Kriterier for udbud af drift af Hafnia-Hallen fra 2026

Indstilling

Kultur-, Fritids- og Borgerserviceforvaltningen indstiller,

1. at Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget godkender udvælgelseskriterier og tilbudskriterier for Hafnia-Hallen jf. bilag 1.

    

2. at Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget godkender, at Hafnia-Hallen udbydes for en periode på fire år.

    

3. at Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget godkender, at aftalen vil indeholde vederlagsfri brugsret og et tilskud på 5,1 mio. kr. (2026 p/l) årligt til drift af Hafnia-Hallen.

Problemstilling

Drift af idrætsfaciliteter er en lovlig kommunal opgave og derfor ikke i sig selv udbudspligtig. Hvis værdien af kontrakten er under tærskelværdien på. Ca. 40,3 mio. kr., kan udbuddet foregå udenfor koncessionsdirektivet, hvilket giver mulighed for at have mere kvalitative kriterier.

Driften af Hafnia-Hallen i Valby Idrætspark har siden dens åbning i 2018 været varetaget af ekstern aktør fundet gennem frivillige udbud.

Den gældende aftale om drift af Hafnia-Hallen med I/S Hafnia-Hallen udløber med udgangen af 2026.

Løsning

Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget skal godkende, at drift af Hafnia-Hallen sendes i udbud for perioden 2027-31, herunder godkende kriterier for udvælgelse og tildeling og årligt tilskud til drift af Hafnia-Hallen i perioden.

Forvaltningen har udarbejdet forslag til udvælgelseskriterier og tilbudskriterier, som budgivere vil blive vurderet ud fra. Med udgangspunkt i forvaltningens forslag til udbud af Hafnia-Hallen vil den årlige værdi udgøre i alt knap 7 mio. kr., som udgøres af vederlagsfri brugsaftale og udbetalt tilskud. Over en periode på fem år vil dette udgøre et samlet tilskud på knap 35 mio. kr. Hertil kommer aktørens mulighed for at generere indtjening fra accessorisk virksomhed, bortforpagtning og udlejning af midlertidig overskudskapacitet.

De retlige rammer for udbud er beskrevet i bilag 2.

Udvælgelseskriterier og tildelingskriterier

Forvaltningens forslag til udvælgelseskriterier og tildelingskriterier fremgår af bilag 1.

Der vil ved bedømmelsen af bud blive lagt lige stor vægt på de to grupper kriterier, hvor budgivere dels skal beskrive erfaringer og kompetencer med lignende opgaver og dels visioner for aktiviteter og drift af hallen.

Formatet for tildelingskriterierne er siden det forrige udbud ændret, men tildelingskriterierne svarer i al væsentlighed til de tidligere kriterier.

Varighed af aftale

Forvaltningen foreslår, at aftalen udbydes med en varighed på fire år. Aftaleperioden vil være 2027-2030.

Tilskud

Forvaltningen foreslår, at Hafnia-Hallen udbydes med et tilskud svarende til niveauet for 2026, dvs. ca. 5,1 mio. kr. årligt (2026 p/l).

Tilskuddet udbetales til aktørens drift og aktiviteter i faciliteten.

Vilkår for brug af hallen og tilskud

Hallen skal anvendes til lovlige kommunale aktiviteter, og tider fordeles til folkeoplysende foreninger, Københavns Kommunes skoler o.l. jf. Retningslinjer for støtte til folkeoplysning i Københavns Kommune.

Det vil kun i begrænset omfang være muligt for en aktør at oppebære indtægter fra udlejning af tider til andre formål. Eventuel udlejning af overskudskapacitet til kommercielle formål skal jf. gældende regler tilbagebetales til kassen og vil kunne indgå i Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalgets provenupulje, jf. bilag 3. Kultur-, Fritids- og Borgerserviceforvaltningen arbejder på at få mulighed for at give brugerdrevne institutioner indtægtsbevilling, således at også brugerdrevne institutioner kan beholde indtægter fra overskudskapacitet til deres drift af lovlige kommunale formål.

Aftale om brugsret og tilskud indgås med hjemmel i kommunalfuldmagtsreglerne.

Om Hafnia-Hallen

Bygningen rummer i alt ca. 9.000 m² multianvendelig hal, der kan rumme et bredt udvalg af idrætsfaciliteter. Faciliteten indeholder ”haller inde i hallen” med syv aktivitetsområder til blandt andet sandbaner til f.eks. beachvolley, hal til f.eks. håndbold, basketball og badminton samt gym og café.

Det er besluttet, at der skal opføres en tilbygning til Hafnia-Hallen med yderligere idrætsfaciliteter. Tilbygningen forventes at være klar til brug i 2030. Forvaltningen vender tilbage med en sag om driften af tilbygningen, men det er forventningen, at denne på længere sigt skal indgå i den samlede drift.

Om den nuværende aftalepart I/S Hafnia-Hallen

I/S Hafnia-Hallen er stiftet af en række lokale foreninger, og har varetaget driften af Hafnia-Hallen siden dens åbning.

Politisk handlerum

Udvalget kan beslutte

• at revidere de foreslåede kriterier, aftalens varighed og tilskuddets størrelse
• at forvaltningen selv skal varetage driften af Hafnia-Hallen

Økonomi

Såfremt udvalget beslutter at udbyde driften af Hafnia-Hallen med det foreslåede tilskud, vil det ikke medføre øgede udgifter for udvalget.

Videre proces

Såfremt udvalget godkender de foreslåede kriterier for udvælgelse og tildeling, vil forvaltningen offentliggøre udbuddet primo februar med frist for ansøgning medio april.

Udbudsmaterialet vil være tilgængeligt på Mercell og Københavns Kommunes udbudsportal.

Forvaltningen forventer at forelægge indstilling om valg af aktør den 4. juni 2026 med henblik på, at der kan indgås ny aftale med ikrafttræden fra 1. januar 2027.