Mødedato: 17.09.2014, kl. 13:00
Mødested: Rådhuset, stuen, værelse 8
Udbud af tøjvask for hjemmeboende borgere
Se alle bilag
Til top
Sundheds- og Omsorgsudvalget og Socialudvalget skal godkende rammerne for fælles udbud af tøjvask for borgere, der er visiteret til tøjvask efter servicelovens § 83 mellem Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Socialforvaltningen.
Indstilling og beslutning
Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Socialforvaltningen indstiller overfor Sundheds- og Omsorgsudvalget og Socialudvalget,
1. at godkende følgende rammer for udbud af tøjvask:
b. at udbuddet lokalområdeopdeles, hvilket gør det muligt også for mellemstore leverandører at byde ind.
c. at tildelingskriterierne, pris og kvalitet vægtes med hver 50 %, og at parametrene for kvalitet lever op til de skitserede minimumskrav, som anført i bilag 1.
d. At leverandøren afhenter og afleverer afhængigt af borgerens ønske inde i hjemmet eller ved hoveddør/lejlighedsdør.
e. at forvaltningerne kan tildele og indgå kontrakt med private leverandører.
2. at godkende, at udbudsmaterialet sendes i høring hos relevante interessenter inden udbudsmaterialet offentliggøres.
1. at godkende følgende rammer for udbud af tøjvask:
b. at udbuddet lokalområdeopdeles, hvilket gør det muligt også for mellemstore leverandører at byde ind.
c. at tildelingskriterierne, pris og kvalitet vægtes med hver 50 %, og at parametrene for kvalitet lever op til de skitserede minimumskrav, som anført i bilag 1.
d. At leverandøren afhenter og afleverer afhængigt af borgerens ønske inde i hjemmet eller ved hoveddør/lejlighedsdør.
e. at forvaltningerne kan tildele og indgå kontrakt med private leverandører.
2. at godkende, at udbudsmaterialet sendes i høring hos relevante interessenter inden udbudsmaterialet offentliggøres.
Problemstilling
Borgere, der ikke selv kan vaske tøj, kan ifølge servicelovens § 83, visiteres til tøjvaskeordning som en del af den praktiske hjælp, der kan ydes efter bestemmelsen.
Socialforvaltningen har ikke tidligere gennemført udbud af tøjvaskeordningen. Socialforvaltningen har i stedet, siden 2009, haft en godkendelsesmodel for tøjvaskeordninger, hvilket betyder, at kommunen skal godkende de leverandører, private som offentlige, der lever op til kommunens pris- og kvalitetskrav. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har afholdt udbud af tøjvaskeordning sidste gang i 2009. Markedet for tøjvaskeordning har udviklet sig betydeligt siden, både når man ser på antallet af leverandører og på markedsprisen. Beregninger fra 2012 viser, at Sundheds- og Omsorgsforvaltningen i gennemsnit betaler 406 kr. pr. vask og Socialforvaltningen ca. 315 kr. Frederiksberg Kommune betaler i henhold til ”frit valg databasen” 271 kr. pr. vask.
Begge forvaltninger har i dag en velfungerende tøjvaskeordning og modtager sjældent klager vedrørende ydelsen.
Den 24. april 2013 besluttede Sundheds- og Omsorgsudvalget at bemyndige Sundheds- og Omsorgsforvaltningen til at gennemføre et nyt udbud af tøjvask.
På baggrund af erfaringerne med udbud af indkøbsordninger blev sagen behandlet igen på Sundheds- og Omsorgsudvalgets møde den 24. oktober 2013, hvor blandt andet tildelingskriterierne blev drøftet.
Socialudvalget har ikke tidligere taget stilling til udbud af tøjvaskeordning, idet Socialforvaltningen først ultimo maj 2014 har påbegyndt arbejdet for at deltage i et fælles udbud af tøjvaskeordning.
Socialforvaltningen har ikke tidligere gennemført udbud af tøjvaskeordningen. Socialforvaltningen har i stedet, siden 2009, haft en godkendelsesmodel for tøjvaskeordninger, hvilket betyder, at kommunen skal godkende de leverandører, private som offentlige, der lever op til kommunens pris- og kvalitetskrav. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har afholdt udbud af tøjvaskeordning sidste gang i 2009. Markedet for tøjvaskeordning har udviklet sig betydeligt siden, både når man ser på antallet af leverandører og på markedsprisen. Beregninger fra 2012 viser, at Sundheds- og Omsorgsforvaltningen i gennemsnit betaler 406 kr. pr. vask og Socialforvaltningen ca. 315 kr. Frederiksberg Kommune betaler i henhold til ”frit valg databasen” 271 kr. pr. vask.
Begge forvaltninger har i dag en velfungerende tøjvaskeordning og modtager sjældent klager vedrørende ydelsen.
Den 24. april 2013 besluttede Sundheds- og Omsorgsudvalget at bemyndige Sundheds- og Omsorgsforvaltningen til at gennemføre et nyt udbud af tøjvask.
På baggrund af erfaringerne med udbud af indkøbsordninger blev sagen behandlet igen på Sundheds- og Omsorgsudvalgets møde den 24. oktober 2013, hvor blandt andet tildelingskriterierne blev drøftet.
Socialudvalget har ikke tidligere taget stilling til udbud af tøjvaskeordning, idet Socialforvaltningen først ultimo maj 2014 har påbegyndt arbejdet for at deltage i et fælles udbud af tøjvaskeordning.
Løsning
Det foreslås, at der udarbejdes et nyt fælles udbud mellem de to forvaltninger. Ønsket om at afholde et nyt udbud er først og fremmest økonomisk begrundet. Herudover ønskes der en fortsat harmonisering af service og kvalitet i hjemmeplejen, hvorfor udbuddet foreslås foretaget som et fællesudbud.
Lokalområdeopdelt udbud af tøjvaskeordning
Aktuelt er ca. 4.100 borgere visiteret til tøjvaskeordning i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og 800 i Socialforvaltningen. Borgerne skal, i henhold til servicelovens regler om frit valg, tilbydes mindst to leverandører at vælge imellem. Markedet for tøjvaskeordning er domineret af Delfin Vask og Berendsen Tekstilservice, der er de eneste leverandører, der aktuelt leverer tøjvaskeordning til over 1.000 borgere. De øvrige vaskerier er små eller mellemstore. Hvis Københavns Kommune skal sikre en gunstig konkurrencesituation i et kommende udbud, bør der tages højde for markedsstrukturen ved en lokalområdeopdeling, der gør det muligt, også for mellemstore leverandører at byde ind. Udbuddet tænkes derfor afholdt som et lokalområdeopdelt udbud, som også tidligere indstillet til Sundheds- og Omsorgsudvalget i april 2013. Et lokalområdeopdelt udbud indebærer, at to private leverandører i hvert lokalområde tildeles kontrakt.
Forvaltningerne har overvejet, om det kunne være en mulighed at anvende fritvalgsbeviser, men kan ikke anbefale dette af flere grunde. For det første kræver anvendelsen af fritvalgsbeviser, at borgeren selv er aktivt opsøgende for at finde en leverandør, der opfylder de krav, som kommunen stiller både til ydelsen, til de miljømæssige forhold, de sociale klausuler osv., og som vil levere ydelsen til den pris, som de valgte leverandører leverer til. Dette vil kunne være vanskeligt for de borgere, der er visiteret til hjælp til tøjvask. Derudover vil indførelse af fritvalgsbeviser medføre en øget administration for kommunen blandt andet i forbindelse med kontakt til leverandørerne, tilsyn, kontrol af regninger og afregning.
Tildelingskriterier
Sundheds- og Omsorgsudvalget har den 24. april 2013 tiltrådt en indstilling vedrørende tøjvask, hvor vægtningen af tildelingskriterierne var pris 75 % og kvalitet 25 %. På baggrund af Københavns Kommunes erfaringer fra udbuddet af praktisk og personlig hjælp i efteråret 2013, anbefales det imidlertid, at tildelingskriterierne ændres, så både pris og kvalitet vægter hver 50 %. Derved sikres, at ydelsernes kvalitet kommer til at vægte relativt højt ved valg af leverandør. Udbuddet anbefales at ske som et offentligt udbud. I et offentligt udbud vil der først blive taget stilling til, om tilbuddene er konditionelle, og om leverandørerne er egnede ud fra deres økonomiske og faglige formåen. Ved egnethedsvurderingen tages der stilling til, hvor mange områder, leverandøren kan være leverandør i, relateret til leverandørens egenkapital, og hvor mange borgere tilbudsgiverne allerede leverer tøjvaskeordning til i andre kommuner. Det er erfaringen fra andre udbud, at leverandører kan have svært ved på kort tid at opskalere markant i forbindelse med logistisk komplekse ydelser såsom tøjvaskeordning og indkøbsordning. Små leverandører tænkes derfor kun at få mulighed for at levere i få lokalområder, mens større kan levere til flere. Når egnethedsvurderingen er afsluttet, vil der blive foretaget en vurdering ud fra tildelingskriterierne. Tildelingskriterierne omfatter økonomi, kvalitet, samarbejde og implementering, jf. bilag 1.
Ændringer i forhold til Sundheds- og Omsorgsforvaltningens nuværende kontrakt på tøjvaskeområdet
Ifølge forvaltningernes forslag vil der ske tre lidt større ændringer i forhold til den nugældende kontrakt for Sundheds- og Omsorgsudvalgets område:
1) Krav vedrørende følgesedler ved indlevering og tilbagelevering af tøj udgår. De følgesedler, som borgerne i dag udarbejder, er meget mangelfulde og anvendes ikke i praksis som dokumentation. Problemer med bortkommet tøj løses på andre måder.
2) Afregningssystemet forenkles. I stedet for afregning pr. kilo afregnes leverandørerne for en gennemsnitsvask på 8 kg for enlige og 12 kg for par.
3) Krav om rulning af tøj udgår, men leverandørerne har fortsat mulighed for at levere det som en del af ydelsen eller som tilkøb.
Der er i bilag 1 gjort nærmere rede for de tre ændringer. Der foreslås ingen større ændringer i forhold til Socialforvaltningens praksis.
Det foreslås endvidere, for at udvide borgerens mulighed for frit valg, at leverandøreren, afhængigt af borgerens ønske, kan afhente og levere inde i hjemmet eller ved hoveddør/lejlighedsdør.
Sociale klausuler og arbejdstagerforhold
Københavns Kommunes retningslinjer vedrørende sociale klausuler og sikring af arbejdstagernes forhold indgår i udbudsmaterialet.
Lokalområdeopdelt udbud af tøjvaskeordning
Aktuelt er ca. 4.100 borgere visiteret til tøjvaskeordning i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og 800 i Socialforvaltningen. Borgerne skal, i henhold til servicelovens regler om frit valg, tilbydes mindst to leverandører at vælge imellem. Markedet for tøjvaskeordning er domineret af Delfin Vask og Berendsen Tekstilservice, der er de eneste leverandører, der aktuelt leverer tøjvaskeordning til over 1.000 borgere. De øvrige vaskerier er små eller mellemstore. Hvis Københavns Kommune skal sikre en gunstig konkurrencesituation i et kommende udbud, bør der tages højde for markedsstrukturen ved en lokalområdeopdeling, der gør det muligt, også for mellemstore leverandører at byde ind. Udbuddet tænkes derfor afholdt som et lokalområdeopdelt udbud, som også tidligere indstillet til Sundheds- og Omsorgsudvalget i april 2013. Et lokalområdeopdelt udbud indebærer, at to private leverandører i hvert lokalområde tildeles kontrakt.
Forvaltningerne har overvejet, om det kunne være en mulighed at anvende fritvalgsbeviser, men kan ikke anbefale dette af flere grunde. For det første kræver anvendelsen af fritvalgsbeviser, at borgeren selv er aktivt opsøgende for at finde en leverandør, der opfylder de krav, som kommunen stiller både til ydelsen, til de miljømæssige forhold, de sociale klausuler osv., og som vil levere ydelsen til den pris, som de valgte leverandører leverer til. Dette vil kunne være vanskeligt for de borgere, der er visiteret til hjælp til tøjvask. Derudover vil indførelse af fritvalgsbeviser medføre en øget administration for kommunen blandt andet i forbindelse med kontakt til leverandørerne, tilsyn, kontrol af regninger og afregning.
Tildelingskriterier
Sundheds- og Omsorgsudvalget har den 24. april 2013 tiltrådt en indstilling vedrørende tøjvask, hvor vægtningen af tildelingskriterierne var pris 75 % og kvalitet 25 %. På baggrund af Københavns Kommunes erfaringer fra udbuddet af praktisk og personlig hjælp i efteråret 2013, anbefales det imidlertid, at tildelingskriterierne ændres, så både pris og kvalitet vægter hver 50 %. Derved sikres, at ydelsernes kvalitet kommer til at vægte relativt højt ved valg af leverandør. Udbuddet anbefales at ske som et offentligt udbud. I et offentligt udbud vil der først blive taget stilling til, om tilbuddene er konditionelle, og om leverandørerne er egnede ud fra deres økonomiske og faglige formåen. Ved egnethedsvurderingen tages der stilling til, hvor mange områder, leverandøren kan være leverandør i, relateret til leverandørens egenkapital, og hvor mange borgere tilbudsgiverne allerede leverer tøjvaskeordning til i andre kommuner. Det er erfaringen fra andre udbud, at leverandører kan have svært ved på kort tid at opskalere markant i forbindelse med logistisk komplekse ydelser såsom tøjvaskeordning og indkøbsordning. Små leverandører tænkes derfor kun at få mulighed for at levere i få lokalområder, mens større kan levere til flere. Når egnethedsvurderingen er afsluttet, vil der blive foretaget en vurdering ud fra tildelingskriterierne. Tildelingskriterierne omfatter økonomi, kvalitet, samarbejde og implementering, jf. bilag 1.
Ændringer i forhold til Sundheds- og Omsorgsforvaltningens nuværende kontrakt på tøjvaskeområdet
Ifølge forvaltningernes forslag vil der ske tre lidt større ændringer i forhold til den nugældende kontrakt for Sundheds- og Omsorgsudvalgets område:
1) Krav vedrørende følgesedler ved indlevering og tilbagelevering af tøj udgår. De følgesedler, som borgerne i dag udarbejder, er meget mangelfulde og anvendes ikke i praksis som dokumentation. Problemer med bortkommet tøj løses på andre måder.
2) Afregningssystemet forenkles. I stedet for afregning pr. kilo afregnes leverandørerne for en gennemsnitsvask på 8 kg for enlige og 12 kg for par.
3) Krav om rulning af tøj udgår, men leverandørerne har fortsat mulighed for at levere det som en del af ydelsen eller som tilkøb.
Der er i bilag 1 gjort nærmere rede for de tre ændringer. Der foreslås ingen større ændringer i forhold til Socialforvaltningens praksis.
Det foreslås endvidere, for at udvide borgerens mulighed for frit valg, at leverandøreren, afhængigt af borgerens ønske, kan afhente og levere inde i hjemmet eller ved hoveddør/lejlighedsdør.
Sociale klausuler og arbejdstagerforhold
Københavns Kommunes retningslinjer vedrørende sociale klausuler og sikring af arbejdstagernes forhold indgår i udbudsmaterialet.
Økonomi
I lyset af markedsudviklingen forventes en betydelig besparelse på Sundheds- og Omsorgsforvaltningens udgifter til vaskeordning af hjemmeboendes tøj uden en forringelse af kvaliteten af ydelsen. I Socialforvaltningen forventes udbuddet at føre til en mindre reduktion eller status quo i forhold til de nuværende priser.
Videre proces
Udbudsmaterialet sendes i høring hos relevante interessenter, herunder Ældreråd, Udsatteråd og Handicapråd inden udbudsmaterialet offentliggøres. Sundheds- og Omsorgsudvalget og Socialudvalget vil blive orienteret om de modtagne høringssvar samt indholdet af udbudsmaterialet. Kontrakterne forventes indgået, så de nye leverandører kan starte den 1. marts 2015.
Katja Kayser Anette Laigaard
Katja Kayser Anette Laigaard
Beslutning
Behandling af indstillingen blev udsat til Socialudvalgets møde d. 8. oktober. 2014.