Midlertidig placering af Modtagelsen under Din Sociale Indgang

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget godkender, at borgermodtagelsen fra Matthæusgade 1 flyttes midlertidigt til Griffenfeldsgade 44.
2. at Socialudvalget godkender, at borgermodtagelsen fra Borups Allé 43 (Telehuset) flyttes midlertidigt til Griffenfeldsgade 44.

Problemstilling

Samlingen af Din Sociale Indgang for voksne borgere i Telehuset er opdelt i to faser:

• Fase 1: Samling af voksenmyndighed på 2.-4. sal
• Fase 2: Samling af borgermodtagelsen og Grib København i stuen og på 1. sal

Fase 1 er gennemført i februar 2025. Fase 2 har længere udsigter, da samlingen af en borgermodtagelse, inkl. Grib København, kræver ombygninger af den eksisterende reception i Telehuset samt etablering af væsentligt flere møde- og samtalelokaler for at kunne betjene den øgede borgertilgang, som vil være i Telehuset. Møde- og samtalelokalerne skal benyttes både af den åbne borgermodtagelse, inkl. Grib København, og til afdelingen for voksenmyndighed, hvor sagsbehandlerne afholder planlagte møder med borgere og evt. deres netværk.

Hidtil har antallet af møde- og samtalelokaler været tilpasset behovet i det tidligere Borgercenter Handicap. Med Ét SOF er de administrative medarbejdere flyttet fra Telehuset til Bernstorffsgade 17, og de øvrige myndighedsfunktioner samt modtagerfunktioner på voksenområdet placeres i Telehuset.

Ledelsen i Din Sociale Indgang har foretaget en grundig optælling af det aktuelt afholdte antal borgermøder for hver enkelt enhed, der skal samles i Telehuset. På den baggrund har Effektive Kvadratmeter i Københavns Ejendomme hjulpet med en analyse af behovet for ekstra mødelokaler. Analysen viser, at der som minimum skal etableres 29 ekstra samtalerum for at tilgodese den nødvendige fleksibilitet i planlægningen af møder med borgere. Dette svarer til ca. en fordobling af antallet af borgerhenvendelser i bygningen.

Ombygningen af receptionen og etablering af flere møde- og samtalelokaler er også nødvendig i et sikkerhedsperspektiv. Receptionen skal kunne modtage borgere med forskelligartede udfordringer, og indretningen skal derfor skabe et trygt og sikkert rum for både borgere, pårørende og medarbejdere. Dertil skal ombygningen sikre, at der placeres mødelokaler til borgersamtale på de nederste etager i Telehuset, hvor stueplan og 1. sal er tiltænkt borgeradgang.

Det er ikke hensigtsmæssigt at samle borgermodtagelsen i Telehuset i perioden, hvor ombygningen planlægges og frem til, at selve den fysiske ombygning begynder, da der ikke vil være de nødvendige faciliteter til stede i bygningen til formålet, og det vil betyde, at borgermodtagelsen skal fraflytte igen, når ombygningen påbegyndes.

Derfor indstiller forvaltningen, at borgermodtagelsen samles på en midlertidig placering, indtil lokalerne i Telehuset står klar, forventeligt ultimo september/oktober 2026. Forvaltningen samarbejder med Københavns Ejendomme om at etablere rammerne i Telehuset og gør mest muligt for at komprimere tidsplanen, så borgermodtagelsen kan flytte til Telehuset tidligere end september/oktober 2026.

Estimeret tidsplan fremgår af bilag 1.

Den midlertidig placering i Griffenfeldsgade sikrer, at Socialforvaltningen hurtigst muligt kan tilbyde en samlet modtagelse, hvor der kan arbejdes med synergier og ønsker til udvikling i borgermodtagelsen og de tilknyttede lavtærskeltilbud. For at det kan lykkes, er det nødvendigt at samle de medarbejdere, der skal løfte opgaven, på én fælles, fysisk adresse.

Løsning

For hurtigst muligt at kunne etablere én samlet fysisk borgerindgang på voksenområdet foreslår forvaltningen at samle modtagerfunktionerne fra Matthæusgade og Telehuset på Griffenfeldsgade 44. Lokalerne er blevet ledige, efter at Region Hovedstaden er fraflyttet, og Socialforvaltningens psykiatrienhed er flyttet til Telehuset. Indsatsen Grib København (tidligt forebyggende indsatser for borgere, der oplever udfordringer i deres hverdag) er allerede på adressen.

Placeringen på Griffenfeldsgade er forvaltningens bedste bud på en midlertidig placering, da der er ledig plads med en indretning egnet til formålet. Dertil har borgermodtagelsen faglig sammenhæng med Grib København, som også er en del af Din Sociale Indgang og allerede er på adressen. Når Telehuset står klar, skal Grib København flytte med dertil.

En samlet borgermodtagelse skal gøre det lettere for borgere og civilsamfundsaktører at komme i kontakt med Socialforvaltningen. I Din Sociale Indgang kan borgere i København selv henvende sig for råd og vejledning. Der er i borgermodtagelsen et stærkt fokus på hurtig afklaring i forhold til, hvilken type af hjælp eller støtte borgerne har brug for – uden lange visitationsprocesser. Grib København samarbejder allerede i dag med civilsamfundet og med Din Sociale Indgang vil denne tilgang blive udvidet.

Perioden for den midlertidige placering på Griffenfeldsgade vil også blive benyttet til at tilpasse indsatser, tilgange og samarbejdet med civilsamfundsaktører frem mod indflytningen i Telehuset. De erfaringer, forvaltningen gør sig i tiden på Griffenfeldsgade, vil blive brugt til at kvalificere den fremtidige indretning og udnyttelse af Telehuset.

Samtidig med at stuen og 1. sal i Telehuset bliver ombygget, vil der fortsat være en mindre reception til at tage imod de borgere, der møder frem til planlagte møder med deres sagsbehandler som del af voksenmyndighedsområdet. Derfor skal ombygningen af stuen og 1. sal også tage de nødvendige hensyn hertil.

Når ombygningen af Telehuset er gennemført, vil Socialudvalget få forelagt en ny indstilling vedrørende flytning af borgermodtagelsen til den permanente placering på Telehuset.

Sagen er behandlet på HovedMED den 30. april 2025, hvor der var opbakning til indstillingen. Bemærkningerne til indstillingen fra HovedMED er vedlagt som bilag.

Økonomi

Samlingen af borgermodtagelsen indebærer udgifter til flytning fra henholdsvis Matthæusgade 1 og Telehuset til Griffenfeldsgade 44. Socialforvaltningen er i færd med at indhente et tilbud fra Københavns Ejendomme på at planlægge og effektuere flytningen.

Huslejeudgifterne for Griffenfeldsgade 44, Bygning 1, stuen beløber sig i perioden 15. maj 2025 – 1. oktober 2026 til ca. 900.000 kr.

Udgifterne til flytning og husleje på Griffenfeldsgade 44, Bygning 1, stuen vil blive afholdt inden for forvaltningens pulje til uforudsete udgifter og vil derfor ikke belaste driftsøkonomien for Din Sociale Indgang.

Politisk handlerum

Hvis indstillingen ikke godkendes, vil det betyde, at Din Sociale Indgang først kan samles den 1. oktober 2026.

Det vil samtidig betyde, at forvaltningen skal finde en anden midlertidig placering til den del af borgermodtagelsen, der er placeret på Matthæusgade 1, da Socialforvaltningen har opsagt dette lejemål og skal være fraflyttet senest 1. juli 2025.

Videre proces

Hvis Socialudvalget godkender indstillingen, vil forvaltningen iværksætte en midlertidig samling af borgermodtagelsen på Griffenfeldsgade 44. Forvaltningen vurderer, at en samling kan være gennemført senest den 1. juni, da lokalerne på Griffenfeldsgade står klar, og da der er tale om en forholdsvis enkel flytterokade.