Forvaltningsspecifikke indsatser til fælles digitaliseringsstrategi for Københavns Kommune

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller

1. at Socialudvalget drøfter udkast til Københavns Kommunes fælles digitaliseringsstrategi 2024-2027 og afgiver eventuelle bemærkninger hertil
2. at Socialudvalget godkender Socialforvaltningens forvaltningsspecifikke indsatser med henblik på at de kommer til at indgå i Københavns Kommunes fælles digitaliseringsstrategi 2024-2027
3. at Socialudvalget tager Socialforvaltningens Digitaliseringsstrategi for 2022-2026 til efterretning

Problemstilling

Københavns kommunes fælles digitaliseringsstrategi

Den 10. januar 2023 besluttede økonomiudvalget at igangsætte arbejdet med en fælles digitaliseringsstrategi for Københavns kommune i perioden 2024-2027. Den fælles digitaliseringsstrategi skal sætte fælles retning og igangsætte indsatser for digitalisering på tværs af kommunen, så der arbejdes henimod de samme overordnede mål i alle forvaltninger, samtidig med, at der er rum for lokal oversættelse og indsatser. Udover den fælles strategi har hver forvaltning en række yderligere mål og indsatser på digitaliseringsområdet, som man arbejder med, samt en forvaltningsspecifik strategi eller handleplan, som samler disse. Forvaltningerne har også fremadrettet selv ansvar for, hvordan deres egen handleplan eller lignende skal udformes, så den både indeholder forvaltningens opgaver i relation til den fælles digitaliseringsstrategi og de mange øvrige forvaltningsspecifikke mål og indsatser på digitaliseringsområdet.
Den 23. maj 2023 behandlede økonomiudvalget udkast til Københavns kommunes fælles digitaliseringsstrategi 2024-2027 og forslag til fælles indsatser (bilag 1). økonomiudvalget godkendte i den forbindelse, at udkast til den fælles digitaliseringsstrategi sendes i høring i fagudvalgene, og at fagudvalgene anmodes om at udvælge en række forvaltningsspecifikke indsatser, der skal indgå i strategien.

Der er etableret et tæt samarbejde mellem forvaltningerne omkring arbejdet med strategien, og Digitaliseringschefkredsen og It-kredsen (har været tæt involveret. Efterfølgende blev der nedsat seks arbejdsgrupper med bred repræsentation fra forvaltningerne. Arbejdsgrupperne har kvalificeret temaerne og er kommet med forslag til de mulige fælles indsatser, der fremgår af indsatskataloget. I denne forbindelse blev det besluttet, at de forvaltningsspecifikke indsatser i

strategiens indsatskatalog skulle udpeges ifm. denne høring i de enkelte fagudvalg. Digitaliseringschefkredsen har desuden haft strategiudkastet i høring, inden det blev behandlet på IT-kredsen, Kredsen af administrerende direktører (7- dir) og økonomiudvalget i foråret 2023.

Digitaliseringsstrategien i Socialforvaltningen

Socialforvaltningens gamle digitaliseringsstrategi udløb i 2022. Med forvaltningens nye fagsystemer godt implementeret er Socialforvaltningens systemlandskab fornyet, hvilket giver en række nye muligheder. De implementerede systemer er alle fagsystemer til understøttelse af arbejdet i driften og understøtter alt fra sagsbehandling, daglig dokumentation, medicinhåndtering til overblik og styring for lederne:Samtidig er der kommet digitaliseringsstrategier på både kommunal og national plan for 2022-2026 som stiller nye krav og giver nye muligheder ifht. socialområdet, som Socialforvaltningen skal spille ind i.

Socialforvaltningen har haft fokus på, at strategien afspejler borgercentrenes behov og virkelighed – nu og i fremtiden. Derfor har forvaltningen afholdt strategiworkshops, hvor bl.a. tilbudsledere, stabschefer og nøglemedarbejdere på data, digitalisering og fastholdelse og rekruttering har deltaget. Fokus har bl.a. været på, hvordan digitalisering kan bidrage til fastholdelse og rekruttering, og hvordan de mange data vi genererer, kan bidrage til at skabe en smartere organisation.

Løsning

Udkast til Københavns kommune fælles digitaliseringsstrategi

Udkast til Københavns kommunes fælles digitaliseringsstrategi indeholder en vision og seks strategiske temaer samt et tilhørende udkast til mulige fælles indsatser (se bilag 1). Den nye fælles digitaliseringsstrategi erstatter de nuværende 2-årige digitaliseringsredegørelser for Københavns kommune og sætter fælles mål og retning på tværs af forvaltningerne for digitaliseringsområdet.

Indsatser i Københavns kommunes fælles digitaliseringsstrategi

Der udformes som bilag til den fælles digitaliseringsstrategi et samlet ndsatskatalog. Indsatskataloget kommer til at indeholde to niveauer af indsatser:

• Fælles indsatser: De indsatser, som indeholder fælles modeller, koncepter, metoder mv. der understøtter og regulerer en fælles tilgang.

• Forvaltningsspecifikke indsatser: De indsatser, som den enkelte forvaltning igangsætter på eget område.

Nye fælles eller forvaltningsspecifikke indsatser indenfor strategiens temaområder kan vedtages løbende i strategiperioden. For indsatser, der kræver ny finansiering uden for forvaltningernes egen ramme, vil sagerne skulle koordineres med processerne for Overførselssagen og Budget.

Selve opfølgningen på indsatserne i strategien vil ske én gang årligt til økonomiudvalget og to gange årligt til Digitaliseringschefkredsen og IT-kredsen. Denne opfølgning vil blive koordineret med relevante processer i forvaltningerne.

Socialforvaltningens egen digitaliseringsstrategi (kort opsummeret)

For løbende at kunne understøtte kvalitet og effektivitet i arbejdet og imødekomme udfordringerne med rekruttering og fastholdelse, har Socialforvaltningen brug for:

• At sikre et stabilt fundamentet med sikker drift og styr på IT-udstyr og devices.
• At fokusere på de eksisterende fagsystemer så de bliver effektive at arbejde med som muligt
• At sikre vi har de rette digitale kompetencer hos ledere og medarbejdere
• Aktiv brug af data som understøtter ledelsen såvel som medarbejderne, men også data der kan vise om vi er på rette vej med gevinster, indsatser, mm.
• Fokus på brugervenlige systemer for medarbejdere og ledere såvel som til borgere

Socialforvaltningen digitaliseringsstrategi kan læses i bilag 2.

Forvaltningsspecifikke indsatser til Københavns kommunes fælles digitaliseringsstrategi

Den fælles digitaliseringsstrategi indeholder 6 temaer:

1. Arbejdskraft – indsatser til at imødegå udfordringerne med arbejdskraft
2. Brugervenlighed – mere brugervenlighed i systemerne til borgerne og medarbejderne
3. Klima – bæredygtighed gennem blandt andet øget genbrug, energibesparende tiltag, mv.
4. Kompetencer – understøttelse af medarbejdernes og ledernes kompetence i en stigende digital hverdag
5. Data – fokus på mere aktiv brug af data til understøttelse af opgaveløsningen
6. Styring – effektiv og sikker IT-drift, IT-projekter, mv.

De fælles indsatser i strategien under tema 3 til 6 dækker Socialforvaltningens behov i vid udstrækning og der er ikke på nuværende tidspunkt behov for yderligere forvaltningsspecifikke indsatser på disse områder.

På tema 1 Arbejdskraft (her set primært i forbindelse med fastholdelse af medarbejdere) og 2 Brugervenlighed er der ud over de fælles indsatser specialiserede behov i Socialforvaltningen. Forvaltningen lægger derfor op til følgende fem forvaltningsspecifikke indsatser jævnfør det andet indstillingspunkt:

• Devices til medarbejdere og ledere – Tidssvarende pc’er, mobiler, mv. til medarbejdere og ledere samt wifi, mv. på lokationerne. Omfanget af økonomi som indsatsen forventes at kræve, er under afklaring.
• Sammenhæng i de administrative systemer – fokus på at lederne i driften kommer til at bruge mindre tid på administration og får mere tid til den faglige ledelse
• Servicedesign på SOFs primære fagsystem DOMUS – øget brugervenlighed og optimering af arbejdsgange i systemer
• Innovationsprojekt fra budget 2023 - Selv og medbetjening – afprøvning af tiltag der kan forenkle og afbureaukratisere borgerens digitale interaktion med forvaltningen
• Yderligere adgang til egne data - samarbejde med bl.a. Digitaliseringsstyrelsen om yderligere adgang for borgerne til deres egne data på Borgerblikket på Borger.dk

Socialforvaltningens fem specifikke indsatser er uddybet i Bilag 3.

Økonomi

Sagen har i sig selv ingen økonomiske konsekvenser. Strategiens indsatser vil kræve finansiering. I de tilfælde, hvor finansiering ikke kan findes indenfor forvaltningernes egne rammer, vil det blive håndteret ifm. Budget- og overførsels-sagerne i strategiperioden, hvor der lægges forslag til budget-ønsker, investeringscases mv. op til politisk godkendelse.

Videre proces

Efter Socialudvalget behandling af sagen, vil de forvaltningsspecifikke indsatser blive indarbejdet i indsatskataloget i den fælles digitaliseringsstrategi. Socialudvalgets evt. bemærkninger vil derudover indgå i det videre arbejde med den fælles digitaliseringsstrategi. I dette arbejde vil Digitaliseringschefkredsen og IT-kredsen blive tæt involveret.
Den endelige strategi inkl. samlet indsatskatalog med både fælles og forvaltningsspecifikke indsatser forventes forelagt økonomiudvalget til godkendelse i november 2023. Inden da forelægges den IT-kredsen og 7-dir kredsen. Der følges efterfølgende op på strategien én gang årligt, og i forbindelse med opfølgningen tager økonomiudvalget også stilling til nye indsatser under strategien for det kommende år.

Udvalget vil senere på året få forelagt en drøftelse af, hvordan Socialforvaltningen mere konkret arbejder med digitalisering.

Mikkel Boje

  /Rikke Christensen