Befordringsgodtgørelse – rammer og udvidelse af aktiviteter

Indstilling

Indstilling om, 

1. at mulighederne for befordringsgodtgørelse udvides, således at det også dækker følgende aktiviteter i det omfang, aktiviteterne er forbundet med det kommunale hverv:

• Medlemmernes deltagelse i møder, der afholdes som led i mødeforberedelse i forbindelse med en eller flere konkrete sager til behandling i Borgerrepræsentationen eller i de stående udvalg
• Medlemmernes deltagelse i indvielser, receptioner og lignende repræsentationsarrangementer
• Medlemmers deltagelse i borger- og orienteringsmøder
• Medlemmers deltagelse i besigtigelser

(Gruppeforpersonskredsen)

Problemstilling

Reglerne for befordringsgodtgørelse i styrelsesloven indeholder en mulighed for, at Borgerrepræsentationen (BR) kan beslutte en udvidelse af de aktiviteter, der ydes befordringsgodtgørelse til. Nærværende sag indeholder en beskrivelse af de gældende rammer og regler, samt et forslag til en udvidelse af disse. 

Løsning

Regler om befordringsgodtgørelse

Det fremgår direkte af styrelseslovens § 16, stk. 10, at der ydes befordringsgodtgørelse til aktiviteter omfattet af lovens § 16, stk. 1 litra a-f. Det betyder, at der ydes befordringsgodtgørelse til følgende aktiviteter:

• Møder i Borgerrepræsentationen
• Møder i stående udvalg
• Møder i § 17, stk. 4 udvalg (Revisionsudvalget, Borgerrådgiverudvalget, Gruppeforpersonskredsen, Modtagelsesudvalget, Rådet for Visuel Kunst, Musikudvalget, Scenekunstudvalget og Nattelivsudvalget)
• Møder som medlem af Folkeoplysningsudvalget, Børn- og ungeudvalget, Bevillingsnævnet, Handicaprådet
• Deltagelse i kurser o.l. som beskrevet i ”Kursusregulativ 2022-2025”
• Seminarer og temamøder for hele Borgerrepræsentationen
• Deltagelse i forhandlinger med andre kommunale, regionale eller statslige myndigheder, studieture, indvielser, receptioner og lignende repræsentativt arbejde, besigtigelser og deltagelse i borgermøder, i det omfang deltagelsen sker efter anmodning fra Borgerrepræsentationen eller dennes udvalg (f.eks. i mødeplanen).

Udover ovenstående aktiviteter har Borgerrepræsentationen også på møde den 12. januar 2006 besluttet at yde befordringsgodtgørelse til ”medlemmernes deltagelse i gruppemøder og politiske forhandlinger på Rådhuset i de tilfælde, hvor aktiviteterne har karakter af mødeforberedelse i forhold til møderne i Borgerrepræsentationen og dennes udvalg.”

Derudover har Borgerrepræsentationen senest den 1. december 2022 godkendt ”Rejseregler for Borgerrepræsentationens medlemmer” (Bilag 1). Af disse fremgår det, at der ydes befordringsgodtgørelse i form af rejse- og taxakort samt kørselsgodtgørelse til ovenfor nævnte aktiviteter. 

Mulighed for udvidelse af aktiviteter

Lovens § 16, stk. 11 giver Borgerrepræsentationen mulighed for at beslutte, at der også kan ydes bl.a. befordringsgodtgørelse til aktiviteter omfattet af § 16, stk. 1, litra g, som lyder:

”Udførelse af andre aktiviteter i forbindelse med de under litra a-f nævnte møder m.v.”

Bestemmelsen omfatter alle andre aktiviteter forbundet med det kommunale hverv end aktiviteterne, nævnt i afsnittet ovenfor. Det er f.eks. mødeforberedelse, besigtigelser, tilsyn, venskabsbybesøg og deltagelse i repræsentativt arbejde, som ikke er besluttet af Borgerrepræsentationen eller de stående udvalg.

Det er en betingelse, at aktiviteten er forbundet med det kommunale hverv, og rent partipolitiske aktiviteter er ikke omfattet.

Muligheden for at beslutte, at der kan ydes befordringsgodtgørelse til ovenstående aktiviteter kan træffes fra gang til gang eller mere generelt. Ved en sådan mere generel beslutning, skal det dog præcist angives hvilke aktiviteter, der kan ydes befordringsgodtgørelse til. Borgerrepræsentationen kan således ikke beslutte at yde befordringsgodtgørelse til aktiviteter nævnt i § 16, stk. 1, litra g alene ved at henvise til bestemmelsen.

Forslag til udvidelse

Forvaltningen foreslår herefter, at følgende fire aktiviteter kan indgå i en sag til Borgerrepræsentationens godkendelse om at udvide de aktiviteter, der ydes befordringsgodtgørelse til:

Medlemmernes deltagelse i møder, der afholdes som led i mødeforberedelse i forbindelse med en eller flere konkrete sager i Borgerrepræsentationen eller i de stående udvalg.

Det vil betyde, at der kan ydes befordringsgodtgørelse til mødeforberedelse, der bliver afholdt med såvel andre medlemmer af Borgerrepræsentationen samt eksterne interessenter, og hvor konkrete sager i Borgerrepræsentationen eller i de stående udvalg drøftes, også uden at medlemmet er anmodet herom af Borgerrepræsentationen eller et af de stående udvalg

Det kunne f.eks. være et møde mellem et medlem af Kultur- og Fritidsudvalget og repræsentanter fra et teater, som skal drøfte en konkret sag, der skal behandles i Kultur- og Fritidsudvalget.

Det kunne også være et møde mellem repræsentanter fra en beboerforening, som ønsker at drøfte behandlingen af en lokalplan med et medlem af Teknik- og Miljøudvalget, eller et møde med DGI byens ledelse, som ønsker at drøfte en række udviklingsplaner, der skal behandles i Borgerrepræsentationen med et medlem af Kultur- og Fritidsudvalget

Medlemmernes deltagelse i indvielser, receptioner og lignende repræsentationsarrangementer

Det vil betyde, at der kan ydes befordringsgodtgørelse ved deltagelse i arrangementer som indvielser og receptioner, hvor et medlem er inviteret i kraft af sit medlemskab af Borgerrepræsentationen eller af et stående udvalg, også uden at medlemmet er anmodet herom af Borgerrepræsentationen eller et af de stående udvalg.

Det kunne f.eks. være et medlem, som er inviteret til at uddele en lederpris på en skole, fordi medlemmet er medlem af Børne- og Ungdomsudvalget. Det kunne også være et medlem af Sundhed- og Omsorgsudvalget, som er inviteret til en reception ved åbningen af nogle nye plejeboliger.

Medlemmers deltagelse i borger- og orienteringsmøder

Det vil betyde, at der kan ydes befordringsgodtgørelse ved deltagelse i borger- og orienteringsmøder, hvor BR-medlemmer eller medlemmer af et stående udvalg er inviteret til at drøfte et kommunalt anliggende, også uden at medlemmet er anmodet herom af Borgerrepræsentationen eller et af de stående udvalg.

Det kunne f.eks. være et orienteringsmøde om status på Københavnerinddragelses-initiativer, som er arrangeret af forvaltningen eller et borgermøde om Lynetteholmen, afholdt af et lokaludvalg. Afgørende er, at medlemmet er inviteret qua sit medlemskab af Borgerrepræsentationen eller et af de stående udvalg, og at mødet omhandler en aktuel sag, som kommunen behandler eller skal behandle.

Medlemmers deltagelse i besigtigelser

Det vil betyde, at der kan ydes befordringsgodtgørelse ved deltagelse i en besigtigelse, hvor medlemmet er inviteret qua vedkommendes medlemskab af Borgerrepræsentationen eller et af de stående udvalg.

Det kunne f.eks. være et medlem af Teknik- og Miljøudvalget, som er inviteret af en lokal beboerforening til at besigtige et område, som er omfattet af en kommende eller aktuel lokalplan. Eller et medlem af Socialudvalget, som er inviteret til at besigtige et byggeprojekt af et nyt herberg.

Fælles betingelser

Fælles for alle ovenstående aktiviteter er, at der er tale om aktiviteter, hvor medlemmet deltager i kraft af sit medlemskab af Borgerrepræsentationen eller et af de stående udvalg. Det er således afgørende, at medlemmet ikke deltager i aktiviteterne som politisk medlem af et parti. Det betyder, at der ikke kan ydes befordringsgodtgørelse til et møde eller en aktivitet nævnt ovenfor, hvor et medlem alene er inviteret til at deltage som politisk repræsentant for sit parti.

Fælles for aktiviteterne er også, at der er tale om aktiviteter, som åbenbart er knyttet til hvervet som medlem af Borgerrepræsentationen eller et stående udvalg. Der skal således være en sammenhæng mellem aktiviteten og dét arbejde, man som medlem af Borgerrepræsentationen og de stående udvalg udfører. Det betyder, at der ikke kan ydes befordringsgodtgørelse til aktiviteter, hvor medlemmet er inviteret til at drøfte sager, som f.eks. udelukkende er landspolitiske anliggender.

Valg af transport

Det fremgår af de vedtagne rejseregler, at der som udgangspunkt skal anvendes tog, bus eller andre offentlige transportformer. Når BR-medlemmer skal vælge mellem offentlig transportformer, taxa eller egen bil, skal det indgå i vurderingen, hvad der i den konkrete situation er det mest hensigtsmæssige og økonomiske for kommunen. Det fremgår også af de vedtagne rejseregler, at den samlede CO2-udledning samt rejsens samlede tidsforbrug også skal indgå i vurderingen heraf.

Intern Revisions praksis for stikprøvekontrol/dokumentation

Rejsekortet

Intern revision foretager en årlig stikprøve på alle rejser med rejsekort. Ved en sådan stikprøve kan BR-medlemmerne derfor forvente, at skulle oplyse, hvad formålet/anledningen med de enkelte rejser, har været.

Taxakort

Når BR-medlemmer anvender taxakortet, skal der efter endt rejse noteres oplysninger om formålet/anledningen for rejsen. Dette gælder efter enhver anvendelse af taxakortet.

BR-medlemmerne skal således være opmærksomme på, at de løbende kan blive bedt om at redegøre for, at rejse- og taxakortet alene anvendes i overensstemmelse med de i denne sag beskrevne regler og rammer.

Økonomi

Indstillingen har ingen nævneværdige økonomiske konsekvenser.

Videre proces