Elektronisk mødemateriale

Afrapportering af projektet ”Elektronisk mødemateriale”.

Det indstilles,

1. at gruppeformandskredsen drøfter afrapporteringen af projektet ”Elektronisk mødemateriale” med henblik på at give input til det videre arbejde med elektronisk mødemateriale.

 

Det indstilles endvidere, at gruppeformandskredsen overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

2. at Borgerrepræsentationen giver Økonomiforvaltningen mandat til at arbejde videre med de enkelte anbefalinger indeholdt i afrapporteringen med henblik på implementering af anbefalingerne, samt

3. at Borgerrepræsentationen godkender, at det videre arbejde med indstillingsskabelonen og elektronisk mødemateriale forankres i gruppeformandskredsen.

 

Den nuværende skabelon for indstillinger og mødemateriale til de politiske udvalg og Borgerrepræsentationen blev vedtaget af Borgerrepræsentationen på sit møde den 12. oktober 2006. I 2012 besluttede Borgerrepræsentationen, at dagsordensmaterialet kun skulle udsendes elektronisk.

Borgerrepræsentationens Sekretariat iværksatte på baggrund af de første erfaringer med elektronisk mødemateriale i 2015 i samarbejde med forvaltningerne og gruppeformandskredsen projektet ”Elektronisk mødemateriale”. Danmarks Medie- og Journalisthøjskole har været tilknyttet som ekstern konsulent på projektet. Projektet har haft til formål at komme med anbefalinger til ændringer af indstillingsskabelonen som følge af overgangen til elektronisk mødemateriale samt andre tiltag, der kan bidrage til mere læsevenlige indstillinger ved at anvende de muligheder den elektroniske platform giver.

Med denne indstilling foretages afrapportering fra projektet ”Elektronisk mødemateriale”. Der skal som led i afrapporteringen tages stilling til en række anbefalinger til ændringer af den nuværende skabelon samt til hvordan den elektroniske platform kan anvendes til at skabe mere læsevenlige indstillinger.

Danmarks Medie- og Journalisthøjskole vil på gruppeformandskredsens møde præsentere sine anbefalinger.

I projektet "Elektronisk mødemateriale" har Danmarks Medie- og Journalisthøjskole undersøgt, hvordan Københavns Kommune kan styrke indstillinger og andet mødemateriale til de politiske udvalg og Borgerrepræsentationen ved i højere grad at udnytte de muligheder, den digitale præsentation giver frem for papirformatet. Målet for projektet har været at komme med anbefalinger til, hvordan Københavns Kommune kan skabe læsevenligt, overskueligt og let tilgængeligt mødemateriale, uanset hvilken elektronisk platform, læserne tilgår materialet fra. Anbefalingerne skal således fungere på iPads mv. via First Agenda samt på www.kk.dk.

Anbefalingerne fra Danmarks Medie- og Journalisthøjskole er delt op i fem hovedområder:

Se bilag 1.

Borgerrepræsentationens Sekretariat har på baggrund af anbefalingerne fra Danmarks Medie- og Journalisthøjskole (DMJX) foretaget en vurdering af de enkeltstående anbefalinger. Sekretariatet har således foretaget en vurdering af hvilke anbefalinger, der kan implementeres nu, og hvilke der kræver videre drøftelse og udvikling af IT-værktøjer. Se bilag 2.

Den 11. marts 2016 afholdt BR-Sekretariatet og Danmarks Medie- og Journalisthøjskole workshop for alle forvaltninger om de løsninger, der anbefales i projektet om elektronisk mødemateriale.

BR-Sekretariatet konkluderede på baggrund af workshop’en, at der overordnet var opbakning til anbefalingerne, men at der også er nogle opmærksomhedspunkter, der skal tages højde for ved implementeringen af anbefalingerne.

Udover en række konkrete opmærksomhedspunkter gav workshopdeltagerne udtryk for, at en vellykket implementering af anbefalingerne kræver ledelsesmæssig forankring og en kulturændring blandt sagsbehandlerne, som skal udarbejde indstillingerne. Det vil kræve flere ressourcer af medarbejderne at producere mere læsevenlige og let forståelige indstillinger idet der skal udarbejdes flere links, ordforklaringer, billeder og tidslinjer, end det er tilfældet i dag.

Se bilag 3.

Sekretariatschefkredsen har på sit møde den fredag den 29. april 2016 fået forelagt afrapporteringen. Sekretariatschefkredsen bakkede på sit møde op om anbefalingerne herunder også de rejste opmærksomhedspunkter.

Borgerrepræsentationen Sekretariat indstiller på baggrund af forvaltningernes opbakning til afrapporteringen, at gruppeformandskredsen drøfter afrapporteringen med henblik på at give input til det videre arbejde med elektronisk mødemateriale.

I dag skal alle ændringer/justeringer af indstillingsskabelonen og udformningen af elektronisk mødematerialet principielt forelægges Borgerrepræsentationen til beslutning jf. Borgerrepræsentationens beslutninger om indstillingsskabelonen i 2006 og elektronisk mødemateriale i 2012.

Borgerrepræsentationens Sekretariat vurderer at det vil forenkle arbejdet samt sikre en mere smidig og effektiv opgaveløsning fremadrettet politisk at forankre arbejdet og beslutningskompetencen med indstillingsskabelonen og elektronisk mødemateriale i gruppeformandskredsen frem for Borgerrepræsentationen.

Det er baggrunden for, at sekretariatet indstiller, at Borgerrepræsentationen giver Økonomiforvaltningen mandat til at arbejde videre med de enkelte anbefalinger samt at det fremadrettede arbejde med indstillingsskabelonen og elektronisk mødemateriale fremadrettet politisk forankres i gruppeformandskredsen.

---

Sagen skal forelægges Borgerrepræsentationen til beslutning.

Gruppeformandskredsens beslutning i mødet den 27. maj 2016

Indstillingens 1. at-punkt blev drøftet.

Indstillingens 2. og 3. at-punkt blev anbefalet overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen uden afstemning.