Status på arbejdet med regelforenkling og afbureaukratisering

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller over for Sundheds- og Omsorgsudvalget,

1. at orienteringen om arbejdet med regelforenkling og afbureaukratisering i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen tages til efterretning.

Problemstilling

På baggrund af SOUs kontinuerlige politiske fokus på afbureaukratisering er SUF i gang med omstilling af den måde, der arbejdes på i forvaltningen. Fokus er på at fjerne unødige regler og eksisterende bureaukrati – men også at tilrettelægger arbejdsgange på en sådan måde, at der holdes fast i, at medarbejderne også fremadrettet kan bruge deres arbejdstid bedst muligt. Med denne sag gives en status på det videre arbejdet med regelforenkling og afbureaukratisering i SUF.

Løsning

SOU er løbende blevet orienteret om arbejdet med afbureaukratisering – og modtog senest i januar 2025 en status på implementeringen af de afbureaukratiseringsforslag som udvalget godkendte i december 2022. Konklusionen var her, at langt hovedparten af forslagene nu er implementeret.

Fokus i nærværende indstilling er to nye nedslag, der symboliserer den kulturændring i SUF, som det store arbejde med afbureaukratisering og regelforenkling også har medført.

Udvalgets store fokus og energi ind i afbureaukratiserings- og regelforenkling har lagt grundstenen til opbygningen af en kultur med fokus på effektive arbejdsgange og opmærksomhed på uhensigtsmæssigheder både internt, på tværs af Københavns Kommune (KK) og nationalt.

To aktuelle eksempler på, hvordan der arbejdes med problemstillingen i dag, kan findes hhv. på Plejehjemmet Kærbo, samt bredt i centralforvaltningen og områdekontorerne.

Frisættelse ift. dokumentationspraksis på Plejehjemmet Kærbo

Med inspiration fra arbejdet med afbureaukratisering og regelforenkling i forvaltningen har SUF og Ældreministeriet gennemført et pilotprojekt, hvor Plejehjemmet Kærbo er blevet frisat fra nogle af de gældende regler og retningslinjer vedrørende dokumentation i den daglige drift.

Formålet med frisættelsen har været at arbejde med meningsfuld dokumentation, som bl.a. kan være fritagelse fra at dokumentere borgerens mål opdelt på fastsatte blokke i Cura, men i stedet spørge mere konkret ind til borgerens ønsker til den hjælp de modtager. Frisættelsen skal gøre det nemt for personalet at vurdere borgerens sundhedstilstand samtidig med, at de støtter beboeren i at leve det liv, som giver dem mest værdi. Arbejdet med mere meningsfuld dokumentation, har afspejlet sig positivt både i Brugerundersøgelsen (BRUS), Ældretilsyn og Plejehjemmet Kærbos egne oplevede resultater. Her har beboerne meddelt, at de har følt sig mere inddraget i beslutninger om hjælpen, samt oplevet at medarbejderne forstår deres behov bedre.

Erfaringen fra projektet viser, at der på plejehjem er potentiale for at forenkle dokumentationspraksis på både sygeplejeområdet og pleje/omsorgsområdet og derved at reducere dokumentationstiden og samtidig skabe en mere meningsfuld dokumentationspraksis med høj faglig kvalitet, og mere værdi for borgeren jf. bilag 1.Forvaltningen arbejder målrettet med udbredelsen af erfaringerne fra Kærbo, og flere af initiativerne er allerede nu udbredt til andre  af kommunens plejehjem.

Principper for bedre brug af tid og ressourcer

I centralforvaltningen og områdekontorene har der siden 1. januar 2025 været arbejdet med fire principper, der skal sikre bedre brug af tid og ressourcer for administrative medarbejdere bredt i forvaltningen. Formålet har været at minimere antallet af unødvendige procedurer, give et mindre bureaukratisk arbejdsmiljø og optimere administration og arbejdsgange for at få en mere fleksibel struktur, hvor forvaltningen kan reagere hurtigt på forandringer og behov.

De fire principper er:

• Mindre papir og kortere sager – der bl.a. skal sikre bedre sager og fokus på brug af digitale muligheder.
• Effektivt samarbejde og bedre opgavefordeling – der bl.a. skal sikre ensartet opgaveløsning og øge produktiviteten.
• Smartere møde- og godkendelsesprocesser – der bl.a. skal reducere antallet af møder og sikre mere effektive mødeafholdelse.
• Tydelige og målrettede bestillinger – der bl.a. skal sikre gode processer omkring bestillinger og feedback.

Intensiveret samarbejdet med nationale aktører

Der har herudover været stort fokus i forvaltningen på at være i tæt dialog med relevante ministerier, KL og andre centrale parter ifm. både sundhedsreformen og den nye ældrelov. På den måde har forvaltningen været med til at påvirke, at der ikke udarbejdes ny lovgivning, som tager unødig tid fra borgeren og påfører kommunens medarbejdere uhensigtsmæssige og bureaukratiske arbejdsgange.

Med den kommende ældrelov, har der været stort fokus på afbureaukratisering, bl.a. i forbindelse med implementeringen af de forskellige indsatser. Her arbejdes der fx. med at slanke blokkonceptet i arbejdet med helhedsplejen og forenkle visitationspraksissen til aktivitetscentrene. Alt sammen med udgangspunkt i den enkelte ældres aktuelle livssituation og for at skabe mest muligt tid til nærvær og omsorg i plejen.  

Med sundhedsreformen mærker centralforvaltningen konkret et ryk ift. nye arbejdsgange, som potentielt kan være meget uhensigtsmæssige, grundet udfordringer med systemer, der ikke taler ordentligt sammen, men også fordi der er forskellige kulturer og logikker på tværs af kommune og region. Der er derfor stor opmærksomhed på, at overgangsperioden ikke kommer til at skabe en større bureaukratisering.

Ovenstående indsatser er konkrete eksempler på, hvordan afbureaukratisering så vidt muligt tænkes ind i alle processer. Forvaltningen gennemgår løbende eksisterende arbejdsgange, regler og processer mhp. at vurdere, om de kan forenkles, forsimples eller afskaffes.

Økonomi

Der er ingen økonomiske konsekvenser forbundet med denne sag.

Videre proces

SOU vil løbende blive orienteret og inddraget i relevant omfang fx via statussager.