B-sag: Opfølgning på handleplaner til revisionsberetningen for årsregnskabet 2024 samt rapporter fra den løbende revision i 2025

Revisionsbemærkning vedrørende revisionsberetning 2024

Revisionsbemærkning nr. 4:

Ejendomsvedligehold

Baggrund for revisionsbemærkning

Økonomiudvalget (ØU) og Borgerrepræsentationen (BR) har vedtaget en styringsmodel for vedligehold af KK’s ejendomsportefølje. Formålet med styringsmodellen var blandt andet at ”sikre, at kommunen kunne gå fra en ikke-planlagt vedligeholdelsesindsats til langsigtet styring baseret på objektive og ejendomsfaglige vurderinger.”

Revision foretog i 2024 en gennemgang, som viste, at udførelse af bygningssyn er nedprioriteret siden 2022. Manglende regelmæssige syn og det utilstrækkelige overblik over de enkelte bygningers vedligeholdelsesstand gør, at der ikke foreligger et opdateret overblik over ejendomsporteføljens samlede vedligeholdelsesbehov, hvilket samlet set medfører, at de politiske målsætninger ikke kan opfyldes.

Forvaltningens handleplan august 2025 samt status

KEJD har i 2025 igangsat programmet VEST, som skal sikre, at styringsmodellens effektmål opfyldes.

KEJD har i 2025 implementeret følgende indsatser:

• To årlige afrapporteringer til ØU, der redegør for prioritering, gennemførelse og effekt af vedligeholdsarbejdet.
• Opdatering af bygningssynet med yderligere tekniske installationer og bygningsdele til styringsmodel og bygningssyn, hvilket giver overblik over opgaver, samt muliggøre, at vedligeholdsopgaver prioriteres og udføres i sammenhæng.
• Et sprintprogram for udførelse af bygningssyn, der sikrer opdaterede og dækkende bygningssyn for hele ejendomsporteføljen.

Programmet fortsætter i 2026 med følgende indsatser:

• Implementering af transparent prioriteringsmetode for de årlige vedligeholdelsesprojekter, der medtænker behovet for opfyldelse af mål mht. energioptimering og CO2 reduktioner.
• Indførelse af tilstandsvurderinger af bygninger og bygningsdele som supplement til bygningssynet for at styrke overblik over vedligeholdsbehov og prioritering.
• En styrkelse af de interne governance- og datastrukturer, der gør det muligt løbende at følge udviklingen i de konkrete projekter over året, udviklingen i balancen mellem afhjælpende og planlagt vedligehold, samt effekten af vedligeholdsindsatsen over tid.

Revisionsbemærkning nr. 7:

Revision af Balancen

Baggrund for revisionsbemærkning

Hvert år i forbindelse med aflæggelse af regnskabet udarbejder KS i samarbejde med forvaltningerne en årsrapportering på balancen. Årsrapporteringen sendes til Intern Revision, som gennemgår rapporten, udfører stikprøver og kommer med anbefalinger for området. Hvis der er balancekonti, som ved årsafslutning, ikke er afstemt , skal der udarbejdes en handleplan.

Forvaltningens handleplan august 2025 samt status

For regnskab 2024 var der 3 indsatsområder for KFF på balancen, hvor to er afsluttet i 2025 og en fortsætter i 2026.

I 2026 fortsætter arbejdet med at håndterer tilgodehavende hos Region Hovedstaden. Kommunen udbetaler refusion til borgere som er en del af sygesikringsgruppe 2. Udgifterne refunderes derefter af Region Hovedstaden. Tilgodehavende er opstået, da Region Hovedstaden siden medio 2023 ikke har refunderet kommunens udgifter med begrundelsen, at der er nogle af udgifterne, der ikke kan refunderes. KFF gennemgår sagerne i samarbejde med Region Hovedstaden og arbejdet forventes afsluttet i 2026.

Revisionsbemærkning nr. 8:

Anlægsprojekter

Baggrund for revisionsbemærkning

Intern Revision gennemgik i 2024 afsluttede anlægsprojekter på tværs af KK. Intern Revision bemærkede, at der for KFFs vedkommende var:

• Ét anlægsregnskab, der ikke var afsluttet inden for tidsfristen for anlægsregnskaber
• Ét anlægsregnskab der var afsluttet uden alt dokumentation, var indhentet.

Forvaltningens handleplan august 2025 samt status

Begge bemærkninger er imødekommet i 2025. Anlægsregnskabet er afsluttet og relevant dokumentation er indhentet.

Revisionsbemærkning vedrørende den løbende revision 2025

Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller:

Revisionsbemærkning nr. 3.2.2.1 Kreditor

Baggrund for revisionsbemærkning

Revisionens undersøgelse viser, at antallet af leverandørfakturaer der ikke betales til tiden, er stigende for hele kommunen. Intern Revision anbefaler at forvaltningerne har det nødvendige fokus på at sikre, at håndteringen fakturaer sker løbende, med fokus på rettidig betaling.

Forvaltningens bemærkning samt handleplan for 2026

KFF har gennemgået oversigter for forfaldne fakturaer for KFF og kan se, at der i denne fremgår udbetalinger af tilskud, som ikke er forfalden og derfor ikke bør fremgå af data. KFF vil gå i dialog med KS, om det er muligt at få rapporterne rettet, så der følges op på et korrekt datagrundlag.

KFF vil udarbejde analyse med henblik på at kategoriserer leverandørfakturaer, der er betalt for sent, med henblik på at implementere målrettede tiltag.

Løn- og personaleområdet:

Revisionsbemærkning nr. 4.4:

Afregning til Feriefonden

Baggrund for revisionsbemærkning

Hvis medarbejdere ikke afholder den ferie, de har optjent, skal denne ferie udbetales til feriefonden. Revisionen anbefaler, at forvaltningerne i samarbejde med KS får etableret en mere effektiv proces vedrørende håndtering af medarbejdernes ferie.

Forvaltningens bemærkning samt handleplan for 2026

KFF vil sikre, at lederne som minimum fører tilsyn med medarbejdernes feriesaldi tre gange årligt. Forvaltningen vil sikre, at lederne bliver mindet om opgaven via KFFs lederpakke. Derudover bliver medarbejderne på intra mindet om at indberette ferie før hver større ferie (sommer, efterår, jul, vinter og påske).