønskes en tidlig inddragelse eller orientering af udvalget. Det er forvaltningens vurdering, at oplæg under eventuelt er et godt format til, at forvaltningen opnår en politisk pejling fra udvalget.
- Udvalget kan drøfte, om den tidlige inddragelse er tilstrækkelig, herunder om der fx er en bestemt type af sager, som udvalget ønsker en mere struktureret tidlig inddragelse i.
Antal af sager
Forvaltningen har fokus på at nedbringe antallet af indstillinger til udvalget. Dog er dagsordenen ofte lang, hvilket resulterer i mindre tid til behandling af de enkelte sager ligesom det kan være nødvendigt at udsætte sager. Dagsordenen er opdelt i hhv. A-sager og B-sager, jf. forretningsorden (bilag 4) og kutymepapiret (bilag 3). I A-sagerne sker en politisk forhandling, mens der i B-sagerne ikke forventes en politisk forhandling. B-sager er fx sager, der omfatter indtægtsbevillinger til kommunen. Udvalget har altid mulighed for at ønske at behandle en B-sag som en A-sag.
- Udvalget kan drøfte om antallet af indstillinger generelt skal forsøges reduceret. Dette kan fx ske ved, at flere sager behandles som B-sager eller sager til orientering. Hvis flere sager skal behandles som B-sager, vil forvaltningen være mere risikovillig i vurderingen af, hvilke sager der ikke forventes en politisk debat og forhandling om.
Skriftlige svar på spørgsmål stillet under udvalgsmøder
Stiller udvalgsmedlemmer spørgsmål under et udvalgsmøde, som ikke kan besvares mundtligt, udarbejder forvaltningen efterfølgende et skriftligt svar. Praksis er på nuværende tidspunkt, at svaret sendes til spørgeren samt er tilgængeligt for hele udvalget på TMU-portalen. Denne praksis forudsætter dog, at udvalgsmedlemmer er opmærksomme på at tilgå TMU-portalen, evt. i forbindelse med det overblik, der som udgangspunkt modtages hver fredag.
- Udvalget kan drøfte, om den nuværende praksis fungerer eller om alle skriftlige svar på spørgsmål stillet under udvalgsmøder skal sendes på mail til hele udvalget, samtidig med at de fortsat bliver tilgængelige på TMU-portalen.
Embedspersonsdyder og Kodeks VII
KL’s undersøgelse viser, at de administrative medarbejdere generelt føler, at de er klædt på til at arbejde i en politisk styret organisation. Dog har 60 % ikke kendskab til Kodeks VII.
Teknik- og Miljøforvaltningen tager udgangspunkt i det kodeks for regler og normer for forvaltningens rådgivning og bistand til det politiske niveau, som er vedtaget af Borgerrepræsentationen den 22. juni 2016. Kodekset tager udgangspunkt i de pligter, der antages at gælde for danske embedspersoner i almindelighed og er en parallel til et tilsvarende kodeks for ministerierne. Kodekset er baseret på anbefalingerne fra Bo Smith-udvalget, Kodeks VII.
Forvaltningen er opmærksom på den politisk betjening af udvalget og afholder i efteråret 2023 et kursus for medarbejdere i forvaltningen. Kurset skal styrke relevante medarbejderes forståelse forat arbejde i en politisk styret organisation,give indsigt i politiske beslutningsgange og arbejdsvilkår, samt øge forståelsen for, hvordan man som embedsperson kan understøtte udviklingen af det politiske handlerum (bilag 5). Forvaltningen foreslår, at 1-2 udvalgsmedlemmer stiller sig til rådighed som oplægsholdere på kurset. Her kan udvalgsmedlemmerne fortælle, hvad de lægger vægt på i den politiske betjening. Der vil være behov for udvalgsmedlemmers deltagelse fem gange á 30 min – som udgangspunkt fra kl. 15.00-15.30 jf. kursusprogrammet i bilag 5.
- Udvalget kan drøfte, om de modtager tilstrækkelig kvalificeret bistand som udvalgsmedlemmer.
Politisk handlerum
En del af forvaltningens betjening af udvalget følger af udvalgets forretningsorden og kutymepapir. Såfremt udvalget ønsker ændringer i forretningsorden eller kutymepapir, kan udvalget beslutte at få forelagt en indstilling herom. Der kan ikke træffes beslutning om selve indholdet i drøftelsen.
Økonomi
Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.
Videre proces
Når Teknik- og Miljøudvalget har drøftet sagen, vil udvalgets evaluering indgå i forvaltningens videre arbejde med at betjene Teknik- og Miljøudvalget.
Søren Wille
/ Morten Rixen
Beslutning
Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 18. september 2023
Indstillingen blev drøftet.