Handleplan vedr. risikobaseret ledelsestilsyn

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller over for Sundheds- og Omsorgsudvalget:

1. at Sundheds - og Omsorgsforvaltningens handleplan for 2025 i rapport vedrørende risikobaseret ledelsestilsyn godkendes.

Problemstilling

I forbindelse med årsregnskabet rapporterer revisionen hvert år til Økonomiudvalget (ØU) om, hvorvidt det ledelsestilsyn, som foretages i forvaltningerne, er betryggende.

IR har siden 2017 hvert år udarbejdet en rapport om det risikobarede ledelsestilsyn i SUF. IR’s gennemgang har ikke givet anledning til bemærkninger til ledelsestilsynet. SUF’s ledelsestilsyn har dog peget på, at der i 2025 – er behov for at have fokus på området for indkøbscompliance.

Løsning

For 2025 har SUF udarbejdet en handleplan for indkøbscompliance med henblik på at opnå en højere indkøbscompliance. Handleplanen fremgår her nedenfor, men fremgår også af IR’s rapport. Forvaltningen sigter efter at opnå en compliance på ca. 80 % gennem en målrettet indsats overfor prioriterede enheder og aftaleområder.

Handleplan for indkøbscompliance

Handleplanen for 2024 videreføres, da det er ambitionen at hæve aftalecompliance betydeligt i forhold til det nuværende niveau på 61 % i februar 2025. Fokus for indsatsen blev i 2024 udvidet fra centrale centre og bydækkende enheder til også at omfatte mindre driftsenheder. SUF har i starten af 2025 styrket arbejdet med indkøbscompliance med 1 årsværk, som skal hjælpe med indkøb på forvaltningens decentrale enheder.

SUF fortsætter dermed arbejdet med at forbedre forvaltningens aftalecompliance, herunder

• Understøtte enhederne i hensigtsmæssig håndtering af indkøbsopgaven, så der købes korrekt ind gennem Kvantum, og der sikres robusthed overfor fravær og personaleudskiftninger.

   

• Understøtte de decentrale enheder i oprettelse og fornyelse af rammeindkøbsordrer og følge op på, at leverandørernes fakturaer understøtter match med indkøbsordrerne, så der opnås aftalecompliance. Det er især for aftaleleverandører af hjemmepleje, tøjvaskeordninger, arbejdsbeklædning, indkøbsordning og bleer, der er udfordringer omkring rammeindkøbsordrer, som resulterer i, at indkøbene ikke registreres med aftalecompliance, selvom der reelt indkøbes på aftale.

   

• Forstærke indsatsen for at øge aftaledækningen af forvaltningens resterende mindre indkøb. Det drejer sig dels om udbud af nye mindre kontrakter, dels om registrering af eksisterende kontrakter med efterfølgende oprettelse af indkøbsordrer i Kvantum, hvor det er forventningen, at aftaleindlæsning i Kvantum fremover vil kunne gennemføres hurtigere, så aftalerne kan nå at blive tilgængelige i Kvantum inden købene skal gennemføres.

Indsatsen vil være ledelsesmæssigt prioriteret i linjeledelsen med løbende opfølgning på møder mellem direktion og niveau 2 chefer.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser. 

Videre proces

Når handleplanen 2025 i rapport vedrørende risikobaseret ledelsestilsyn er godkendt af SOU bliver Økonomiforvaltningen (ØKF) orienteret.