Rammer for arbejdet i Borgerrepræsentationen

Gruppeforpersonskredsen skal tage stilling til materialet "Rammer for arbejdet i Borgerrepræsentationen" og ”Code of conduct for arbejdet i Borgerrepræsentationen”.

Indstilling

Indstilling om,

1. at gruppeforpersonskredsens godkender, at ”Rammer for arbejdet i Borgerrepræsentationen” og ”Code of conduct for arbejdet i Borgerrepræsentationen” opdateres for valgperioden 2026-2029, jf. bilag 1 og bilag 2.

    

2. at Økonomiforvaltningen bemyndiges til at foretage løbende opdatering af materialet som følge af ændret lovgivning, tilsynspraksis, beslutninger truffet i Borgerrepræsentationen eller indgåede aftaler truffet i gruppeforpersonskredsen.

Problemstilling

Gruppeforpersonskredsen godkendte på sit møde den 14. januar 2022 materialet ”Rammer for arbejdet i Borgerrepræsentationen” og ”Code of conduct for arbejdet i Borgerrepræsentationen”.

Økonomiforvaltningen indstiller, at ”Rammer for arbejdet i Borgerrepræsentationen” og et ”Code of conduct for arbejdet i Borgerrepræsentationen” opdateres for valgperioden 2026-2029, jf. bilag 1 og 2.

Løsning

Formålet med materialet (bilag 1 og 2) er igennem en beskrivelse af den retlige ramme med tilhørende indgåede aftaler at give Borgerrepræsentationens medlemmer det bedst mulige afsæt for at fremlægge deres politiske mål og visioner for de sager, der behandles i Borgerrepræsentationen.

Sigtet er, at der bruges mindst mulig tid og energi på at drøfte juridiske og proceduremæssige spørgsmål.

Materialet består af to ting:

1. Dels et ”Code of conduct”. Det er én side med 14 enkle ”leveregler” for arbejdet i Borgerrepræsentationen. Der er både leveregler, som gengiver tidligere indgåede aftaler vedtaget i gruppeforpersonskredsen, og nye leveregler. De er ikke i sig selv juridisk bindende.

2. Dels en række kapitler, som i en overskuelig form og med brug af eksempler beskriver de juridiske rammer for de vigtigste emner for arbejdet i Borgerrepræsentationen og den gode proces. Disse kapitler kan både læses i sammenhæng og benyttes som opslagsværk.

Sammenhængen mellem ”Code of conduct” og opslagsværket er:

Opslagsværket er et teknisk dokument, som handler om juridiske og proceduremæssige forhold. I opslagsværkets enkelte kapitler kan du således læse, hvad der gælder juridisk, dvs. hvad der følger af loven, tilsynsmyndighedernes praksis og Borgerrepræsentationens beslutninger, og der er også en kort omtale af den gode proces.

”Code of conduct” indeholder levereglerne, som opfordrer til, at man som borgerrepræsentant er opmærksom på de juridiske rammer, sådan som de er beskrevet i opslagsværket. Levereglerne opfordrer også til, at Borgerrepræsentationens medlemmer som led i deres forberedelse indhenter bistand hos deres medlemssekretær og det øvrige sekretariat og forvaltningerne som led i den gode proces, og at borgerrepræsentanterne i øvrigt følger de aftaler, der gennem tiden er indgået i gruppeforpersonskredsen – f.eks. at man undlader at fremsætte medlemsforslag og rejse forespørgsler til nytårskuren samt ved Borgerrepræsentationens 1. og 2. behandling af budgetforslag.

Materialet vedrører kun det politiske arbejde i Borgerrepræsentationen. Nogle af de juridiske rammer gælder tilsvarende for de enkelte udvalg. F.eks. kan et udvalg heller ikke behandle emner, som ikke er et kommunalt anliggende. På andre områder gælder der ikke helt de samme regler for arbejdet. F.eks. er der ikke en lovbestemt initiativret i udvalgene – men der findes ofte en initiativret i forretningsordenen for udvalget. Men under alle omstændigheder kan materialet langt henad vejen også inspirere til en drøftelse i de enkelte udvalg.

Opdatering af  ”Code of conduct”

”Code of conduct” er opdateret med diverse præciseringer og ændring af rækkefølge af de enkelte numre for at gøre opbygningen mere sammenhængende. De konkrete ændringer kan ses med rettelsesmarkering på side 6 i ”Bilag 3 - Rammer for arbejdet i Borgerrepræsentationen med rettelsesmarkeringer”.

De væsentligste opdateringer i ”Rammer for arbejdet i Borgerrepræsentationen”

•      Kapitel 2 – Forespørgsler

        Der er tilføjet afsnit om alternativ til forespørgsler og afsnit om ikke at rejse forespørgsler til nytårskur og budgetmøder, som følger gældende praksis.

•      Kapitel 5 – Ændringsforslag

        Nyt afsnit om proces for indlevering af ændringsforslag, som følger gældende praksis.

•      Kapitel 7 – Protokolbemærkninger

        Opdateret afsnit om proces for afgivelse af protokolbemærkninger, som følger gældende praksis.

•      Kapitel 9 – Afbud til møder og orlov

Kapitlet er opdateret på baggrund af Borgerrepræsentationens beslutning af 4. maj 2023, så der skal ske obligatorisk indkaldelse af stedfortræder, selvom hindringen forventes at vare kortere end 1 måned.

•      I alle kapitler er henvisninger til regler, forretningsorden for Borgerrepræsentationen, tilsynspraksis mv. opdateret i relevant omfang. 

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

På grund af tekniske vanskeligheder er ”Rammer for arbejdet i Borgerrepræsentationen” på nuværende tidspunkt ikke i optimalt layout. 

Borgerrepræsentationens Sekretariat vil efter gruppeforpersonskredsens behandling få ”Rammer for arbejdet i Borgerrepræsentationen” opsat af kommunens eget designbureau KK Design og herefter lægge det opdaterede materiale ud på Borgerrepræsentationens site: www.borgerrep.kk.dk