Revisionsberetning til årsregnskab 2022 samt opfølgning på revisionsberetning til årsregnskab 2021

Se alle bilag

Teknik-og Miljøudvalget skal tage stilling til Teknik- og Miljøforvaltningens handleplan, som er udarbejdet for at håndtere revisionsbemærkninger, der er fremkommet i den løbende revision af regnskab 2022. Derudover orienteres Teknik- og Miljøudvalget om status på allerede igangsatte handleplaner til revisionsberetning til regnskab 2021.

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

at Teknik- og Miljøforvaltningen følger de fremlagte handleplaner til revisionsbemærkninger vedrørende bilagsdokumentation og betaling af faktura i ferieperioder.
at Teknik- og Miljøforvaltningens opfølgning på handleplaner til revisionsberetning til årsregnskab 2021 tages til efterretning.

Problemstilling

Som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab for 2022, har ekstern revision (Deloitte), med bistand fra Intern Revision, foretaget revision af udvalgte områder i kommunens regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller på økonomiområdet jf. bilag 4. Københavns Kommune har fået i alt seks bemærkninger, heraf vedrører to bemærkninger alle forvaltninger. Det drejer sig områderne Bilagskontrol (rød bemærkning) og Kreditor (gul bemærkning). Forvaltningerne skal udarbejde handleplaner for at imødekomme revisionens henstillinger.

Teknik og Miljøforvaltningen har desuden udarbejdet en status på handleplaner til revisionsberetningen for årsregnskab 2021, vedrørende følgende tre revisionsbemærkninger: Nr. 3: Revision af balancen, nr. 5: Aftalecompliance indkøb og nr. 8: Igangværende anlægsprojekter.

Løsning

Som opfølgning på den løbende revision i 2022 har Teknik- og Miljøforvaltningen udarbejdet handleplaner for de to bemærkninger, der vedrører forvaltningen. Fsva. bilagskontrol bemærkes det i revisionsrapporten, at effekten af forvaltningernes handleplaner i forhold til revisionsbemærkningen sidste år, først vil være fuldt ud implementeret i slutningen af 2022, og effekten heraf reelt først vil kunne vurderes i 2023. Teknik- og Miljøforvaltningens handleplan er derfor i store træk en videreførelse af de igangsatte initiativer, men dog med et yderligere indskærpet ledelsestilsyn.

Af nedenstående tabel 1 fremgår et uddrag af de to revisionsbemærkninger og forvaltningens handleplaner. Den fulde ordlyd af bemærkningerne og handleplanerne fremgår af bilag 2 Handleplaner til løbende revision 2022.

Tabel 1. Overblik over revisionsbemærkninger og handleplaner til løbende revision 2022

Revisionsbe-

mærkning

Indhold

Resumé af handleplan

Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller

(Alle forvaltninger)

Der henstilles til, at der i forvaltningerne fortsat er ledelsesmæssigt fokus på effekten af handleplanerne, der skal sikre fyldestgørende og tilstrækkelig dokumentation for de regnskabsmæssige registreringer.

I 2022 har Teknik- og Miljøforvaltningen udarbejdet en handleplan med henblik på at følge op på dokumentationskrav jf. gældende retningslinjer.

Teknik og Miljøforvaltningen følger handleplanen, som indeholder flere indsatser, heriblandt:

-videreførelse af de månedlige interne stikprøvekontroller som blev indført i maj 2022, der følger op på efterlevelse af dokumentionskravet.
skærpet ledelsesmæssigt fokus på krav om korrekt beskrivelse af formål/deltagere i bilagsdokumentation.

Det vurderes, at effekten af forvaltningens handleplan

i forhold til revisionsbemærkningen sidste år

først vil være fuldt ud implementeret i slutningen af

2022, og effekten heraf reelt først vil kunne vurderes

i 2023. Teknik- og Miljøforvaltningen vil foretage en evaluering af effekten af de igangsatte indsatser i april 2023.

Revision af kreditor

(Alle forvaltninger)

Det henstilles til, at forvaltningerne sikrer, at håndteringen af fakturaer i Kvantum sker løbende, og at der er et øget fokus på rettidig betaling til kommunens leverandører i ferieperioder.

I forbindelse med rettidig betaling til kommunens leverandører vil det blive indskærpet op til juleferien 2022, at det er et ledelsesmæssigt ansvar at sikre rettidig betaling af leverandørfaktura, og at det også gælder ferieperioder. Dette omfatter to konkrete krav:

Medarbejdere og chefer behandler samtlige indkomne fakturaer i fakturaindbakke i Kvantum inden de afholder ferie mhp. at undgå, at fakturaer forfalder i løbet af ferien.
Krav om opsætning af stedfortræderordningen i Kvantum, hvilke kan sikre rettidig betaling, selvom flere medarbejdere er på ferie.

Det vurderes, at indsatserne i handleplanen er afsluttet inden udgangen af 2022, og at det bliver et løbende fokusområde igennem 2023 ifm. ferieperioder.

Forvaltningen har desuden udarbejdet en opfølgning på handleplaner til revisionsberetning for årsregnskab 2021. Dette fremgår af bilag 3.

Økonomi

Indstillingen har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.

Videre proces

Økonomiudvalget behandler revisionsberetningen og forvaltningernes handleplaner på mødet den 25. januar 2023, og Økonomiudvalget modtager en opfølgning på handleplanerne ultimo august 2023.

Søren Wille

/Thomas Højlt