Orientering om iværksatte initiativer i Borgercenter Handicap

Socialudvalget får her en status på de initiativer, der blev præsenteret på udvalgsmøde d. 15. marts 2017 i forbindelse med drøftelsen af udfordringer i Borgercenter Handicap.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget tager orienteringen om iværksatte initiativer i Borgercenter Handicap til efterretning.

Problemstilling

På udvalgsmøde d. 15. marts 2017 drøftede Socialudvalget aktuelle udfordringer i Borgercenter Handicap (2017-0112465). Udvalget blev i forlængelse heraf præsenteret for en række initiativer, som forvaltningen ville iværksætte for at imødekomme de aktuelle udfordringer:

1. Grundigt serviceeftersyn af omorganiseringen af Borgercenter Handicap

2. Indsats for bedre læringskultur

3. Handleplan for bedre arbejdsmiljø

4. Løsning af aktuelle sagsbehandlingsudfordringer

5. Ledelsesunderstøttelse

6. Økonomisk understøttelse

Det 5. og 6. spor var ikke selvstændige spor i indstillingen til Socialudvalget, men er blevet det efterfølgende. Endelig blev der etableret et genopretningsteam fra de centrale enheder, der kan støtte Borgercenter Handicap ift. ovenstående spor.

Løsning

Udvalget orienteres her om status på de igangsatte initiativer. De seks spor er beskrevet nærmere i bilag 2. I statusbeskrivelsen er for hver af de 6 spor beskrevet hvilke initiativer, der er gennemført samt hvilke, der vil blive igangsat i perioden frem til næste udvalgsorientering ultimo august 2017.

Spor 1: Grundigt serviceeftersyn af omorganiseringen

Der er indgået aftale med konsulentfirmaet Implement, som skal foretage et grundigt serviceeftersyn af omorganiseringen af Borgercenter Handicap. I samspil mellem Implement og forvaltningen er der udarbejdet et projektforløb for serviceeftersynet (vedlagt som bilag 1).

Der vil blive indhentet rådgivning fra Socialstyrelsens taskforce på handicapområdet. Forvaltningen har aftalt møde med Socialstyrelsen d. 22. juni 2017.

Implement har i maj gennemført indledende interviews med ledere, Centerrådet, Handicaprådet og Forældrerådet samt udsendt medarbejdersurvey. I juni og august afholder Implement fokusgruppeinterviews med ledere, udvalgte medarbejdere og Borgerrådgiveren og analyserer survey samt andre kvantitative data. 

Spor 2: Indsats for bedre læringskultur

Der er gennemført to workshops i maj 2017 med deltagelse af Borgerrådgiveren, repræsentant fra direktionen og ledere på forskellige niveauer i Borgercenter Handicap. Det overordnede tema har været læringskultur. Med udgangspunkt i outcome fra de to workshops er følgende igangsat:

• Klagesagsanalyse via gennemgang af en række sagsforløb samt screening af alle formalitetsklager fra 2016. Klagesagsanalysen skal bl.a. give læring ift. gennemgående kendetegn i klagerne samt forløbet i og før klagerne.

• Skalering af metoden Styrket Borgerkontakt i hele Borgercenter Handicap.

• Plan for det videre arbejde med god læringskultur - herunder en mere læringsorienteret klagesagsbehandling, løbende læringsdrøftelser samt dannelsen af en tværgående ’klagesagsgruppe’, der fremover monitorerer klager.

Indsatserne i læringssporet skal tænkes sammen med de igangværende indsatser i Borgercenter Handicap – herunder Projekt God Sagsbehandling samt sammenhæng til FOSS (Forum for Sammenhængende Sagsbehandling).

Spor 3: Handleplan for bedre arbejdsmiljø

I perioden april til juni er der fulgt op på Trivselsundersøgelsen TU17, og der er lagt planer for de videre indsatser. Herudover har områderne samt Staben fået hjælp til at udarbejde APV og gennemføre GRUS. Indsatserne planlægges i tæt samarbejde med arbejdsmiljørepræsentanter fra de forskellige områder, og Arbejdsmiljø København er inddraget de steder, det er relevant. I den kommende periode arbejdes videre med de udarbejdede planer.

Spor 4: Løsning af aktuelle sagsbehandlingsudfordringer

Borgercenter Handicap har haft en udfordring ift. pludselig udbetalingsstop i sager om tabt arbejdsfortjeneste. Der er derfor udarbejdet en ny procedure, hvor stopdatoer ændres til det 18. år. For at sikre, at der retmæssigt følges op på sagerne, (da det er et refusionsmæssigt krav), sendes der fremover ledelsesrapporter til ledelsen. Borgercenter Handicap har desuden udarbejdet produktionsplaner for de områder, der har været udfordret ift. sagsbunker og fristoverskridelse. Det drejer sig om:

• Nedbringelse af sagsbunke og frister ift. BPA og bilsager

• Nedbringelse af resterende sagsbunker på §§ 41, 42, 100 og hjælpemidler.

Af sagen om sagbsbehandlingstider, som behandles på samme udvalgsmøde, fremgår det, at det til trods herfor ikke er lykkedes at komme helt i mål på alle områder samt hvilke tiltag, der er iværksat i henhold hertil. Der vil fremover fortsat være tæt ledelsesmæssig opfølgning herpå. Herudover er der igangsat et arbejde med at ensrette processer for sagsbehandlingsskift samt gennemgå ledelsestilsyn og ledelsesinformation.

Socialforvaltningen er desuden i dialog med den Interne Revision om at lave en version II af Borgercenter Handicaps projekt ”Lettelse af sagsbehandlingen”. Projektet skal levere løsningsforslag ift. at lette sagsbehandlingen yderligere (for både borgere og sagsbehandlere).

Spor 5: Ledelsesunderstøttelse

Der er igangsat afdækning af behov for ledelsesmæssig udviklingsunderstøttelse.

Spor 6: Økonomisk understøttelse

Økonomistaben i Borgercenter Handicap understøttes ift. to temaer:

1. Klare og hensigtsmæssige økonomiske strukturer og arbejdsgange. Herunder klare styringskæder, rollefordelinger og visitationspraksis.

2. Hjælp til håndtering af aktuelle merforbrug og budgetoplæg til budget 2019.

Der er igangsat konkrete tiltag ift. de to temaer.

Genopretningsteamet

Genopretningsteamet arbejder aktivt med at understøtte sporene i handleplanen samt en række områdespecifikke udfordringer i borgercentrets enheder. Teamet har arbejdet med trivsel, ledelsessupport og styrkede sagsgange – herunder bl.a. to områdespecifikke initiativer: Et planlægnings- og et kommunikationsværktøj. Teamet vil i den næste periode fortsætte arbejde med at udvikle og understøtte de enkelte spor, og fra 1. august vil teamets medarbejdere referere til borgercentrets stabschef, så det sikres, at arbejdet integreres tæt med Stabens understøttelse af borgercentret.

Forvaltningen kan desuden oplyse, at man er i gang med at udarbejde udkast til kommissorium for det nu permanente forældreråd, som udvalget godkendte på udvalgsmøde d. 15 marts 2017.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Udvalget orienteres om næste status for de iværksatte initiativer på udvalgsmødet d. 30. august 2017.

Nina Eg Hansen          

                                             / Helle Vibeke Carstensen

Kontorchef Eva Stokbro Jensen deltog under punktets behandling.

Indstillingen blev taget til efterretning.