Intern Revisions særlige undersøgelse om kontrol og tilsyn med økonomien i Driftsfonden Mændenes Hjem

Resumé

Socialudvalget orienteres om Intern Revisions særlige undersøgelse af Mændenes Hjems økonomi for 2023 og 2024. Intern Revision har udarbejdet to rapporter: Én rapport med fokus på Socialforvaltningens kontrol og tilsyn med Mændenes Hjem (bilag 1) og én rapport med fokus på Mændenes Hjems administration af de økonomiske aftaler i driftsoverenskomsten med Københavns Kommune (bilag 2).

Den særlige undersøgelse om Socialforvaltningens kontrol og tilsyn med Mændenes Hjem (bilag 1) viser, at Socialforvaltningens kontrol og tilsyn på flere områder har været mangelfuld, og at der er behov for, at forvaltningen retter op på en række forhold. Socialforvaltningen har udarbejdet en handleplan (bilag 3), der skal rette op på de beskrevne fejl og mangler. Socialudvalget skal godkende forvaltningens handleplan.

Den særlige undersøgelse om økonomien i Mændenes Hjem (bilag 2) viser, at Mændenes Hjem udgør en koncernlignende konstruktion med sammenfald i bestyrelsen og den øverste administrative ledelse, der øger risikoen for interessekonflikt og usaglige hensyn i økonomiske dispositioner. Intern Revision har identificeret en række væsentlige forhold i Mændenes Hjems regnskaber, der vurderes at have betydning for Mændenes Hjems regnskabsaflæggelse og overholdelsen af meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt øvrige indgåede aftaler og sædvanlig praksis.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget tager revisionsrapporterne om Socialforvaltningens kontrol og tilsyn (bilag 1) og økonomien i Mændenes Hjem (bilag 2) til efterretning.
2. at Socialudvalget tager Mændenes hjems bemærkninger til revisionsrapporten til efterretning (Bilag 3)
3. at Socialudvalget godkender forvaltningens handleplan for det videre forløb (bilag 4).

 

Problemstilling

I Socialforvaltningens opfølgning på Mændenes Hjems regnskabsaflæggelse for 2023 og 2024 er der opstået tvivl om dels lovligheden ved nogle af Mændenes Hjems regnskabssaldi, og dels sammenhængen mellem Mændenes Hjems budgettering og de politiske bevillinger og driftsoverenskomsterne med Københavns Kommune. På den baggrund har Socialforvaltningen – på vegne af Socialudvalget – i februar 2025 henvendt sig til Revisionsudvalget med en anmodning til Intern Revision om at foretage en særlig undersøgelse af Mændenes Hjems økonomi. Resultaterne heraf foreligger nu i form af to rapporter, som Intern Revision har forelagt Revisionsudvalget og sendt til direktionen i Socialforvaltningen:

1. Særlig undersøgelse – Kontrol og tilsyn med økonomien i Mændenes Hjem, der undersøger roller og ansvar i samarbejdet med Mændenes Hjem (bilag 1)
2. Særlig undersøgelse – Økonomien i Mændenes Hjem, der undersøger finansiel revision, juridisk-kritisk revisionen og god offentlig økonomistyring (bilag 2)

Særlig undersøgelse af Socialforvaltningens kontrol og tilsyn med økonomien i Mændenes Hjem (bilag 1)

Intern Revision konkluderer, at den udførte kontrol og tilsyn med økonomien i Driftsfonden, som Socialforvaltningen har foretaget, på flere områder har været mangelfuld og har identificeret væsentlige forhold vedrørende seks områder, der vurderes at have betydning for regnskabsaflæggelsen og/eller for overholdelsen af meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. De seks områder vedrører følgende: 

1. Budgetudmelding
2. Merforbrug og lån ydet til dækning heraf
3. Huslejestigning fra november 2024
4. Administrationsomkostninger i takstberegninger
5. Manglende afstemning af balancekonti
6. Tilskud til sprøjter og kanyler

 

Socialforvaltningen har forholdt sig til de fejl og mangler, Intern Revision fremhæver i deres rapport og har udarbejdet en handleplan (bilag 4), der retter op på de identificerede fejl og mangler. Socialudvalget skal godkende forvaltningens handleplan.

Særlig undersøgelse af Mændenes Hjems administration af økonomiske aftaler (bilag 2)  
Mændenes Hjem omfatter Ejendomsfonden Mændenes Hjem og Driftsfonden Mændenes Hjem. Driftsfonden har driftsoverenskomst med Københavns Kommune, og rapporten omhandler alene driftsfonden administration af driftstilskud og bevillinger, herunder om forskellige krav i driftsoverenskomsten er overholdt.

Intern Revision vurderer, at organiseringen af Mændenes Hjem i de to fonde bør anses for at indgå i en koncernlignende konstruktion, selvom de ikke i selskabsretlig forstand er en del af en koncern. Der er særligt to forhold ved Mændenes Hjem, der gør, at Intern Revision vurderer, at deres koncernlignende konstruktion øger risikoen for interessekonflikt og herunder usaglige hensyn i økonomiske dispositioner fondene imellem:

1. Samhandel mellem fondene: Intern Revision konkluderer, at der var samhandel mellem Ejendomsfonden og Driftsfonden for samlet 8,7 mio. kr. i 2024. Ud over udlejning af Lille Istedgade 2, hvor både Ejendomsfonden og Driftsfondens forskellige tilbud har til huse, har Ejendomsfonden også indtægter fra Driftsfonden vedr. administrationsvaretagelse, et tøjprojekt og et beskæftigelsesprojekt. Herudover har Ejendomsfonden stillet en tidsbegrænset underskudsgaranti på 4 mio. kr. til Driftsfonden.
2. Sammenfald i bestyrelses- og lederkreds: Bestyrelsen i Ejendomsfonden og bestyrelsen i Driftsfonden består hver af fem medlemmer, hvor forpersonen for Ejendomsfonden er bestyrelsesmedlem i Driftsfonden og forpersonen for Driftsfonden er bestyrelsesmedlem i Ejendomsfonden. For de øvrige medlemmer af de to fonde er der ikke sammenfald. På direktørniveau er der ligeledes sammenfald mellem de to fonde, hvor direktørens ansættelse er delt med 1/3 til Ejendomsfonden og 2/3 til Driftsfonden.

For Driftsfonden Mændenes Hjem har Intern Revisions gennemgang af regnskaberne identificeret fire væsentlige forhold, der vurderes at have betydning for regnskabsaflæggelsen og overholdelse af bevillinger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler. De identificerede forhold er følgende:

1. Overskridelse af bevillinger

Den manglende bevillings-/budgetoverholdelse i 2023 og tidligere år har medført et akkumuleret merforbrug på ca. 7,0 mio. kr. svarende til ca. 9% af det samlede budget for Driftsfonden Mændenes Hjem. Intern Revision konkluderer, at det er Driftsfondens ansvar at sikre budgetoverholdelse og, med henvisning til driftsoverenskomsten, at overskridelse af budgettet ikke må ske uden forudgående godkendelse og tillægsbevilling fra Borgerrepræsentationen. Det er ikke sket i forhold til det akkumulerede merforbrug.

Det akkumulerede merforbrug er finansieret ved at optage et rentefrit lån på ca. 7,0 mio. kr. hos Københavns Kommune, som afdrages lineært over 6 år fra og med 2025.

2. Husleje vedrørende Lille Istedgade

I rapporten fremhæver Intern Revision, at Ejendomsfonden i november 2024 hævede huslejen for Driftsfonden med ca. 100 pct. fra 1,8 mio. kr. årligt til 3,7 mio. kr. årligt. Af lejekontrakten fremgår blandt andet, at ændring af lejevilkår skal godkendes af Københavns Kommune, lige som det af driftsoverenskomsten bl.a. fremgår, at den fastsatte leje ikke kan ændres af tilbuddet. Intern Revision vurderer således, at huslejestigningen er i strid med bestemmelserne i driftsoverenskomsten, ligesom det vurderes, at bestyrelsen i Driftsfonden ikke har levet op til Finansministeriets vejledning om ”God adfærd i det offentlige”. Vejledningen ”God adfærd i det offentlige” har til formål til at formidle en række af de grundlæggende regler og principper som gælder i den offentlige sektor.

3.Udgifter til administration

Intern Revision konkluderer, at der ikke foreligger dokumentation for prissætningen af de enkelte ydelser i administrationsaftalen, hvorfor det ikke er muligt at vurdere, om den ydelse, Ejendomsfonden leverer vedr. administration af Driftsfonden, foregår på markedsmæssige vilkår. Da Driftsfonden er finansieret af offentlige midler, er de omfattet af udbudsloven. Derfor henstiller Intern Revision, at administrationsopgaven konkurrenceudsættes, så det sikres, at ydelsen afregnes på markedsmæssige vilkår.

Derudover konstaterer Intern Revision, at Driftsfonden betaler husleje for det samlede areal på Lille Istedgade 2. Ejendomsfondens ansatte har væsentligst til huse på Lille Istedgade 2, men Ejendomsfonden har ingen udgifter til lokaludgifter m.v.  Derfor burde Driftsfondens husleje være reduceret med Ejendomsfondens andel heraf.

Udgifter vedrørende tøjprojekt Intern Revisions vurderer, at udgiften til tøjprojektet burde være godkendt af Socialforvaltningen i overensstemmelse med driftsoverenskomsten, idet det ikke umiddelbart kan anses for en sædvanlig udgift. Intern Revision vurderer, at forholdet omkring tøjprojektet medfører en risiko for, at Socialforvaltningen hjemtager statsrefusion i strid med reglerne.

Mændenes Hjem har afgivet bemærkninger til revisionens kritik, jf. bilag 3. Mændenes Hjems bemærkninger har ikke givet anledning til, at Intern revision har revideret deres konklusioner.

Løsning

Forvaltningen har taget de seks anførte kritikpunkter i rapporten om Socialforvaltningens kontrol og tilsyn med Mændenes Hjems økonomi (bilag 1) til efterretning. Enkelte forhold kan forvaltningen ikke rette op på, da Mændenes Hjem har opsagt den tidligere gældende driftsoverenskomst med Københavns Kommune pr. 31. maj 2025. Der er indgået ny driftsoverenskomst med Mændenes Hjem vedr. stofindtagelsesrummene, H17 og Skyen. De øvrige tilbud under Mændenes Hjem – Café Klare, Den Runde Firkant og Kontaktstedet – vil fremover være omfattet af kommunens tilskudsområde, mens botilbuddene (servicelovens § 107, § 108 og § 110) er blevet omdannet til private tilbud under Mændenes Hjem.

I efterfølgende afsnit er de seks kritikpunkter kort beskrevet med tilhørende afklaring af forvaltningens videre proces, herunder handleplan for de punkter, hvor det er relevant.

1. Budgetudmelding 

Intern Revision konkluderer, at Socialforvaltningens budgetmodel ikke er blevet anvendt ved budgettildelingen til driftsudgifterne. Ved budgettildelingen i 2023 og 2024 har Socialforvaltningen valgt ikke at bruge budgetmodellen, da det ville have betydet lavere tilskud til Mændenes Hjem. Intern Revision vurderer, at budgettet bør opdeles på et mere detaljeret niveau, hvortil der skal ske regnskabsaflæggelse og afvigelsesforklaringer.

 Socialforvaltningen har ikke brugt budgetmodellen til udmøntning af budgetter til botilbud på Mændenes Hjem, hverken i 2023 eller 2024. Det skyldes begge år, at budgetmodellen ville have reduceret Mændenes Hjems bevilling til botilbud, og det vurderede Socialforvaltningens ledelse ikke var hensigtsmæssigt i lyset af den økonomiske anstrengte situation hos Mændenes Hjem. Derudover vil Socialforvaltningen gennemgå den måde, der udmeldes budget på – og den måde, der følges op på og aflægges regnskab – for alle selvejende institutioner mhp. en effektiv og transparent budgetudmelding, -opfølgning og regnskabsaflæggelse. 

Socialforvaltningen vil ligeledes undersøge de selskabskonstruktioner, der kendetegner de aktører, forvaltningen indgår driftsoverenskomster med for at vurdere, om der er tale om koncerner i selskabsretlig forstand, eller om der er tale om en koncernlignende konstruktion

     2. Merforbrug og lån ydet til dækning heraf

Intern Revision konkluderer, at det rentefrie lån, som Socialforvaltningen har ydet til Mændenes Hjem på ca. 7 mio. kr. i 2024, er i strid med kommunestyrelsesloven og kommunes bevillingsregler, da forvaltningen ikke har søgt og indhentet en bevilling til lånet fra Borgerrepræsentationen.

Da Mændenes Hjem og Socialforvaltningen har opsagt driftsoverenskomsten med virkning fra den. 31. maj 2025, er der indgået følgende aftaler vedrørende afvikling af lånet. Lånet er forholdsmæssigt opdelt i forhold til bevillinger, hvilket betyder, at der for stofindtagelsesrummene H17 og Skyen er aftalt en afviklingsperiode på 6 år fra 2025. Den resterende gæld forfalder til fuld indfrielse i forbindelse med driftsoverenskomstens ophør.  

Socialforvaltningen vil i løbet af efteråret 2025 udarbejde en indstilling til Socialudvalget og Borgerrepræsentationen om at indhente en bevilling til lånet samt sikre, at det bliver optaget korrekt i kommunens regnskab. Forvaltningen vil fremover sikre, at lån alene ydes, hvis der er givet bevilling hertil af Borgerrepræsentationen.

3. Huslejestigning fra november 2024

Intern Revision konkluderer, at den huslejeregulering, som Ejendomsfonden har meddelt Driftsfonden, er i strid med driftsoverenskomsten. Socialforvaltningen var blevet varslet skriftligt med 14 dage frist for indsigelser. Socialforvaltningen var ikke opmærksomme på, at man efter driftsoverenskomsten kunne have modsat sig huslejestigningen.

Det er Socialforvaltningens juridiske vurdering, at den varslede huslejestigning er gældende, selvom forvaltningen ikke eksplicit har godkendt den, idet forvaltningen ikke gjorde indsigelser i forbindelse med Mændenes Hjems varsling. Socialforvaltningen var ikke tilstrækkeligt bevidst om bestemmelserne i lejekontrakten og kravet om, at en huslejestigning skulle godkendes af Københavns Kommune. Det er en fejl, at forvaltningen ikke reagerede på den varslede huslejestigning og gjorde indsigelser mod den.

Huslejestigningen (udover den almindelige regulering) er på 1.829 t.kr. eller 100% af den hidtidige leje, hvorefter den årlige leje udgør 3.657 t.kr. eller 1.350 kr. pr. m². Der henvises i øvrigt til rapporten Økonomien i Mændenes hjem (bilag 2, side 4), hvor Mændenes Hjem kritiseres for deres håndtering af huslejereguleringen.

Socialforvaltningen tager Intern Revisions kritik af forvaltningens manglende reaktion på den varslede husleje til efterretning. Da Mændenes Hjem og Socialforvaltningen har opsagt driftsoverenskomsten med virkning fra 31. maj 2025, har forvaltningen ikke mulighed for at rette op på de forhold, som revisionen kritiserer.

Det bemærkes, at stofindtagelsesrummet H17 bor til leje i et kommunalt lejemål på Halmtorvet 17. Her fastsætter kommunen således selv huslejen. De øvrige tilbud under Mændenes Hjem i Lille Istedgade bor til leje hos Ejendomsfonden, hvor Ejendomsfonden fastsætter husleje, dog med forudsætning om, at Københavns Kommune og Driftsfonden godkender en stigning, jævnfør lejekontrakten og driftsoverenskomsten, som også beskrevet ovenfor.

4. Administrationsomkostninger i takstberegninger

Intern Revision konkluderer, at de samlede administrationsomkostninger, som indgår i Socialforvaltningens takstberegning, ikke er tilstrækkeligt dokumenteret i forhold til ydelsens indhold og prissætning heraf. Intern Revision henstiller, at Socialforvaltningen skal sikre præcision og gennemsigtighed ved at kunne dokumentere, at udgifterne er et udtryk for de faktiske omkostninger.

Der henvises i øvrigt til rapporten Økonomien i Mændenes hjem (bilag 2), hvor Mændenes Hjem kritiseres for deres håndtering af huslejereguleringen.

Socialforvaltningen vil gennemgå den godkendelsespraksis for administrationsomkostninger, der gælder for selvejende institutioner med driftsoverenskomst mhp. at sikre den præcision og gennemsigtighed, som skal være for alle institutioners omkostningsopgørelser.

5. Manglende afstemning af balancekonti

Intern Revision konkluderer, at balancekontiene i kommunens regnskab ikke er afstemt vedr. Mændenes Hjem.

Socialforvaltningen har ikke kunnet afstemme balancekonti vedrørende Mændenes Hjem rettidigt, grundet de konstaterede mangler i Mændenes Hjems regnskaber for 2023 og 2024. Da der er rettet op på de regnskabsmæssige fejl og mangler, har Socialforvaltningen afstemt alle balancekonti inden udgangen af juni 2025.

Ligeledes har der, jf. punkt 2 om lån ydet til Mændenes Hjem, været et udestående på kommunens finansposter vedr. det interne lån. Dette vil der blive rettet op på i forbindelse med ansøgning om bevilling af lånet.

6. Tilskud til sprøjter og kanyler

Intern Revision konkluderer, at Socialforvaltningen ikke har dokumentation for, at tilskud til sprøjter og kanyler er anvendt i overensstemmelse med meddelte bevilling, herunder forvaltningens tilskudsbetingelser og kommunens generelle regler for udbetaling og kontrol af tilskud. Socialforvaltningen vil bede Mændenes Hjem om at udarbejde regnskaber for de udbetalte tilskud i 2023 og 2024 og dermed sikre dokumentation for, at tilskuddene er anvendt i overensstemmelse med de bevilligede formål.

 Forvaltningen vil fremover sikre, at de gældende tilskudsbetingelser for udbetaling og kontrol af tilskud vil blive efterlevet fremadrettet.

 

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Politisk handlerum

Revisionsprocessen i Københavns Kommune stiller krav om, at der skal udarbejdes en handleplan på baggrund af revisionens anbefalinger, der skal godkendes af det relevante fagudvalg. Socialudvalget kan vælge at stille forslag til udvidelse af de foreslåede handleplaner – eller at tage dele af dem ud.

Videre proces

Revisionsprocessen i Københavns Kommune stiller krav om, at handleplaner, der er udarbejdet til bemærkninger i særlige undersøgelser. Socialforvaltningen vil gå i gang med at implementere handleplanen med henblik på de seks kritikpunkter, som Intern Revision har opstillet. I december 2025 vil Socialudvalget få en status på forvaltningens handleplan. I forlængelse af Socialudvalgets godkendelse af handleplanen vil der blive taget initiativer med henblik på at imødekomme Intern revisions kritikpunkter.

 

Katrine Ring

/ Anders Johannes Kristensen