Medlemsforslag om sekretariatets skema vedr. planlægning af borgermøder

Indstilling

Indstilling om,

1. at Indre By Lokaludvalg tager orienteringen i løsningsafsnittet om sekretariatets skema (tjekliste) vedr. planlægning af borgermøder til efterretning.

Problemstilling

Medlemsforslag fra lokaludvalgsmedlem Sally Mountfield:

"Jeg ønsker at der kommer et dagsordenspunkt om denne sag.

Hvis det er bedre kan det også være en orientering, men jeg vil have at emnet tages op i lokaludvalget.

Hvis vi forventes at bruge et dokument, skal vi også være med til at udvikle det.

Her er mine hovedpointer.

• Titlen på borgermødet mangler i skemaet.
• Skemaet tager ikke højde for at borgermøder kan planlægges på forskellige måder.
• Skemaet er nogle steder så overordnet at det ikke giver overblik.
• Skemaet behandler forskellige oplysninger på samme måde. F.eks. fremstår strutkturen for borgermødet som mere uoverskuelig, fordi det bliver en meget lang boks. 
• Det kan være svært at se i skemaet hvordan vi kan bidrage til opfølgningen.
• Det kan være svært at se i skemaet hvem der er ansvarlige for hvad og hvad der er af tidsfrister."

Løsning

Skemaet, som omtales i medlemsforslaget, er vedlagt. Det er ikke statisk. Sekretariatet bruger skemaet til at huske,

• hvad baggrunden for borgermødet er
• hvilke beslutninger lokaludvalget har truffet om borgermødet
• økonomi
• hvad der er aftalt med tovholdergruppen, som planlægger et borgermøde sammen med sekretariatet
• hvad der mangler at blive aftalt med tovholdergruppen.

Undervejs i processen, hvor et borgermøde bliver planlagt, er det tanken, at tovholdergruppen orienteres om opdateringer af skemaet. Hvis sekretariatet er tvivl om, hvad der er aftalt eller hvis aftaler om borgermødet udestår, bliver tovholdergruppen bedt om at forholde sig til skemaet. Det kan klares på mail. I udgangspunktet vil der derfor kun være behov for ét planlægningsmøde, hvor så meget som muligt bliver aftalt om borgermødet. 

Skemaet er nyt og skal ses i sammenhæng med lokaludvalgets beslutninger i mødet den 14. august 2025 om procedure for lokaludvalgets borgerdialog og i mødet den 9. oktober 2025 om tjekliste for lokaludvalgets borgermøder.

Skemaet bliver justeret efterhånden som sekretariatet får erfaring med det. 

I bilaget er en oversigt over lokaludvalgets hidtidige borgermøder i 2025. I oversigten er også nævnt borgermøder, der er ved at blive planlagt, og borgermøder, som lokaludvalget har besluttet at holde, men hvor planlægningen ikke er gået i gang.

Økonomi

Intet.

Videre proces

Se ovenfor.