Internt lån til nyt sagsbehandlingssystem til byggesager

Borgerrepræsentationen skal tage stilling til optagelse af internt lån til Klima-, Miljø- og 
Teknikforvaltningens indkøb af nyt sagsbehandlingssystem til byggesager. Forvaltningen 
implementerede sagsbehandlingssystemet KMD Nova Byggesag i 2024, men systemets ringe 
performance og manglende leverancer gør, at forvaltningen ønsker at igangsætte nyt 
anskaffelsesprojekt, der viser et finansieringsbehov på 5,6 mio. kr. i 2026 og 8,7 mio. kr. i 2027. Lånene vil blive optaget i kommunekassen i 2026 og 2027 og tilbagebetalt over seks år. Anskaffelsen af det nye sagsbehandlingssystem er nødvendigt for at sikre stabil drift i byggesagsbehandlingen.

Klima-, Miljø- og Teknikforvaltningen indstiller, at Klima-, Miljø- og Teknikudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

Borgerrepræsentationenskal tage stilling til optagelse af et internt lån til at håndtere udfordring på byggesagsområdet vedr. nyt sagsbehandlingssystem til håndtering af byggesager. Daværende Teknik- og Miljøudvalg blev den 7. april 2025 orienteret om, at forvaltningen havde ønske om at opsige aftalen på KMD Nova Byggesag før tid, samt stille krav om økonomisk kompensation på baggrund af misligholdelse af kontrakten (bilag 2). Udfordringerne med systemet er kritiske for Københavns Kommune, da de på sigt kan påvirke overholdelse af de nationale servicemål og den positive udvikling på byggesagsområdet. Udfordringen har midlertidig karakter, og det er ikke muligt at lave opsparinger mellem budgetår. Da udfordringen ikke kan håndteres inden for eksisterende bevillingsramme eller gennem opsparing, er løsningen derfor at optage et internt lån.

Det er en forudsætning for Klima-, Miljø- og Teknikforvaltningens foreslåede løsning i budgetbidraget, at denne indstilling godkendes.

I april 2024 indgik Teknik- og Miljøforvaltningen en aftale med KMD om KMD Nova Byggesag, et fagsystem til byggesagsbehandling, der skulle erstatte KMD Structura. Indtil da havde Structura være en driftssikker løsning i flere år, men et skifte var nødvendigt, da systemet skulle udfases ultimo 2024. Forventningen var, at KMD Nova, der på daværende tidspunkt blev anvendt af ca. en fjerdedel af landets kommuner, ville kunne anvendes i flere år efter implementering. Desværre har ibrugtagning og drift været ramt af fejl, dårlig performance, mangler i de aftalte leverancer og forvaltningen har oplevet betydelig nedetid på løsningen. Undervejs har der været løbende dialog med KMD, men samarbejdet har været præget af driftsproblemer og mangelfulde leverancer, og der opleves fortsat langsom performance og mange fejl på løsningen i dagligdagen.

Kontrakten med KMD er en standard SKI-rammeaftale, der rummer en begrænset mulighed for at kræve bod og omkostninger til advokater m.v. vurderes at overstige den mulige erstatning. På den baggrund har forvaltningen valgt at fokusere på at sikre en acceptabel drift af KMD Nova Byggesag, samtidig med anskaffelsen af en ny løsning med bedre performance og mere robuste kontraktvilkår forberedes.

Sagsbehandlingstiderne for byggesager har gennem en årrække været for lange bl.a. pga. en ophobet sagspukkel af sager med servicemål, som pba. en målrettet indsats over de seneste år nu er nedbragt. Dette har resulteret i, at servicemålene i Københavns Kommune blev overholdt i fire ud af de fem sagskategorier i 2025. Udfordringerne med KMD Nova Byggesag, og den deraf følgende nedsatte produktivitet i byggesagsbehandlingen, kan påvirke den positive udvikling på byggesagsområdet.  

Klima-, Miljø- og Teknikforvaltningen ønsker at håndtere udfordring på byggesagsområdet vedr. nyt sagsbehandlingssystem byggesager med et internt lån i både 2026 og 2027. Dette er nødvendigt, da budgettet for 2026 er lagt, og der er derfor ikke bevilling til at igangsætte initiativet i 2026. Finansieringsbehovet er på 5,6 mio. kr. i 2026 og 8,7 i 2027.

Politisk handlerum
Udvalget kan beslutte, at

Hvis indstillingen ikke bliver godkendt, vil forvaltningen fortsætte med at anvende KMD Nova Byggesag til håndtering af byggesager, hvilket vil kompromittere den stabile drift af byggesagsbehandlingen.

Afdragene på de interne lån indstilles til håndtering med udvalgets råderum i indstillingen om 2. behandling af budgetbidraget, der behandles på samme møde som denne sag. Udgifterne bliver afholdt inden for Klima-, Miljø- og Teknikudvalgets anlægsmåltal.

Den interne rente er fastsat af Økonomiudvalget til 3,4 % i 2026. I låneperioden forrentes lånene med den interne rentesats for det år, hvor lånene er optaget.

De bevillingsmæssige konsekvenser fremgår af tabel 1.

Tabel 1. Bevillingsmæssige konsekvenser (beløb i 1.000 kr. og 2026 p/l)

Tabel 2. Frigivelse af midler

Når Borgerrepræsentationen har godkendt indstillingen, vil Klima-, Miljø- og Teknikforvaltningen igangsætte anskaffelsesprocessen for nyt sagsbehandlingssystem til håndtering af byggesager.

Søren Wille

                                                                 / Lena Kongsbach