Udbudsstrategi for Hafnia-Hallen

Indstilling

Kultur-, Fritids- og Borgerserviceforvaltningen indstiller,

1. at Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget godkender udbudsstrategi for Hafnia-Hallen, herunder
   1. At udbuddet omfatter bygningen Julius Andersens vej 6, udenomsareal og en kommende tilbygning,
   2. At aftalens varighed vil være fem år,
   3. At aftalen vil indeholde et tilskud på 5,1 mio. kr. (2026 p/l) årligt i 2027-2029 og 6.9 mio. kr. (2026 p/l) i 2030-31 til drift af Hafnia-Hallen.
   4. At tildeling sker efter underkriterier og vægtning som anført i bilag 1.
2. at Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget godkender, at der indgås en ny aftale med S/I Hafnia-Hallen i ni måneder, hvor udbuddet pågår og indtil indgåelse af ny koncessionsaftale (1. oktober 2027).

Problemstilling

Den nuværende driftsaftale for Hafnia-Hallen med S/I Hafnia-Hallen ophører den 31. december 2026 og skal genudbydes. Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget skal beslutte, hvilke bygninger der skal indgå i udbuddet, hvilken periode aftalen skal gælde, tilskuddets størrelse, samt kriterier for tildeling og deres vægtning.

Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget skal herudover tage stilling til den mellemliggende periode, indtil de nye aftaler træder i kraft. Forvaltningen foreslår, at der indgås en ny aftale med S/I Hafnia-Hallen på ni måneder, for at sikre et kontraktuelt grundlag mens udbuddet gennemføres.

Udbudsstrategien, herunder kriterier for tildeling af brugsret og tilskud, besluttes af Kultur- og Fritids- og Borgerserviceudvalget.

Den endelige tildeling er en juridisk vurdering af de indkomne tilbud i forhold til opstillede og vægtede kriterier, som foretages af Kultur-, Fritids- og Borgerserviceforvaltningen i henhold til opstillede kriterier, jf. bilag 1.

Løsning

Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget skal tage stilling til udbuddets indhold:

Udbudte bygninger
Følgende bygning og areal indgår i den nuværende driftsaftale:

I 2027-29 omfatter udbuddet følgende på adressen Julius Andersens vej 6

• Hafnia-Hallen: Bygning til idræts- og kulturaktiviteter.
  • Areal: Udenomsareal til beachvolley-baner

     

    I tillæg til ovenstående omfatter udbuddet også i 2030-31

• Tilbygning til Hafnia-Hallen.

Nuværende bygninger
Den nuværende bygning rummer i alt ca. 9.000 m² multianvendelig hal, der kan rumme et bredt udvalg af idrætsfaciliteter. Faciliteten indeholder ”haller inde i hallen” med syv aktivitetsområder til blandt beachvolley, hal til f.eks. håndbold, basketball og badminton samt gym, café og mødelokaler.

Kommende tilbygning
I 2030 forventes tilbygning til Hafnia-Hallen på 3.000 m² at kunne tages i brug og indgå i kontrakten. Tilbygningen indeholder hal, der kan anvendes til f.eks. håndbold, volleyball, badminton og basketball. Hertil kommer opholdsarealer og café med køkken.

Den daglige anvendelse af Hafnia-Hallen må forventes at blive påvirket mens tilbygningen opføres. Ligeledes kan der forekomme forsinkelser af byggeriet og de efterfølgende brandgodkendelser og ibrugtagningstilladelser.

Udbuddet struktureres, således, at det tages hensyn til den øgede kapacitet efter tilbygningens ibrugtagning.

Anvendelse af det udbudte og tidsrum
Det udbudte skal primært anvendes til folkeoplysende foreningers aktiviteter, samt øvrige aktiviteter med lovlige kommunale formål. Eventuel overskudskapacitet vil kunne udlejes.

Forvaltningen foreslår, at der i udbudsmaterialet fastsættes tider, som Tilbudsgiver som minimum skal udbyde til folkeoplysende foreninger og Københavns Kommunes folkeskoler.

Aftaleperiode
Forvaltningen foreslår, at aftaleperioden fastsættes til fem år.

Tilskud
Tilskuddet skal anvendes til aktørens drift af Hafnia-Hallen og lovlige kommunale aktiviteter i bygningen og ydes med hjemmel i kommunalfuldmagtsreglerne.

Forvaltningen foreslår, at Hafnia-Hallen i 2027-31 udbydes med et tilskud svarende til niveauet for 2026, dvs. ca. 5,1 mio. kr. årligt (2026 p/l) i 2027-30.

Der er med Budget 26 afsat et yderligere driftstilskud på 1,8 mio. kr. årligt (2026 p/l) til drift af tilbygningen fra og med 2030.

Det er en forudsætning i driftsøkonomien, at Tilbudsgiver udelukkende har et lovligt kommunalt formål, og at Tilbudsgiver vedtægt indeholder udbyttebegrænsning således, at alle indtægter opnået via aftalen, anvendes til de lovlige kommunale formål.

Udbudsform
Det vurderes, at værdien af aftalen, vil overstige grænsen for et koncessionsudbud, som 40.313.840 kr. ekskl. moms for hele kontraktperioden, jf. Koncessionsdirektivet.

Udbuddet gennemføres derfor som et offentligt udbud efter koncessionsdirektivet, dog uden prækvalifikation eller forhandling.

Krav til idræt og kultur, egnethedskrav og evalueringskriterier i udbuddet
Der lægges op til, at bygningen skal anvendes til idræts- og kulturaktiviteter som i dag, således at den primært stilles til rådighed til idræt og kultur for foreninger og aktører med lovlige kommunale formål og aktiviteter.

Forvaltningens forslag til krav til kultur og idræt, egnethedskrav og evalueringskriterier fremgår af bilag 1. Den præcise formulering af underkriterierne fastlægges i forbindelse med udarbejdelsen af udbudsmaterialet.

Politisk Handlerum

Udvalget kan beslutte

• at revidere de foreslåede kriterier og tilskuddets størrelse
• at tredjeparts bæredygtighedscertificeringer indgår som en del af kriteriet vedr. ressourcer og kompetencer, så byder forpligter sig at opnå disse inden for to år. Det kan f.eks. være økologimærke, ISO inden for energiledelse eller miljøledelse, Svanemærket venue/rengøring, Green Attraction o.l.
• at forvaltningen selv skal varetage driften af Hafnia-Hallen

Økonomi

Såfremt udvalget beslutter at udbyde driften af Hafnia-Hallen med det foreslåede tilskud, vil det ikke medføre øgede udgifter for udvalget.

Videre proces

For at sikre en hensigtsmæssig overgang til en ny aftale, vil forvaltningen jf. at-punkt 2 indgå en ny aftale med S/I Hafnia-Hallen frem til 1. juli 2027.

Såfremt udvalget godkender kriterierne, jf. bilag 1, vil forvaltningen arbejde videre med at udforme udbudsmateriale sammen med Advokatkontoret DLA Piper. Udbuddet lanceres i efteråret 2026.

Mikkel Boje

                                                    /Mads Kamp Hansen