Nedsættelse af puljeudvalg

Indstilling

Forretningsudvalget indstiller til Kgs. Enghave Lokaludvalg

1. at Lokaludvalget nedsætter et puljeudvalg på 5-7 medlemmer af Kgs. Enghave Lokaludvalg til at forbehandle ansøgninger til Kgs. Enghavepuljen og drøfte dennes udvikling.
2. at Lokaludvalget optager en mødeplan for puljeudvalget, der indgår i den samlede mødeplan for Lokaludvalget i 2026
3. at Lokaludvalget orienteres om, at den nye puljeordnings lillepuljeformat først kan yde tilsagn til 2026-puljeansøgere efter lokaludvalgets novembermøde, når 2026-puljemidlernes specifikke beløb er kendt og praksissen for lillepuljens løbende behandling er drøftet af puljeudvalget.

Problemstilling

Lokaludvalget traf på sit senest møde i september beslutning om indføre en ny puljeordning. Målet med den ny ordning er at frigøre mere tid på fagudvalgsmøder, sikre en mere ensartet behandling af ansøgninger og gøre puljearbejdet til et mere selvstændigt udvalgsarbejde for de medlemmer, der interesserer og engagerer sig mest i denne opgavevaretagelse. Til gavn for det samlede Lokaludvalgs arbejde med bydelen og borgerinddragelsen. Såfremt 2. godkendelsen af ændring i forretningsorden godkendes, vil puljeordningen beskrevet i bilag 1 være gældende, hvorfor et puljeudvalg skal nedsættes og have en mødeplan i henhold til den nye ordnings puljefrister- og procedure.

AD1) Nedsættelse af puljeudvalg

Puljeudvalget er et fast udvalg på linje med fagudvalg med faste medlemmer, således at kontinuiteten og ensartetheden i puljebehandlingen styrkes bedst muligt. Det foreslås at der max kan være 7 og mindst 5 medlemmer af puljeudvalget. Puljeudvalget skal stræbe sig på at have faglig repræsentation fra alle lokaludvalgsfagområder, men det skal handle om engagement, lyst og faglig interesse i at deltage i puljearbejdet, uanset om man er med i et fagudvalg eller ej. Puljeudvalget vil foruden puljeansøgninger også kunne drøfte og arbejde med kommunikationsaspekter af puljearbejdet såsom puljekampagner, puljekommunikation generelt såvel som initiere undersøgelser om ansøgerperspektiv og puljeevents - med Lokaludvalgets godkendelse og hensyn sekretariatets ressourcer. I tilfælde af at udvalget består af 6 medlemmer afklares stemmelighedsaspektet på førstkommende udvalgsmøde.

AD 2)  Mødestruktur for puljeudvalget

Det foreslås, at puljeudvalgets mødestruktur følger fristerne for storepuljen, hvilket giver 5-6 puljeudvalgsmøder årligt med sekretariatsbistand. Ligeledes skal puljeudvalgsmøderne udføres under hensyntagen til sekretariatets opfølgningsarbejde med ansøgere, puljeadministrationen og dagsordensindstillinger såvel som den eksisterende mødestruktur for fagudvalg og Lokaludvalget. Derfor foreslås følgende mødestruktur for puljeudvalgets arbejde med 2026-puljemidlerne til eksterne ansøgere:

• 17. november 2025 (frist 20. okt.)
• 19. januar (frist 20. dec. 2025)
• 16. marts (frist 20. feb.)
• 11. maj (frist 20. apr.)
• 14. september (frist 20. aug.)
• 16. november for restmidler 2026 samt nye ansøgninger 2027 (frist 20. okt.)

Lillepuljen behandles løbende digitalt og telefonisk af puljeudvalget for at give kortere behandlingstid for ansøgerne (maks ca. 3 uger).

Mødestrukturen ville passe således i henhold til den forslåede årsplan for Lokaludvalgets møder generelt i 2026

PU = Puljeudvalg mødedag mandage midt i måneden kl. 17-19.

AD3) Lillepuljens igangsættelse udsættes til klarhed over puljespecifikationer og -puljeudvalgspraksis

Lillepuljen er besluttet til at kunne åbne 1. november for indkomne ansøgninger og kunne yde besvarelse på ansøgning efter ca. tre uger. Dette kan dog ikke imødekommes i opstartsfasen af den nye puljeordning. Sekretariatets ressourcer til at implementere den nye ordning, puljeudvalgets endnu ikke afholdt første møde samt den manglende udspecificering af 2026-puljebeløbet for Kgs. Enghave Lokaludvalg er ikke fordrende for beslutningskompetencen i lillepuljen før det ordinære lokaludvalgsmøde d. 27. november 2025 har fundet sted. Alle tre faktorer bør være afstemt i kølvandet på dette møde. Derfor kan lillepuljens tidligst tage imod ansøgninger fra 1. december med svar inden juledagene. Dette kan annonceres fra 1. november, således potentielle lillepuljeansøgere får en måned til at forfatte deres ansøgninger.    

Løsning

Lokaludvalget nedsætter et puljeudvalg til at forbehandle ansøgninger ud fra foreslåede mødeplan og beslutter af lillepuljeformatet kan annonceres fra 1. november, men med tidligst modtagelse af ansøgninger til 2026 fra 1. december 2025.

Økonomi

Kgs. Enghave Lokaludvalg har endnu ikke fået udlagt sin puljemidler for selvstændig varetagelse i 2026. Dette ventes snart og med præsentation på næstkommende ordinære lokaludvalgsmøde i november. Vedtages en ny ordning endeligt på nærværende lokaludvalgsmøde vil Kgs. Enghave Lokaludvalg skulle beslutte på novembermødet, hvordan budgettet for bydelspuljen tilpasses den nye puljeordning i tilfredsstillende og specifik grad.

Videre proces

Såfremt 2. godkendelsen af ændringen af forretningsordenen godkendes vil det nye puljeudvalg være effektueret fra og med 1. november. Den nye puljeordning kommunikeres bredt ud snarest muligt efter dette møde i løbende gennem november. Puljeudvalget forventes på sit første møde i midt november at vurderer 4 indkomne ansøgninger til 2026 samt at drøfte og beslutte sin praksis for løbende behandling af lillepuljen såvel som det nye puljeordnings implikationer på puljeguide, ansøgnings- og evalueringsskemaer samt hjemmesideformidling. Lillepuljen forventes ikke at yde projekttilsagn før puljeudvalget har besluttet sin praksis og meddelt det på Lokaludvalgsmødet i november, hvor også tildelingen af specifikt beløb foretages.

Den nye puljeordningen evalueres i oktober 2026.