Strategisk drøftelse af lokaludvalgenes egne projekter
Indstilling
Forretningsudvalget indstiller til Kgs. Enghave Lokaludvalg:
1. at lokaludvalget drøfter, om der skal ske ændringer i forhold til lokaludvalgenes egne projekter
2. at lokaludvalget drøfter, om lokaludvalgets faste årlige arrangementer kan ændres, så der skabes større ejerskab til dem i lokaludvalget
Problemstilling
Kgs. Enghave Lokaludvalg har i forhold til mange af de andre lokaludvalg kun få årlige arrangementer. Det drejer sig primært om Høstpicnic, lokaludvalgets julearrangement og i år er Sydhavnens Folkemøde kommet til. Dertil kommer et antal borgermøder i løbet af året.
Ved Folkemødet sås et stort engagement af mange lokaludvalgsmedlemmer, hvilket førte til større ejerskab af arrangementet bland lokaludvalgets medlemmer samt en stor synlighed i forhold til deltagerne i Folkemødet.
Men ved Høstpicnic og julearrangementet er engagementet i forhold til deltagelse i planlægningen af aktiviteterne og deltagelse i selve arrangementet ret lav. Både planlægningen of afholdelsen af Høstpicnic sker i sekretariatet, og det samme er tilfældet med julearrangementet. Et stort flertal af lokaludvalgets medlemmer deltager ikke eller deltager kun i meget kort tid i Høstpicnic og julearrangementet.
Også på borgermøderne har Forretningsudvalget bemærket, at deltagelsen af lokaludvalgets medlemmer er meget svingende. På det borgermøde, der blev afholdt i september om den nye skole på Sluseholmen deltog kun 2 medlemmer af lokaludvalget, mens der var flere til stede på borgermødet i maj vedrørende Stejlepladsen.
I andre lokaludvalg deltager lokaludvalgets medlemmer i større grad i planlægningen og afviklingen af de enkelte lokaludvalgs aktiviteter.
Forretningsudvalget ønsker, at lokaludvalget drøfter, hvordan lokaludvalget kan øge ejerskabet og synligheden af lokaludvalget ved de enkelte arrangementer.
Det kan f.eks. ske ved at der tidligt i planlægningen af hvert arrangement udpeges en gruppe på mindst 3 lokaludvalgsmedlemmer, der sammen med sekretariatet skal stå for planlægningen af f.eks. borgermøde, høstpicnic og julearrangement.
Arbejdsgruppen arbejder efter en projektskabelon (se vedhæftede), hvor planlægningsgruppen bl.a. skal formulere målgruppen for arrangementet, det forventede resultat og formål.
Som lokaludvalgets hovedaktiviteter ligger i øjeblikket, skal planlægningen ske oven i hinanden, primært i august-oktober. Sekretariatet gør opmærksom på, at hvis lokaludvalget fortsat ønsker at stå som arrangør alle tre store arrangementer (Høstpicnic, Folkemøde og Julearrangement) vil det enten kræve, at der afsættes puljemidler til ekstra personaleressourcer i sekretariatet til planlægningen, eller at lokaludvalget selv påtager sig ansvaret for planlægningen af et eller flere af arrangementerne.
Løsning
Lokaludvalget drøfter, om der skal ske ændringer i forhold til lokaludvalgenes egne projekter
Lokaludvalget drøfter, om lokaludvalgets faste årlige arrangementer kan ændres, så der skabes større ejerskab til dem i lokaludvalget
Økonomi
Indstillingen har ingen umiddelbare økonomiske konsekvenser. Dog kan det som beskrevet få økonomiske konsekvenser i form af afsættelse af ressourcer til ekstra arbejdskraft i sekretariatet, i spidsbelastningsmåneder, hvis den nuværende fordeling af lokaludvalgets arrangementer fastholdes.
Videre proces
En videre drøftelse kan ske i arbejdsgrupperne, hvorefter spørgsmålet tages op til beslutning på næste møde i lokaludvalget.