Særlig Undersøgelse vedrørende styringsmodeller for vedligehold

Indstilling

Kultur-, Fritids- og Borgerserviceforvaltningen indstiller,

1. at Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget tager Intern Revisions særlige undersøgelse vedrørende styringsmodeller for vedligehold til efterretning.

Problemstilling

Intern Revision har gennemført en særlig undersøgelse af styringsmodellerne for bygnings- og arealvedligehold. Undersøgelsen er afgrænset til at omfatte Kultur, Fritids- og Borgerserviceforvaltningens (KFFs) styringsmodel vedrørende genoprettende vedligehold af borgervendte faciliteter og idrætsanlæg samt Klima-, Teknik- og Miljøforvaltningens (KTFs) styringsmodel vedrørende genoprettende vedligehold af ”Det grønne område”, som omfatter byens parker, kirkegårde og driftspladser mv. Herudover beskrives Økonomiforvaltningens (ØKF’s) styringsmodel til sammenligning. Ved Økonomiforvaltningens styringsmodel forstås styringsmodellen i Københavns Ejendomme (KEJD), da revisionsrapporten tager udgangspunkt i organiseringen før ressortændringerne.

Intern Revision konkluderer, at der er en økonomisk gevinst forbundet med at udføre genopretningsarbejdet på det rette tidspunkt, da man ellers risikerer et accelererende forfald eller at foretage genopretning tidligere end nødvendigt. Revisionen konkluderer desuden bl.a., at vedligeholdelsesbevillingen i KFF er givet fladt over årene, mens genopretningsbehovet varierer fra år til år, at KTF’s genopretningsplan er underfinansieret.

Intern Revision anbefaler, at:

• der etableres en fælles styringsmodel, som ensretter opgørelse af genopretningsbehov for bygninger og arealer i Københavns Kommune.
• prioriteringen på tværs af Københavns Kommune baseres på ensartede og politisk godkendte kriterier, så beslutninger træffes på et dokumenteret og transparent grundlag.

Løsning

Revisionsrapporten tager udgangspunkt i den struktur, der var før ressortændringerne. Her blev der i budgetaftalen for 2025 afsat bevilling til genopretning og vedligeholdelse af faciliteterne i KFF (bilag 2 og bilag 3). Der ligger en vedligeholdelsesmodel til grund for bevillingen, som bl.a. baserer sig på vurderinger af bygningernes tilstand.

Det er KFF’s vurdering, at modellen indeholder den nødvendige finansiering af bygningsvedligeholdelsen, samt at modellen har givet forvaltningen betydeligt bedre forudsætninger for at gennemføre genopretninger på de rigtige tidspunkter end før styringsmodellen blev anvendt.

Intern Revision omtaler, at de vurderer, at den nuværende sammenhæng mellem budgetterne og behovet for at foretage genopretning i KFF gør det vanskeligt at foretage genopretningen på det økonomisk mest fordelagtige tidspunkt.

I praksis har det vist sig, at det for KFF i det første år gennem overblik og opgaveplanlægning har været muligt at flytte opgaver frem og tilbage i forhold til de faktiske forhold og den afsatte ramme, hvorfor de uhensigtsmæssigheder, som Intern Revision påpeger ikke på nuværende tidspunkt ses tydeligt.  På anlægsområdet har det været nødvendigt at udskyde udskiftning af kunstgræsbaner som følge af den afsatte ramme. Den forsinkede udskiftning medfører øgede driftsomkostninger til mindre vedligehold og granulat.

For så vidt angår kirkegårde, blå parker, monumenter og bemandede legepladser, som forvaltningen har overtaget fra KTF, er der også overført genopretningsmidler, men der ses umiddelbart ikke afsat midler til den løbende fremadrettede genopretning, hvilket understreger revisionens konklusioner.

I forhold til Københavns Ejendomme (KEJD), så udløber den nuværende vedligeholdelsesmodel. Forvaltningen arbejder derfor på en vedligeholdelsesmodel, som forelægges politisk i forbindelse med budgetforhandlingerne for 2027. Modellen vil, som Intern Revision anbefaler, i videst muligt omfang bygge på både tilstandsvurderinger og objektive og dokumenterbare kriterier, der kan omfatte bl.a. sikkerhed, lovkrav, driftssikkerhed, værdibevaring, energi- og miljøforhold samt hensyn til brugerne.

KFF er enig med Intern Revision i, at det vil være hensigtsmæssigt, at der etableres en ensrettet opgørelse af genopretningsbehov for bygninger og arealer i Københavns Kommune, samt at prioriteringen på tværs af Københavns Kommune baseres på ensartede og politisk godkendte kriterier, så beslutninger træffes på et dokumenteret og transparent grundlag.

Det er Kultur-, Fritids- og Borgerserviceforvaltningens vurdering, at et kommende arbejde med at udvikle en fælles styringsmodel bør koordineres af Økonomiforvaltningen. Det er desuden forvaltningens vurdering, at det vil være et projekt, der strækker sig over længere tid, hvis kommunen på sigt skal have én fælles styrings- og prioriteringsmodel.

Politisk handlerum

Der er tale om en efterretningssag. Såfremt udvalget ikke ønsker at tage sagen til efterretning, kan sagen sendes tilbage til forvaltningen med henblik på, at der udarbejdes en ny sag til politisk behandling.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Rapporten forelægges Kontrol- og Rådgivningsudvalget på mødet i februar måned 2026, og efterfølgende orienteres Økonomiudvalget.

Mikkel Boje                               

/                        Janus Rønholt Hansen