Mødeplan for Kultur- og Fritidsudvalget 2023

Kultur- og Fritidsudvalget skal tage stilling til Kultur- og Fritidsforvaltningens forslag til en mødeplan for udvalget for 2023 (bilag 1). Der er udarbejdet et udkast til mødeplan med i alt 13 udvalgsmøder i 2023. Møderne er lagt, så der ikke er sammenfald med andre udvalgsmøder, ligesom der er taget hensyn til gruppemøder i partierne m.v. I mødeplanen er der lagt op til, at udvalget holder et budgetseminar i februar og et budgetmøde i august, og at der afholdes udvalgsmøde i forbindelse med budgetseminaret i februar. Desuden lægges der op til, at udvalget drøfter og beslutter, om der skal planlægges en studietur i 2023. Endelig er der til almindelig orientering skitseret møder og konferencer med relevans for Kultur- og Fritidsudvalget.  

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, 

I henhold til § 20, stk. 1, i lov om kommunal styrelse skal de stående udvalg og Økonomiudvalget for hvert regnskabsår beslutte, hvornår og hvor udvalgsmøderne skal holdes.

Kultur- og Fritidsudvalgets møder afholdes sædvanligvis på torsdage, ligesom også Borgerrepræsentationen og Sundheds- og Omsorgsudvalget afholder deres møder på torsdage. Forvaltningerne undgår så vidt muligt at placere udvalgsmøder for flere udvalg på samme tidspunkt, da det skal være muligt for udvalgsmedlemmerne at sidde i flere udvalg eller at rokere mellem udvalg i løbet af valgperioden. De foreslåede mødedatoer er derfor koordineret med Borgerrepræsentationens og Sundheds- og Omsorgsudvalgets mødekalendere. Der er i 2023 ikke lagt møder på dage, hvor Borgerrepræsentationen holder møde.

Der er foreslået et enkelt tirsdagsmøde i udkastet til mødeplan for 2023, da det i januar ikke har været muligt at passe et møde ind på en torsdag.

Møderne i det kommende års mødeplan er berammet til kl. 16-20, i det omfang kalenderen tillader det.

Forslag til mødeplan

I forvaltningens forslag til Kultur- og Fritidsudvalgets mødeplan for 2023 er der planlagt 13 ordinære udvalgsmøder. To møder har måttet lægges på dage, hvor et andet udvalg også holder møde, og et enkelt møde afholdes i forlængelse af bedømmelsesmøde for bygningspræmiering. Tre møder afholdes derfor i tidsrummet kl. 17-20. Et enkelt møde afholdes i forlængelse af kåring af Årets Idrætsforening og er derfor i tidsrummet kl. 16.30-20. Mødet i juni og december afsluttes med henholdsvis sommer- og julemiddag, og det forventede sluttidspunkt er af den grund sat til kl. 19.00.

Kultur- og Fritidsforvaltningen foreslår således, at Kultur- og Fritidsudvalget afholder følgende ordinære udvalgsmøder i 2023:

Praktisk

Udvalgsmøderne afholdes som udgangspunkt på Rådhuset, 1. sal, værelse 86. 

Det bemærkes, at der ved de anførte sluttidspunkter er tale om forventede sluttidspunkter.

Møder og konferencer med relevans for Kultur- og Fritidsudvalget

Herudover kan det oplyses:

Budgetseminar og budgetmøde

Kultur- og Fritidsudvalget skal beslutte, hvornår udvalget ønsker henholdsvis budgetseminar med udvalgsmøde og budgetmøde lagt. Forvaltningen foreslår følgende tidspunkter:

Budgetseminar med udvalgsmøde:

• Tirsdag den 7. februar - onsdag den 8. februar med udvalgsmøde onsdag kl. 12-15

• Torsdag den 23. februar - fredag den 24. februar med udvalgsmøde fredag kl. 12-15 

• Fredag den 24. februar - lørdag den 25. februar med udvalgsmøde fredag kl. 9-12

Budgetmøde:

• Mandag den 14. august kl. 9-12 med efterfølgende KFU-møde kl. 13-17 (i stedet for den 17. august)
• Torsdag den 17. august kl. 20-22.30 (efter KFU-mødet kl. 16-20)
• Fredag den 25. august kl. 13-16. Udvalgsmødet fastholdes den 17. august
  

Der er typisk mange sager på mødet i august. Der er derfor i alle forslag lagt op til, at udvalgsmødet er af fire timers varighed.

Studietur 2023

Kultur- og Fritidsudvalget har mulighed for at tage på studietur i 2023. Kultur- og Fritidsforvaltningen har undersøgt rejsedatoer, og der er mulighed for en længere tur i følgende uger:

• Uge 19 fra tirsdag den 9. maj - lørdag den 13. maj. Vælges denne periode vil det planlagte KFU-møde den 11. maj blive flyttet til tirsdag den 16. maj kl. 16-20
• Uge 25/26 fra fredag den 23. juni - tirsdag den 27. juni. Bibliotekskonferencen ALA afholdes i Chicago i disse dage.
• Uge 32 fra mandag den 7. august - fredag den 11. august 
• Uge 47 fra onsdag den 22. november - søndag den 26. november. Vælges denne periode annulleres det planlagte KFU-møde den 23. november.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Såfremt Kultur- og Fritidsudvalget godkender forslaget til mødeplan, sendes planen til Borgerrepræsentationens sekretariat, og udvalgets medlemmer vil modtage kalenderinvitation til udvalgsmøderne.

Søren Tegen Pedersen

                                                                                                                                                                                                                                                                     /Solvejg S. Jakobsen

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 29. september 2022:

Kultur- og Fritidsudvalget godkendte udvalgets mødeplan for 2023, dog ikke placeringen af udvalgsmøde den 17. august 2023, hvor der skal findes en anden dato.

Udvalget fastlagde dato for budgetseminar til den 24. og 25. februar 2023.

Udvalget fastlagde dato for budgetmøde til den 25. august 2022.

Udvalget besluttede, at afsætte uge 32 i 2023 til studietur for udvalget.