Nedsættelse af puljeudvalg

Indstilling

Sekretariatet for Kgs. Enghave Lokaludvalg indstiller tillokaludvalget:

1. at Lokaludvalget nedsætter et puljeudvalg på 5-7 medlemmer af Kgs. Enghave Lokaludvalg til at:
   1. forbehandle ansøgninger på over 10.000 kr. til Kgs. Enghavepuljen,
   2. behandle og afgøre ansøgninger på under 10.000 kr. løbende digitalt
   3. drøfte puljestrukturen og dennes udvikling forud for evaluering i efteråret 2026.
      
      
2. at Lokaludvalget bekræfter en mødeplan for puljeudvalget, der indgår i den samlede mødeplan for Lokaludvalget i 2026

Problemstilling

Lokaludvalget traf på sit møde i september 2025 beslutning om indføre en ny puljeordning. Målet med den ny ordning er at frigøre mere tid på fagudvalgsmøder, sikre en mere ensartet behandling af ansøgninger og gøre puljearbejdet til et mere selvstændigt udvalgsarbejde for de medlemmer, der interesserer og engagerer sig mest i denne opgavevaretagelse. Puljeordningen beskrevet i bilag 1 er den nuværende gældende, hvorfor et puljeudvalg skal nedsættes og have en mødeplan i henhold til den nye ordnings puljefrister- og procedure. Puljestrukturen evalueres til septembermødet.

AD1) Nedsættelse af puljeudvalg

Puljeudvalget er et fast udvalg på linje med fagudvalg med faste medlemmer, således at kontinuiteten og ensartetheden i puljebehandlingen styrkes bedst muligt. Det foreslås at der max kan være 7 og mindst 5 medlemmer af puljeudvalget. Puljeudvalget skal stræbe sig på at have faglig repræsentation fra alle lokaludvalgets fagområder (social-, kultur- og bymiljøområdet), men først og fremmest bunde i engagement, lyst og faglig interesse i puljeopgaven, uanset om man er med i et fagudvalg eller ej. Puljeudvalget vil foruden puljeansøgninger også kunne drøfte og arbejde med kommunikationsaspekter af puljearbejdet såsom puljekampagner, puljekommunikation generelt såvel som initiere undersøgelser om ansøgerperspektiv og puljeevents. Dette kræver Lokaludvalgets godkendelse og tage hensyn til sekretariatets ressourcer i betragtning. I tilfælde af at udvalget består af 6 medlemmer afklares spørgsmålet om stemmelighed på førstkommende udvalgsmøde (11. maj). Puljeudvalget bliver de første i Kgs. Enghave Lokaludvalg til at prøve kræfter med et nyt ansøgningssystem (GrantOne), som implementeres fra oktober 2026. Oplæringen vil foregå efter sommerferien.  

AD 2) Mødestruktur for puljeudvalget

Det foreslås, at puljeudvalgets mødestruktur følger fristerne for storepuljen, hvilket giver 5-6 puljeudvalgsmøder årligt med sekretariatsbistand. Ligeledes skal puljeudvalgsmøderne udføres under hensyntagen til sekretariatets opfølgningsarbejde med ansøgere, puljeadministrationen og dagsordensindstillinger såvel som den eksisterende mødestruktur for fagudvalg og Lokaludvalget. Derfor foreslås følgende mødestruktur for puljeudvalgets arbejde med 2026-puljemidlerne til eksterne ansøgere:

• 17. november 2025 (frist 20. okt.)
• 19. januar (frist 22. dec. 2025)
• 16. marts (frist 20. feb.)
• 11. maj (frist 20. apr.)
• 14. september (frist 20. aug.)
• 16. november for restmidler 2026 samt nye ansøgninger 2027 (frist 20. okt.)

Lillepuljen behandles løbende digitalt og telefonisk af puljeudvalget for at give kortere behandlingstid for ansøgerne (ca. 3 uger).

Mødestrukturen ville passe således i henhold til den forslåede mødeplan for Lokaludvalgets møder generelt i 2026

Løsning

Lokaludvalget nedsætter et puljeudvalg på 5-7 medlemmer til at forbehandle storepuljeansøgninger ud fra foreslåede mødeplan. Hertil at behandle lillepuljesansøgninger løbende digitalt.

Økonomi

Se punktet på dagsorden om ”Status på puljemidlerne”. 

Videre proces

Såfremt puljeudvalget nedsættes vil dette være effektivt øjeblikkeligt. Lillepuljen har været lukket for ansøgninger i overgangsfasen til et nyt Lokaludvalg, hvorfor Lillepuljen åbner i morgen (d. 17. april) - dagen efter dette lokaludvalgsmøde (d. 16. april).

Storepuljen har frist d. 20. april og ansøgninger hertil forbehandles på puljeudvalgsmødet d. 11. maj med afgørelser på Lokaludvalgsmøde d. 28. maj. Lillepuljeansøgninger konkluderes af lokaludvalgets forperson indtil tovholderen for puljeudvalget er valgt på puljeudvalgsmødet d. 11. maj.

Puljeudvalget forventes på sit første møde i vurdere omkring 10 ansøgninger til 2026 samt at drøfte den nuværende praksis, da denne vil være ny for de fleste i et det nedsatte puljeudvalg.