Ekstern evaluering af KTK's implementering af Effektiviseringsplanen (År 2 - 2005)
Ekstern evaluering af KTK's implementering af Effektiviseringsplanen (År 2 - 2005)
Teknik- og Miljøudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde onsdag den 7. juni 2006
Sager til beslutning
9. Ekstern evaluering af KTK's implementering af Effektiviseringsplanen (År 2 - 2005)
TMU 338/2006 J.nr. 700.0001/03
INDSTILLING
Økonomiforvaltningen
og Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller:
at Teknik- og Miljøudvalget og Økonomiudvalget tager den anden eksterne evaluering for
året 2005 af KTK's implementering af Effektiviseringsplanen for KTK til efterretning
RESUME
Denne anden eksterne evaluering af genopretningsprocessen i KTK
fortsætter den meget positive linie fra sidste års eksterne evaluering.
Den eksterne evaluering fremhæver, at den samlede økonomiske
udvikling i KTK er positiv (fra -45 mio. kr. i 2003 og til - 11,3 mio. kr. i
2005) og følger planen, når der korrigeres for de særlige forhold, der var
gældende i 2005 for håndværksområdet samt at de forventede
effektiviseringsgevinster realiseres.
Den eksterne evaluering understreger yderligere, at de
aktiviteter, som er fastlagt i effektiviseringsplanen gennemføres professionelt
og suppleres med relevante og hensigtsmæssige andre aktiviteter, som til sammen
lægger grunden til mere langsigtede økonomiske gevinster for KTK.
Grundlaget for denne genopretningsproces er Borgerrepræsentationen
beslutning i marts 2004 (BR 152/04) af en 7-årig handlingsplan for
effektivisering af KTK (Handlingsplanen benævnes herefter Effektiviseringsplanen). Det skete på baggrund af flere års økonomiske
problemer i KTK, med et underskud i 2002 på 29 mio. kr. og i 2003 på 45 mio.
kr. Handlingsplanen blev udarbejdet af PLS Rambøll (nu Rambøll Management) og anviste
en række aktiviteter, KTK skulle iværksætte med det hovedmål, over en årrække
at opnå et positivt økonomisk resultat.
Borgerrepræsentationen besluttede som en del af vedtagelsen af
effektiviseringsplanen, at der hvert år skal gennemføres en ekstern evaluering
af handlingsplanens gennemførelse og fremdrift. Desuden besluttede
Borgerrepræsentationen, at den eksterne evaluering skal ledes af en styregruppe
bestående af Økonomiforvaltningen og Bygge- og Teknikforvaltningen, og at den
skal forelægges Bygge- og Teknikudvalget og Økonomiudvalget.
Styregruppen for KTK valgte i handlingsplanens første år at lade
KPMG Advisory gennemføre den eksterne evaluering. KPMG Advisory (nu Capacent)
er ligeledes blevet bedt om at gennemføre den anden eksterne evaluering, for at
sikre konsistens i evalueringen.
Den første eksterne evaluering blev behandlet af BTU og ØU i
sommeren 2005 i forbindelse med behandlingen af budget 2006 (BTU 344/2005 og ØU 248/2005).
Capacent har nu gennemført den anden eksterne evaluering, som dækker regnskabsåret
2005. Evalueringsrapporten er behandlet i KTK's Styregruppe, som anbefaler, at
evalueringsrapporten tages til efterretning.
Evalueringen tager både i 2004 og 2005 sigte på at besvare
følgende tre spørgsmål:
·
Er de
aktiviteter, som er beskrevet i Effektiviseringsplanen, gennemført i overensstemmelse
med planen?
·
Er
der kommet det forventede økonomiske afløb af disse aktiviteter?
·
Er
der forudsætninger for Effektiviseringsplanen, som er ændrede?
De væsentligste konklusioner i Capacents evalueringsrapport er:
-
at
effektiviseringsplanens andet år er gået planmæssigt
-
at
KTK, ud over de i effektiviseringsplanen planlagte aktiviteter, har gennemført en
række mere fremadrettede aktiviteter, fx lederudvikling.
-
at
KTK i 2005 havde et underskud, der var 4,3 mio. kr. større end budgetteret,
hvor resultatet i 2004 var et underskud, der var 12,4 mio. kr. mindre end budgetteret.
2005 resultatet skyldes væsentligst resultatet for Bygningsservice (håndværksområdet),
som havde et budgetunderskud på 11,1 mio. kr. i 2005. Set over årene 2004 og
2005 er det samlede resultat 8,1 mio. kr. bedre en forudsat i effektiviseringsplanen.
-
at
KTK fortsat har en afvigelse på over 50 % imellem oktober prognose og realiseret
resultat. Afvigelsen i 2005 kan primært henføres til usikkerheden omkring
håndværksområdets økonomiske resultat i 2005 og til en større vinteraktivitet
sidst på året.
-
at
den realiserede nettoeffekt af Effektiviseringsplanen, fratrukket Bygningsservices
underskud, var 25,4 mio. kr., og at det akkumulerede resultat af Effektiviseringsplanen
(break even) forventes at være positivt i 2009 og ikke som oprindelig forventet
i 2008. Dette er en konsekvens af Borgerrerpæsentationens beslutning om lukning
af håndværksområdet.
-
at
opmærksomheden skal henledes på, at der i forbindelse med den næste eksterne
evaluering bør foretages en vurdering af om det på sigt forventede overskud kan
vise sig at være for stort, når den eksterne omsætning ikke forventes at blive
større.
De væsentligste økonomistyringsmæssige udfordringer for KTK i 2006
bliver herefter.
-
at
fokusere på at lave mere sikre prognoser
-
at
udvikle et ressourcestyringssystem, så der kan foretages løbende kapacitetstilpasninger
Som bilag vedlægges Capacents evalueringsrapport samt selvstændigt
resumé.
KTK er
en kontraktstyret virksomhed. Som kontraktstyret virksomhed i Teknik- og Miljøforvaltningen
afholdes der to gange årligt et møde mellem forvaltningens ledelse og KTK's
ledelse. Til brug for dette møde udarbejdes der en ledelsesrapport. Ledelsesrapporten
til det netop afholdte kontraktmøde vedlægges til orientering, idet rapporten beskriver
udviklingen i KTK fra færdiggørelsen af den eksterne evalueringsrapport og til
nu.
SAGSBESKRIVELSE
Baggrund
Denne anden eksterne evaluering af genopretningsprocessen i KTK
fortsætter den meget positive linie fra sidste års eksterne evaluering, hvor
der især fremhæves loyaliteten over for gennemførslen af effektiviseringsplanen
og mængden af aktiviteter og projekter som både igangsættes, styres og
afsluttes.
Den eksterne evaluering fremhæver, at den samlede økonomiske
udvikling i KTK er positiv (fra -45 mio. kr. i 2003 og til -11,3 mio. kr. i
2005 med den samme eksterne omsætning) og følger planen, når der korrigeres for
de særlige forhold, der var gældende i 2005 for håndværksområdet, hvor
processen frem mod beslutningen om lukningen af håndværksområdet medførte en
faldende omsætning. På trods af de særlige forhold vedrørende håndværksområdet
er de forventede effektiviseringsgevinster realiseret.
Den eksterne evaluering understreger yderligere, at de
aktiviteter, som er fastlagt i effektiviseringsplanen gennemføres professionelt
og suppleres med relevante og hensigtsmæssige andre store aktiviteter, som
tilsammen lægger grunden til mere langsigtede økonomiske gevinster for KTK og
en fortsat genopretning af virksomheden.
KTK fik i regnskabet for 2002 et
uventet stort underskud på 29 mio. kr. Borgmester
Bygge- og Teknikudvalget
behandlede i august 2003 en rapport fra PLS Rambøll om de fremtidige
udviklingsmuligheder for KTK. Udvalget besluttede at følge rapportens anbefalinger
om at få belyst et effektiviseringsscenarium for KTK. En ny undersøgelse blev
derefter igangsat af Bygge- og Teknikforvaltningen.
I 2003 indberettede KTKs ledelse
et forventet regnskab for 2003 med et budgetunderskud på godt 40 mio. kr. Det
endelige resultat for 2003 blev et underskud på 45 mio. kr.
En 7- årig handlingsplan for
udvikling og effektivisering af KTK blev tiltrådt af Borgerrepræsentationen den
25. marts 2004 (BR 152/04). Handlingsplanen har som et hovedmål, at KTK
effektiviseres, således at der over en årrække opnås et positivt økonomisk
resultat. I handlingsplanen peges på en række aktiviteter, der kan imødekomme
behovet for effektivisering af KTK, og hurtigst muligt opnå økonomisk balance.
Samlet over de 7 år sigtes mod at tilvejebringe et positivt nettoresultat på 44
mio. kr. Samtidig indebar handlingsplanen, at der skulle ske en betydelig
personalemæssig tilpasning over 1-2 år.
Borgerrepræsentationen besluttede
som en del af vedtagelsen af Effektiviseringsplanen, at der hvert år skal
gennemføres en ekstern evaluering af planens gennemførelse og fremdrift, første
gang i sommeren 2005 i forbindelse med behandlingen af budget 2006. Desuden
besluttede Borgerrepræsentationen, at den eksterne evaluering skal ledes af en
styregruppe bestående af Økonomiforvaltningen og Bygge- og Teknikforvaltningen,
og skal forelægges Bygge- og Teknikudvalget og Økonomiudvalget.
Styregruppen for KTK, som består
af repræsentanter for Økonomiforvaltningen, Bygge- og Teknikforvaltningen og
KTK, har besluttet at lade KPMG Advisory (nu Capacent) gennemføre den eksterne
evaluering af Effektiviseringsplanens 1. og 2. år.
Effektiviseringsplanens
indsatsområder og aktiviteter
Effektiviseringsplanen indeholder
i alt 11 indsatsområder, som hver peger på en række aktiviteter, der tilsammen
skal sikre den ønskede udvikling i KTK.
Effektiviseringsplanens
indsatsområder er:
1.1
Kundedialog
1.2 Umiddelbar
kapacitetstilpasning
1.3 Tilpasning til
kommunalfuldmagten og core business
1.4 Ny og slankere
organisationsstruktur
1.5 Strategisk
kapacitetstilpasning
1.6 Graffitiudbud/afhændelse
1.7 Afvikling af urentable
aktiviteter
1.8 Lokale- og arealoptimering
1.9 Fravalg af tabsgivende
projekter
1.10 Centralisering af
materialeindkøb
1.14 Styringsværktøjer til
kapacitetstilpasning
Effektiviseringsplanen har
primært udpeget konkrete aktiviteter indenfor indsatsområderne for planens
første 1-2 år. De enkelte aktiviteter kan ses i selve evalueringsrapporten, der
er vedlagt som bilag.
Hovedkonklusioner fra den
eksterne evaluering af Effektiviseringsplanen år 2004
KPMG Advisory konkluderede i
evalueringen af Effektiviseringsplanens år 2004, at det første år af planen var
gået planmæssigt og at KTKs økonomiske resultat var væsentlig bedre end
forudsat, idet årsresultatet for 2004 blev på et underskud 19 mio. kr., i
forhold til et budgetteret underskud på 31,5 mio. kr.
Evalueringen af år 2004 besvarede
de tre spørgsmål, som styregruppen havde stillet, således:
·
"Er de aktiviteter, som er beskrevet i effektiviseringsplanen,
gennemført i overensstemmelse med planen?
KTK har iværksat effektiviseringsplanen i
nær overensstemmelse med planens idegrundlag og konkrete anbefalinger på
samtlige 11 indsatsområder, som identificeres i effektiviseringsplanen.
·
Er der kommet det forventede økonomiske afløb af disse aktiviteter?
Der er stort set kommet det forventede
økonomiske afløb ud af aktiviteterne – især når der henses til, at planen blev
vedtaget og dermed iværksat senere end forudsat i planen. I
effektiviseringsplanen var forventet en effektiviseringsgevinst i 2004 på 6,7
mio. kr. Det økonomiske afløb på de enkelte indsatsområder har givet en
effektiviseringsgevinst i 2004 på 5,6 mio. kr..
·
Er der forudsætninger for effektiviseringsplanen, som er ændrede?
Der er ændringer i forudsætningerne, men
de væsentligste forudsætninger for planen har holdt i 2004. Dette gælder især
forudsætningen vedr. størrelsen på den eksterne omsætning, som i 2004 stort set
svarer til den eksterne omsætning i 2003."
(Uddrag af sagsfremstilling, BTU 344/2005)
Evalueringsrapporten
fokuserede på fremdriften i implementeringen af Effektiviseringsplanen. I den
forbindelse bemærkedes det i rapporten, at en række centrale problemstillinger,
der var i fokus i 2005, ikke blev berørt i evalueringen for 2004, men kunne
forudses at få afgørende indflydelse på det videre arbejde med Effektiviseringsplanen.
Det drejede sig især om igangværende analyser om den fremtidige forretningsstrategi
for KTK's Bygningsserviceafdeling (håndværksområdet), for smedeområdet samt for
Autoværkstedet. Der er i 2005 truffet beslutning om disse områders fremtid (jf.
BR 616/05 og BR 578/05).
Den eksterne evaluering for 2004
omfattede ikke KTK's samlede økonomiske resultat for året. Dette skete via
KPMG's revisionsafdeling, som udarbejdede et revisorpåtegnet årsregnskab for
KTK 2004. Det samme er gældende for 2005.
I forbindelse med behandlingen af
den eksterne evaluering af Effektiviseringsplanens første år fandt styregruppen
ikke behov for justeringer i opfølgning og evaluering af planen.
Hovedkonklusioner
fra den eksterne evaluering af Effektiviseringsplanen år 2005
Capacent
har i april måned 2006 afleveret den anden eksterne evaluering, som vedrører
Effektiviseringsplanens gennemførelse i planens År 2 - 2005.
Ligesom
første år omfatter evalueringsrapporten fra Capacent følgende elementer:
·
Evalueringens formål og metode
·
Afvikling af Effektiviseringsplanen
·
Økonomi og effekt
·
Forudsætninger
·
Konklusion
·
Appendix
- Effektiviseringsplanens økonomi,
Aktivitetsoversigt og forudsætninger
Den eksterne evaluering af Effektiviseringsplanen har berørt
i alt 92 aktiviteter, hvoraf 73 aktiviteter indgår i evalueringen i 2004 og 46
i 2005. 27 aktiviteter indgår således både i evalueringen i 2004 og i 2005. Der
er stor variation i tyngden af de enkelte aktiviteter, og de aktiviteter, der
er omfattet af evalueringen, er valgt ud fra, om de har spillet en rolle i
KTK's arbejde med Effektiviseringsplanen i perioden.
I
evalueringsrapporten konstaterer Capacent, at KTK har gennemført et betydeligt
antal aktiviteter, og disse vurderes generelt at være gennemført
hensigtsmæssigt og smidigt. Videre lægges der i evalueringen vægt på, at ud af
de 92 aktiviteter, der indgår i evalueringen, er de 72 afsluttet igen, hvilket
ses som udtryk for at der foregår en effektiv styring af
aktivitetsgennemførelsen.
De
gennemførte aktiviteter har deres oprindelse i Effektiviseringsplanen, men der
er også sket tilpasninger undervejs. I
evalueringen for 2005 indgår således 28 aktiviteter, som KTK har suppleret
planen med.
"De anbefalinger,
der er indeholdt i effektiviseringsplanen, er efter vores opfattelse af KTK
blevet fortolket og omsat til konkrete aktiviteter. Dette er sket loyalt i
forhold til opdraget, men samtidig med en betydelig fleksibilitet i forhold til
dels opståede problemstillinger, dels de mangler, en sådan plan altid vil
have med hensyn til udstrækning og
detaljerede specifikationer." Capacent, maj 2006)
Flere
af de mere omfattende aktiviteter i 2005 forventes at kunne skabe mere varige effekter
for KTK – herunder lederudvikling, implementering af nyt ressource- og økonomistyringssystem
samt teamudvikling. Disse aktiviteter griber samtidig bredt ind i organisationen,
og har afgørende betydning for Effektiviseringsplanens realisering og KTK's
forretningsudvikling. Aktiviteterne er af meget kompleks karakter og giver
mange udfordringer ved deres implementering i organisationen, hvilket Capacent
har illustreret via case-fortællinger om 4 udvalgte aktiviteter:
·
Lederudvikling i KTK
·
Teamorganisering i KTK
·
Ressourcestyringssystemet i KTK
·
Arealanalysen
Disse
fortællinger kan læses i selve rapporten.
ØKONOMI
Det
realiserede resultat for KTK i 2005 var et underskud på 11,8 mio. kr., hvilket
er 4,3 mio. mere end det budgetterede underskud på 7,5 mio. kr. Capacent
anfører i evalueringsrapporten, at resultatet imidlertid var betydelig bedre
end prognosticeret i oktober 2005, hvor prognosen lød på -26,0 mio. kr.
Afvigelsen mellem det faktiske resultat og Effektiviseringsplanens mål finder
Capacent er begrundet i forskellige forhold, hvoraf enkelte kort nævnes
nedenfor. Disse forhold er beskrevet nærmere i evalueringsrapporten.
Afvigelsen
mellem prognosen og resultatet skyldes primært en større omsætning for Bygningsservice
og Vintertjenesten i årets sidste kvartal end forventet af KTK. Afvigelsen er
dog betydelig, og understreger ifølge Capacent nødvendigheden af, at KTK's styringsgrundlag
fortsat styrkes. Styregruppen for KTK har på denne baggrund iværksat en kvartalsvis
opfølgning på kalkuler og prognoseværktøjer.
I
lighed med 2004 omfatter evalueringen af Effektiviseringsplanen for 2005 ikke
en egentlig revision af KTK's økonomiske resultat for KTK i 2005. Dette er sket
særskilt, og revisionsprotokollat herom fremlægges TMU parallelt med denne sag
7. juni 2006
I
evalueringsrapporten er effekten af Effektiviseringsplanen opgjort særskilt,
med henvisning til de enkelte indsatsområder. Effektiviseringsplanens samlede
nettoeffekt for 2005 er opgjort til 14,2 mio. kr. Dette dækker over en
bruttoeffekt på 33,1 mio. kr., samt omkostninger på 18,8 mio. kr. ved planens
realisering. En væsentlig faktor i dette resultat er et underskud hos
Bygningsservice. Den realiserede nettoeffekt af Effektiviseringsplanen,
fratrukket Bygningsservices underskud på 11,1 mio.kr., var således 25,4 mio.
kr.
Afvigelser i Effektiviseringsplanens effekt i 2005
Nedenfor
er en oversigt over den økonomiske effekt ved Effektiviseringsplanen. Den effekt, der var forventet i 2005 indenfor
det enkelte indsatsområde som følge af Effektiviseringsplanens realisering,
sammenholdes med den realiserede effekt. Indsatsområder med betydelig afvigelse
kommenteres kort, idet der henvises til selve evalueringsrapporten for en mere
uddybende gennemgang.
Effektiviseringsgevinster
realiseret i 2005
|
Nr. |
Indsatsområde |
Effektiviserings- plan Effekt 2005 (mio. kr.)* |
Realiseret Effekt 2005 (mio. kr.)* |
|
1.1 |
Kundedialog |
0 |
-11,06 |
|
1.2 |
Umiddelbar kapacitetstilpasning |
2,79 |
10,70 |
|
1.3 |
Tilpasning til kommunalfuldmagten
|
-0,29 |
-1,35 |
|
1.4 |
Ny organisationsstruktur |
8,15 |
-1,59 |
|
1.5 |
Strategisk kapacitetstilpasning |
3,62 |
10,36 |
|
1.6 |
Graffitiudbud/afhændelse |
-2,10 |
0 |
|
1.7 |
Afvikling af urentable aktiviteter |
0,74 |
-0,21 |
|
1.8 |
Lokale- og arealoptimering |
1,25 |
-0,74 |
|
1.9 |
Fravalg af tabsgivende projekter |
11,25 |
13,70 |
|
1.10 |
Centralisering af materialeindkøb |
2,4 |
0 |
|
1.14 |
Styringsværktøjer |
1,46 |
-5,39 |
|
|
Omk. til realisering af planen |
2,50 |
-0,10 |
|
|
I alt |
26,77 |
14,32 |
* Negative beløb angiver at årsresultatet påvirkes negativt
af indsatsen.
Ad 1.1 (Kundedialog)
– Budgetunderskuddet for Bygningsservice (11,06 mio. kr.) er indeholdt i dette
punkt. I forbindelse med den politiske beslutning om lukning af Bygningsservice
med udgangen af 2005 blev det samtidig besluttet at det fremtidige budgetkrav
til KTK skulle kompenseres for de økonomiske konsekvenser ved lukningen af Bygningsservice.
Ad 1.2, 1.4 og 1.5 (Umiddelbar
kapacitetstilpasning, Ny organisation og Strategisk kapacitetstilpasning)
– Det er vanskeligt at afskille effekten af disse indsatsområder, som alle
omhandler reduktioner og udvidelser i medarbejderantallet. En samlet vurdering
af disse viser en positiv effekt, der er 4,91 mio. kr. større end forventet i
Effektiviseringsplanens forudsætning.
Ad 1.14 (Styringsværktøjer)
– Effekten af indsatsområdet styringsværktøjer omfatter i 2005 primært
omkostninger til implementering af nye værktøjer samt arbejdsprocesomstillinger,
mens der først kan forventes en positiv effekt i fuldt omfang i 2007.
Samlet
set vurderer Capacent, at Effektiviseringsplanens effekt er tilfredsstillende
for år 2005.
Effektiviseringsplanens forudsætninger
Capacent
vurderer i evalueringsrapporten at de væsentligste forudsætninger i Effektiviseringsplanen
er indfriet både i 2004 og 2005, selvom der er forskellige afvigelser ift. de oprindelige
forudsætninger. Den afgørende forudsætning om fastholdelse af omsætningen
vurderer Capacent dog som meget følsom på længere sigt, selvom Effektiviseringsplanens
resultatkrav er tilpasset i konsekvens af lukningen af Bygningsservice. Ændringer
i planens forudsætninger gennemgås i rapporten.
Forventet gevinst af Effektiviseringsplanen i årene 2006-2010
I
Effektiviseringsplanen er år 2006 det første år, hvor driftsresultatet
forventedes at være positivt. På
nuværende tidspunkt forventes for år 2006 imidlertid et underskud i størrelsesordenen
-4 mio.kr. For år 2007 forventes et driftsresultat på ca. 8 mio. kr. og resultatet
efter implementering af Effektiviseringsplanen forventes at stabilisere sig i
niveauet ca. 22 mio. kr. pr. år fra 2009.
Det
akkumulerede resultat for Effektiviseringsplanen på nuværende tidspunkt forventes
at være positivt i år 2009 (break-even). I Rambølls Effektiviseringsplan
forventedes, at det akkumulerede resultat i år 2008 vil være positivt.
Capacent
fremhæver, at det i de kommende år bliver vanskeligt at foretage en sammenligning
mellem den realiserede effekt og Effektiviseringsplanens mål. Det skyldes især,
at kompensationen ved at lukke Bygningsservice er opgjort samlet og ikke for de
enkelte indsatsområde
r.
Opsamling
Styregruppen
for KTK har behandlet den eksterne evaluering og Økonomiforvaltningen og
Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget og Økonomiudvalget
tager den til efterretning.
Teknik-
og Miljøudvalget og Økonomiudvalget vil få forelagt
den næste opfølning på den 7-årige Effektiviseringsplan for KTK medio 2007.
BILAG
Bilag 1 Evaluering af effektiviseringsplanen –
År 2 – 2005, ved Capacent, maj 2006
Bilag 2 Evaluering af
effektiviseringsplanen – År 1 – 2005. Resumé, ved Capacent, maj 2006
Bilag
3 Ledelsesrapport fra KTK forår
2006.
Claus Juhl Mette
Lis Andersen