Proces for udpegninger til hvervsposter i forbindelse med KV25

Gruppeforpersonskredsen får med sagen her forelagt forvaltningens forslag til proces for hverv og udpegninger i forbindelse med konstitueringen i 2025.

Indstilling om,

(Økonomiforvaltningen)

Gruppeforpersonskredsen fik senest den 7. februar 2025 en status på forvaltningens arbejde med forberedelsen af KV25, herunder processen for udpegninger til hvervsposter.

Kredsen blev i den forbindelse også oplyst om, at der arbejdes ud fra en forventning om, at det konstituerende møde afholdes fredag den 5. december 2025.

BR godkendte den 6. marts 2025 sagen ”Københavns Kommunes fortsatte repræsentation i bestyrelser, råd og nævn i valgperioden 2026 – 2029”.

Med sagen her får kredsen forelagt forvaltningens forslag til det videre forløb.

Det konstituerende møde

Som nævnt ovenfor arbejdes der ud fra en forventning om, at det konstituerende møde bliver afholdt fredag den 5. december 2025.

Efter reglen i styrelseslovens § 6, stk. 1, foretages indkaldelse til det konstituerende møde af det BR-medlem, der længst har været medlem af BR eller, hvis flere har været medlem lige længe, af det ældste af disse. BR-sekretariatet bistår medlemmet med indkaldelsen til mødet og mødeledelsen frem til valget af en ny overborgmester, hvorefter denne overtager mødeledelsen for resten af mødet.

Samlet overblik over hvervsposter

På baggrund af BRs godkendelse af sagen om Københavns Kommunes fortsatte repræsentation i hverv i næste valgperiode har BR-sekretariatet kontaktet samtlige hverv med henblik på at indhente relevante oplysninger til brug for de kommende udpegninger. Den samlede oversigt kan ses i bilag 1.

Oversigten over hverv er udarbejdet på baggrund af oplysninger fra hvervene og de ansvarlige fagforvaltninger samt BRs beslutninger herom. Dette betyder også, at oversigten vil blive opdateret, såfremt sekretariatet modtager oplysninger fra de enkelte hverv om ændrede vedtægter eller lignende, eller hvis BR træffer andre beslutninger frem mod kommunalvalget. BR-sekretariatet vil inddrage den ansvarlige fagforvaltning til kvalificering af den enkelte udpegningssag i forbindelse med konstitueringen.

BR sekretariatet vil i løbet af efteråret 2025 kontakte de vederlagte hverv på ny, så de aktuelle vederlagssatser fremgår af oversigten og at den er mest muligt opdateret op til konstitueringsforhandlingerne.

Fordeling af udpegningssager på møder i BR

Fordelingen af sager på hhv. det konstituerende møde og de efterfølgende BR-møder er foretaget ud fra reglerne i styrelseslovens § 17, stk. 2 og 3.

Efter disse regler skal Borgerrepræsentationen på det konstituerende møde, udover valg af overborgmester, næstforpersoner af Borgerrepræsentationen og fagborgmestre, vælge de øvrige medlemmer til Økonomiudvalget samt medlemmer til de stående udvalg. Derudover skal Borgerrepræsentationen tage stilling til udpegning af medlemmer til de lovpligtige hverv. Det er fx Børne- og Ungeudvalget, Distriktsudvalget for hjemmeværnet og forsyningsselskaberne, som kommunen er medejere af.

Borgerrepræsentationen kan også, hvis der er enighed herom, behandle sager om øvrige udpegninger, som ikke følger af styrelsesloven eller anden lovgivning. Der er tradition for at nedsætte Gruppeforpersonskredsen som et § 17, stk. 4 udvalg og samtidig udpege repræsentanter hertil på det konstituerende møde, uanset, at der ikke er tale om et lovpligtigt hverv. Dette af hensyn til Gruppeforpersonernes rolle i forbindelse med konstitueringen og den første tid i en ny valgperiode. Se mere herom nedenfor.

De øvrige udpegninger sker på de efterfølgende BR-møder.

Det fremgår af den samlede oversigt over hverv (bilag 1) hvilket møde, udpegningssagen skal behandles på.

BR-sekretariatets betjening af partier og valggrupper

BR-sekretariatet kan bistå partierne og valggrupperne med en række forhold i forbindelse med konstituering (se nærmere om de enkelte punkter nedenfor):

1. Beregning af fordeling af poster ved forholdstalsvalg

Efter reglerne i styrelsesloven skal pladserne fordeles ved forholdstalsvalg, når der er tale om mere end én plads. Forholdstalsvalg tager udgangspunkt i at, BR-medlemmerne inddeler og anmelder sig i en eller flere valggrupper. En valggruppe er en gruppe, som medlemmerne har anmeldt for forpersonen af Borgerrepræsentationen, at de vil stemme sammen med ved det pågældende valg.

BR-sekretariatet kan bistå valggrupperne med beregningen af fordelingen af hvervsposter ved forholdstalsvalg (den D’hondtske metode).

Derudover kan BR-sekretariatet bistå partierne med et overblik over fordeling af pladser internt i valggruppen ved forholdstalsvalg. Det bemærkes, at valggrupperne, efter reglerne, ikke er forpligtede til at anvende denne metode internt i valggruppen.

Til brug for beregning af forholdstalsvalg og fordeling af pladser har BR-sekretariatet et regneark. BR-sekretariatet udleverer gerne regnearket til gruppeforpersonerne med en vejledning om, hvordan det anvendes. Det skal dog understreges, at for at få et korrekt resultat i regnearket skal de præcise mandattal, valggrupper og antal pladser indsættes. BR-sekretariatet kan bistå de enkelte partier med at foretage tjek af ønskede beregninger på fordeling efter forholdstalsvalgmetoden.

Hvor der alene skal vælges ét medlem (eventuelt med en personlig suppleant) til et hverv, foregår valget som flertalsvalg, jf. styrelseslovens § 24, stk. 1. Ved flertalsvalg er den kandidat valgt, som opnår flest stemmer fra et flertal af de tilstedeværende medlemmer. Hvis der er enighed om det, kan Borgerrepræsentationen fravige reglen.

2. Intro til styrelseslovens regler om valg i partierne

BR-sekretariatet tilbyder at komme rundt til partierne og give en introduktion til reglerne for udpegning, vejlede om oplysningerne i oversigten over hverv og anvendelse af regnearket til beregning af fordeling af poster efter forholdstalsvalg.

3. Filtrerede overblik over hverv

BR-sekretariatet bistår desuden partierne med at filtrere den samlede oversigt over hverv, sådan at der kan dannes et særskilt overblik over hverv med fx vederlag og/eller krav om BR-medlemskab til den udpegede. Det er også muligt at få en oversigt over partiets hverv for indeværende samling.

4. Administrativ bistand fra medlemssekretær samt kontaktperson i juridisk team i BR-sekretariatet

Partierne kan modtage vejledning om valgteknik og juridiske spørgsmål på valgaftenen af BR-sekretariatet.

Partier, som ikke endnu er repræsenteret i BR, kan på anmodning modtage samme vejledning på valgaftenen.

Partierne får tildelt en medlemssekretær hurtigst muligt efter kommunalvalget på baggrund af mandatfordelingen. Medlemssekretærerne bistår partierne administrativt med at melde navne ind til de hverv, som partierne skal udpege til op til det konstituerende møde og de efterfølgende BR-møder.

Valggrupperne får desuden en kontaktperson i juridisk team i BR-sekretariatet, som bistår med spørgsmål om reglerne for fordeling af pladser.

Hvad kan BR-sekretariatet ikke bistå med

Det er vigtigt at understrege, at BR-sekretariatet ikke kan bistå valggrupperne eller partierne med de politiske forhandlinger i forbindelse med konstitueringen. Det betyder også, at BR-sekretariatet ikke kan bistå med fx vurderinger af, hvordan partierne eller enkelte medlemmer er ”bedst stillet”.  

Gruppeforpersonernes og valggrupperepræsentantens rolle

BR-sekretariatet vil anvende partiernes gruppeforpersoner til den løbende kontakt om indmelding af navne til det konstituerende møde og til de øvrige udpegningssager.

De enkelte valggrupper opfordres desuden til at vælge en repræsentant for valggrupperne som kan stå for den overordnede kommunikation vedrørende indmelding af navne på valggruppens vegne på baggrund af aftalen herom i den enkelte valggruppe. Det er ikke et krav, at valggrupperepræsentanten er en nuværende eller en kommende gruppeforperson. Det anbefales dog, at der er tale om en person, som har kendskab til processen, og at vedkommende er indstillet på at varetage kommunikationen omkring valggruppens aftale om fordeling af pladser på vegne af valggruppen til BR-sekretariatet.

Valggrupperepræsentantens medlemssekretær kan bistå med at nedskrive og samle op på indmeldingerne på de interne fordelinger af hverv i valggrupperne.

Forslag til proces for indlevering af navne fra valggrupperne og partierne i forbindelse med konstituering 2025

Processen er afhængig af overholdelse af nedenstående frister til de enkelte udpegningssager, som skal på dagsordenen til det konstituerende møde og de efterfølgende møder på BR.

Valggrupperepræsentanterne for valggrupperne er ansvarlige for at melde fordeling af pladser i valggruppen ind til BR-sekretariatet.

Herefter får hvert parti en særskilt oversigt over deres hvervsposter, som gruppeforpersonerne melder navne ind til.

Repræsentanterne og gruppeforpersonerne får administrativ bistand fra medlemssekretæren til ovenstående.

Forberedelse på konstituering

Konstitueringsforhandlingerne

Det konstituerende møde

Udpegningssager til januar mødet

Borgerrepræsentationen har tidligere godkendt, at overborgmesteren modtager bemyndigelse til at modtage de manglende navne i forbindelse med behandling af udpegningssager på dagsordenen til møderne i BR. Dette er fortsat en mulighed, og vil i så fald blive håndteret i sagerne uden for dagsordenen på det førstkommende BR-møde efter overborgmesteren (i praksis BR-sekretariatet) har modtaget navnene.

BR-sekretariatet opfordrer dog til, at ovennævnte frister overholdes af hensyn til det samlede overblik, både for BR-medlemmerne men også af hensyn til de enkelte hverv.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

BR-sekretariatet vil på baggrund af Gruppeforpersonskredsens drøftelser arbejde videre med ovenstående proces. Hvis Gruppeforpersonskredsen ønsker ændringer til skemaet over tidsplanen for processen, vil BR-sekretariatet tilrette dette og eftersende til Gruppeforpersonskredsen.