Evaluering af kriterier for udvalgets disponible midler
Kultur- og Fritidsudvalget behandlede på møde den 31. marts 2022 en indstilling om at indføre syv kriterier og ny proces med fire årlige frister for ansøgninger til udvalgets disponible midler. Udvalget skal med denne indstilling drøfte kriterier og tommelfingerregler med henblik på eventuelle justeringer af disse.
Processen med fire årlige frister har medført, at der til hver frist er en del ansøgninger til behandling, og da antallet af ansøgninger i forvejen stiger år for år, er det blevet en større og mere komprimeret opgave for såvel udvalg som forvaltning at behandle ansøgningerne.
Udvalget skal sammen med evaluering af kriterier og jf. den vedtagne ligestillingshandlingsplan 2021-2024 drøfte ligestilling i uddelingen af de disponible midler. Festivalpuljen og fagudvalgene har eksempelvis indskrevet et ligestillingskriterium i deres kriterier. Der er indført ligestillingskriterier i Klubhuspuljen, og Folkeoplysningsudvalget har indført kriterier om ligestilling i Forenings- og aftenskolepakken samt de to udviklingspuljer.
Indstilling
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,
- at Kultur- og Fritidsudvalget evaluerer proces og kriterier for behandling af ansøgninger til udvalgets disponible midler, og
- at Kultur- og Fritidsudvalget drøfter eventuelle kriterier om ligestilling for udvalgets disponible midler.
Problemstilling
På møde den 9. marts 2023 drøftede udvalget behandlingen af længerevarende bevillinger og behandling af interne ansøgere til de disponible midler. Udvalget drøftede desuden, hvordan Kultur- og fritidspolitikken 2023-2026 også kan fungere som pejlemærke for udmøntning af de disponible midler, så ansøgerne opfordres til at forholde sig til udvalgets prioriterede indsatser i politikken. Derudover drøftede udvalget, hvordan forvaltningen kan opstille tydelige retningslinjer for forvaltningens egne institutioner.
Udvalget skal derfor drøfte, om der skal tilføjes et kriterium om, at ansøgere skal forholde sig til Kultur- og fritidspolitikken 2023-2026, om de eksisterende syv kriterier skal ændres eller fastholdes (bilag 1), og om udvalgets ”tommelfingerregler” (bilag 2) skal ændres til egentlige kriterier eller vejledning til ansøgere.
Udvalget vedtog en handlingsplan for ligestilling 2021-2024 på møde den 26. november 2020 (bilag 4), hvoraf det af pkt. 1 fremgår, at udvalget i forbindelse med evaluering af kriterier for de disponible midler skal drøfte eventuelle ligestillingsinitiativer. Handlingsplanen drøftes årligt, og evalueres af udvalget med henblik på eventuelle justeringer. Sidste evaluering fandt sted på møde den 11. oktober 2022.
Løsning
Kultur- og Fritidsudvalget disponerer over ca. 12 mio. kr. årligt, som er såkaldt disponible midler. Disse midler kan udmøntes efter ansøgning og/eller beslutning taget af udvalget.
Kultur- og Fritidsudvalget har det seneste år modtaget ansøgninger til de disponible midler efter fire årlige ansøgningsfrister, og udvalget har behandlet disse, jf. de vedtagne kriterier. Udvalget modtog i alt 71 ansøgninger i 2022 til aktiviteter i 2022 og følgende år, og 45 ansøgninger til aktiviteter i 2023. Udviklingen af antal ansøgninger i perioden 2018-2023 beskrives i bilag 3.
Proces for ansøgninger
Kultur- og Fritidsudvalget har også indført fire årlige frister i 2023: den 5. februar, 7. maj, 27. august og 22. oktober. Efter fristen gennemgår forvaltningen ansøgningerne, med henblik på at vurdere hvorvidt ansøgningerne opfylder de vedtagne kriterier, samt hvilke ansøgninger der kan henvises til andre udvalg eller puljer. Forvaltningen ønsker, på baggrund af det generelt stigende antal ansøgninger og den ophobning af ansøgninger, der sker ved fristerne, en længere sagsbehandlingstid til en grundigere gennemgang af ansøgningerne og til at udarbejde materiale til udvalget.
Der er i dag ingen formkrav til ansøgningerne, og ansøgere kan derfor sende det antal sider inkl. bilag, de ønsker. Eftersom antallet af ansøgere stiger for hver udmøntning, foreslår forvaltningen, at udvalget fastsætter en sideantalsbegrænsning for ansøgninger.
Forvaltningen har anskaffet et tilskudsadministrativt system, som skal anvendes til at håndtere samtlige ansøgnings- og tilskudssager i forvaltningen. Systemet vil gøre det nemmere for ansøgere at få alle de ønskede informationer med i ansøgningen, og det vil gøre det muligt at skabe et bedre overblik på tværs af alle ansøgninger og puljer. Endvidere bliver det muligt at vejlede om de enkelte ønskede informationer, som fx budget samt at opsætte ønskede begrænsninger på sideantal. Systemet bliver taget i brug ved årsskiftet 2023/2024, og ansøgerne involveres ved test og i workshops.
Kriterier for udmøntning af de disponible midler
Kultur- og Fritidsudvalget vedtog på møde den 31. marts 2022 syv kriterier for udmøntning af udvalgets disponible midler:
1) Udvalget behandler kun ansøgninger om fremadrettede projekter og ny brugsret til kommunale faciliteter.
2) Som udgangspunkt behandles ansøgninger om tilskud på over 20.000 kr. Ansøgninger på flerårige tilskud behandles med henblik på eventuel henvisning til budgetforhandlinger/overførselssag.
3) Ansøgninger, som falder inden for andre samlede fordelinger som Festivalpulje, Megaeventpulje, Klubhuspulje, Scenekunstpakke og musikaftaler, henvises normalt til disse.
4) Ansøgninger skal indeholde en beskrivelse af projektet, som angiver målgruppe og formål.
5) Ansøgninger skal vedlægges et budget, som angiver alle udgifter og indtægter for projektet. Budgetskabelonen skal anvendes. Ansøger kan få vejledning til at udfylde budgetskabelonen hos forvaltningen.
6) Udvalget behandler kun samme ansøgning én gang årligt, og afgørelsen er endelig. Ved gentagne begivenheder inden for samme år kan der ansøges igen for hvert afholdelsestidspunkt.
7) Udvalget kan se bort fra ovenstående, hvis vægtige kulturpolitiske hensyn kræver det.
Som supplement til de vedtagne kriterier har udvalget vurderet ansøgninger ud fra en tommelfingerregel om ikke at give supplerende tilskud til allerede ydede tilskud fra Københavns Kommune. Desuden har udvalget haft som praksis normalt ikke at give tilskud til filmproduktioner, bog- og musikudgivelser, arrangementer for en afgrænset målgruppe, festivaler med enkelt nationalitets fejringer, velgørende formål samt arrangementer, som søger at fremme kommercielle formål.
Udvalget skal, efter et år med de indførte kriterier, evaluere og drøfte fremtidige kriterier og proces for ansøgninger til de disponible midler i tråd med den nye Kultur- og fritidspolitik 2023-2026.
Forvaltningen foreslår endvidere, at udvalget drøfter og beslutter, hvilke af de såkaldte tommelfingerregler, der skal beskrives på hjemmesiden for vejledning af ansøgere. Derved vil antallet af ansøgninger til fx filmproduktioner og bogudgivelser kunne begrænses, og ansøgere vil ikke blive ulejliget unødigt.
Forvaltningen foreslår, at udvalget anvender formuleringen ’udvalget støtter normalt ikke' for de aktiviteter, udvalget normalt ikke ønsker at yde tilskud til, så den politiske prioritering af en given ansøgning fortsat kan være det styrende princip.
Ligestilling og de disponible midler
Kultur- og Fritidsudvalget har indført et kriterium om ligestilling for Festivalpuljen og Klubhuspuljen. Fagudvalgene har ligeledes indskrevet et ligestillingskriterium i deres kriterier, og Folkeoplysningsudvalget besluttede på møde den 30. august 2022, at ligestilling indarbejdes i kriterierne for henholdsvis forenings- og aftenskolepakken samt de to udviklingspuljer.
Udvalget skal drøfte eventuelle kriterier om ligestilling ved udmøntning af de disponible midler, jf. handlingsplan for ligestilling 2021-2024 pkt. 1 (bilag 4).
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Hvis Kultur- og Fritidsudvalget ønsker at ændre proces og kriterier, herunder også ligestilling, for ansøgninger til de disponible midler, vil forvaltningen informere om ændringerne på hjemmesiden (kk.dk/Brug Byen).
Søren Tegen Pedersen
/Mads Kamp Hansen
Beslutning
Kontorchef Marianne Kruckow deltog under behandlingen af punktet.
Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 27. april 2023:
Udvalget drøftede proces og kriterier for behandlingen af ansøgninger til udvalgets disponible midler.
Udvalget anmodede om oversigter, der belyser fordelingen af midler i forhold til ligestilling.
Udvalget besluttede at have en temadrøftelse om puljer i efteråret 2023. Det skal i den forbindelse fremgå, hvor store puljerne er, hvad deres kriterier er, og hvor store administrative udgifter der er ved puljeadministrationen.
I forhold til de disponible midler skal det blandt andet vurderes, om der skal være flere ansøgningsfrister.
Det Konservative Folkeparti og Venstre ønskede følgende tilført protokollen:
Vi kan ikke se, hvorfor kriterier som disse ligestillingskriterier skal danne grundlag for tildeling af midler. Vores opgave er at sikre udbud og tilbud af kultur til borgerne. Og sikre kvalitet i kulturen. Ligestillingskriterier kan muligvis tjene et godt formål andre steder, men ikke her. Her vil det kun skabe unødigt bureaukrati og papirarbejde.