Frisættelsesforsøg 2.0 i Kultur- og Fritidsforvaltningen
Indstilling
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,
- at Kultur- og Fritidsudvalget godkender det videre arbejde i Kultur- og Fritidsforvaltningen med Frisættelsesforsøg 2.0
Problemstilling
Økonomiudvalget (ØU) har den 7. november 2017, på baggrund af opdrag fra Borgerrepræsentationen (BR), besluttet, at Københavns Kommune i perioden 1. januar 2018 til 31. december 2020 skal gennemføre et nyt frisættelsesforsøg (”frisættelsesforsøg 2.0”).
Frisættelsesforsøg 2.0 har til formål at frigive tid til og øge kvaliteten i løsningen af kerneopgaven gennem frisættelse fra regler mv. og fokus på nye, innovative tilgange til løsning af kerneopgaven. Fokus i arbejdet med frisættelse vil være på det decentrale niveau. Forsøgene kan indebære ansøgning til relevante myndigheder om dispensation fra eksisterende lovgivning.
Undervejs vil ØU blive forelagt en midtvejsevaluering, og ved forsøgets afslutning vil ØU og BR blive forelagt en slutevaluering. I forbindelse med slutevalueringen vil eventuelle frisættelser, der foreslås variggjort og udbredt, fremgå.
Løsning
Kultur- og Fritidsforvaltningen har gennem en arbejdsgruppe udpeget tre mulige frisættelsesforsøg, som er blevet vurderet af ØKF (jf. bilag 1). Desuden er disse forslag blevet forelagt det Centrale Samarbejdsorgan (CSO) og Hoved-MED i Kultur- og Fritidsforvaltningen.
1. Barselsrefusion
Forslaget handler om en mere fleksibel anvendelse af refusion fra Københavns Kommunes barselsfond. Det foreslås, at der kan opnås barselsrefusion til medarbejdere, der er fastansatte og opfylder barselsfondens beskæftigelsesfremmende formål om at skabe ”merarbejde”.
For at få barselsrefusion i dag er det et kriterium, at der i vikariatet ansættes en midlertidig medarbejder i barselsperioden. Således kan der ikke opnås refusion for en medarbejder, der ansættes i en fast stilling og herefter dækker flere efterfølgende barselsvikariater. I forhold til at kunne skabe flere faste stillinger og sikre et bedre rekrutteringsgrundlag samt et mindre ressourceforbrug til rekruttering og oplæring, ville det være en fordel at kunne fastansætte medarbejdere til at dække barselsvikariater.
2. Fysisk tilstedeværelse ved udstedelse af pas
I dag skal pasansøgeren personligt indgive ansøgning om pas til en kommune og skal afgive fingeraftryk og en underskrift i kommunens påsyn.
Med henblik på at kunne yde københavnerne en bedre service er det Københavns Borgerservice vurdering, at brugen af fjernbetjent service via video bør sidestilles med både personligt fremmøde og påsyn af medarbejder, så længe den videobetjente dialog mellem borger og kommune, foregår på fysisk lokation angivet af kommunen. Dette forudsætter formentlig en tilladelse fra de relevante statslige myndigheder.
Et sådant forsøg bør generelt kunne komme alle de forvaltninger til gode, hvor der er et krav om personligt fremmøde, som kan erstattes af en videobetjent dialog. Ofte vil der i en direkte sagsbehandling være behov for en fysisk underskrift til ansøgninger etc, så setup’et forventes at kunne finde anvendelse i andre forvaltninger.
Forsøget forventes ikke at have indflydelse på personaleforhold og arbejdsmiljø.
3. Gebyropkrævning for uafhentede biblioteksreserveringer
På bibliotekerne reserveres og udbringes hvert år en række materialer, som aldrig bliver hentet af borgerne. Hensigten med dette frisættelsesforsøg er at skabe en adfærdsændring og dermed give en bedre udnyttelse af bibliotekernes materialer. En forudsætning er, at provenuet bliver på området, og det forbliver udgiftsneutralt. Eksempelvis kunne en introduktion af denne type afgift kombineres med en fjernelse af gebyrer for børn. Københavns Biblioteker vil udarbejde en plan for, hvordan man eventuelt vil rulle et sådant forsøg tilbage igen, dvs. genintroducere gebyrer for sent afleveret børnemateriale. Københavns Biblioteker overvejer også, at en del af provenuet anvendes til at gøre det lettere at afbestille, at udvikle bibliotekernes app med påmindelser samt oplysningskampagner. Gebyrets størrelse vil tage afsæt i de nuværende gebyrer på biblioteksområdet.
Forslaget vil reducere opgaven med opsætning og nedtagning af uafhentede reserveringer fra bibliotekerne. Dette giver personalet mulighed for at løse andre opgaver til glæde for københavnerne.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Såfremt Kultur- og Fritidsudvalget godkender indstillingen, arbejder Kultur- og Fritidsforvaltningen sammen med Økonomiforvaltningen videre med de tre frisættelsesforsøg i regi af frisættelsesforsøg 2.0.
Mette Touborg
/ Signe Jarvad
Beslutning
Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 11. oktober 2018:
Kultur- og Fritidsforvaltningen bemærkede, at der er følgende rettelse til indstillingen:
Sætningen:” Desuden er disse forslag blevet forelagt det Centrale Samarbejdsorgan (CSO) og Hoved-MED i Kultur- og Fritidsforvaltningen.” ændres til: ”Desuden er processen for frisættelsesforsøgene blevet forelagt det Centrale Samarbejdsorgan (CSO) og de tre forslag er forelagt Hoved-MED i Kultur- og Fritidsforvaltningen. Forslag for frisættelsesforsøg fra de enkelte forvaltninger fremlægges først for CSO i november”
Kultur- og Fritidsudvalget godkendte, at forvaltningen arbejder videre med forslagene 1 (Barselsrefusion) og 2 (Fysisk tilstedeværelse ved udstedelse af pas).
For så vidt angår forslag 3 (Gebyropkrævning for uafhentede biblioteksreserveringer) bemyndigede Kultur- og Fritidsudvalget forvaltningen til at arbejde videre med en analyse mv. af det omhandlede problem med uafhentede biblioteksreserveringer, dog ikke for så vidt angår forslagets gebyrdel. Udvalget vurderer, at indsamling og opbevaring af oplysninger om, hvilke grupper af lånere, der ikke afhenter reserveringer, vil tjene et legitimt formål i forbindelse med analysen. Kultur- og Fritidsforvaltningen vender herefter tilbage til Kultur- og Fritidsudvalget i sagen.