Borgerrepræsentationens ordinære mødeplan for 2023

Indstilling

Indstilling om,

1. at Borgerrepræsentationen godkender forslag til mødekalender for Borgerrepræsentationens ordinære møder i 2023, som beskrevet i afsnittet ”Løsning” nedenfor,
2. at de i indstillingen nævnte ansatte eller disses stedfortrædere (jf. afsnittet ”Løsning” nedenfor) i henhold til § 5 i Forretningsorden for Borgerrepræsentationen får adgang til at overvære forhandlingerne om en sag, der behandles for lukkede døre i Borgerrepræsentationen.

(Økonomiforvaltningen)

Problemstilling

Det følger af § 8, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse (lovbekendtgørelse nr. 47 af 15. januar 2019), at Borgerrepræsentationen træffer beslutning om, hvornår og hvor ordinære møder skal afholdes.

I forbindelse med behandlingen af mødeplanen for 2017, blev der i efteråret 2016 afgivet en protokolbemærkning om, at der ved fastlæggelse af mødeplanen fremover skulle prioriteres en proces for plan- og bevillingssager på fire uger fra behandling i fagudvalg til behandling i Borgerrepræsentationen. Kun undtagelsesvist ønskedes sagerne behandlet i en proces, der er længere end fire uger. Planlægningen af mødeplanen for 2023 er foretaget ud fra disse principper.

Borgerrepræsentationens Sekretariat i forbindelse med planlægningen af mødedatoerne i 2023 for hhv. Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen udarbejdet et udkast til en samlet mødeplan for Borgerrepræsentationen og Økonomiudvalget og i den forbindelse angivet mulige placeringer af fagudvalgsmøder. Den foreløbige mødeplan med forslag til placering af fagudvalgenes møder i de farvede blokke, jf. bilag 1, har været rundsendt til forvaltningerne. Den foreløbige mødeplan har ikke givet anledning til kommentarer fra forvaltningerne.

Til brug for Borgerrepræsentationens stillingtagen til mødeplanen fremgår forslag til mødedatoer for Borgerrepræsentationens ordinære møder i 2023 nedenfor i afsnittet "Løsning".

Løsning

Borgerrepræsentationens møder finder som hovedregel sted torsdage fra kl. 17.30.

Dog starter møderne i uge 35 og 40, hvor Borgerrepræsentationen behandler kommunes budget, kl. 16.00.

Møderne finder sted i Borgerrepræsentationens mødesal på Københavns Rådhus.

Mødeplanen for Borgerrepræsentationen er bindende. Borgerrepræsentationen kan dog aflyse et møde, hvis der er enighed herom, ligesom der kan fastlægges en anden mødeplan.

Borgerrepræsentationen kan herudover beslutte at aflyse et møde, når det skønnes nødvendigt.
Overborgmesteren kan aflyse et møde, hvis tungtvejende grunde gør aflysningen nødvendig.

Følgende ordinære møder foreslås afholdt i Borgerrepræsentationen i 2023:

19. januar (nytårskur, uge 3)

2. februar (uge 5)

2. marts (uge 9)

23. marts (uge 12)

4. maj (uge 18)

1. juni (uge 22)

22. juni (uge 25)

24. august (uge 34)

31. august (1. behandling af budget, uge 35)

21. september (uge 38)

5. oktober (2. behandling af budget, uge 40)

12. oktober (uge 41)

2. november (uge 44)

30. november (uge 48)

14. december (uge 50)

Temadrøftelse for Borgerrepræsentationens medlemmer (kommunestyrelseslovens § 9a)

Gruppeformandskredsen anbefaler, at Borgerrepræsentationen afholder en temadrøftelse om lokaludvalgenes bydelsplaner. Borgerrepræsentationen besluttede på mødet den 4. november 2021 i forbindelse med behandlingen af indstillingen om tilpasning af lokaludvalg, og som nu fremgår af kommissoriet for lokaludvalg, at der skal afvikles en temadrøftelse om lokaludvalgenes bydelsplaner efter kommunestyrelseslovens § 9a. Temadrøftelsen vil foregå for lukkede døre i starten af det ordinære møde i Borgerrepræsentationen.

Økonomiforvaltningen vil, såfremt der træffes beslutning om afholdelse af temadrøftelsen, være ansvarlig for udarbejdelse af program og indhold for temadrøftelsen.

Det foreslås, at temadrøftelsen om lokaludvalgenes bydelsplaner afholdes den 1. juni 2023 (uge 22) i starten af Borgerrepræsentationens ordinære møde.

I øvrigt bemærkes følgende datoer:

Kommunaløkonomisk Forum (KØF) den 12.-13. januar 2023.

KL Topmøde den 16.-17. marts 2023.

Folkemødet den 15.-18. juni 2023.

Borgerrepræsentationens studietur

Borgerrepræsentationen har med godkendelsen af mødeplanen for 2022 vedtaget, at der i uge 16 eller 17 2023 finder en studietur sted for medlemmer af Borgerrepræsentationen.

Økonomiforvaltningen forelægger særskilt indstilling vedrørende studieturen for Borgerrepræsentationen.

Stillingtagen til, hvilke kommunalt ansatte, der skal have adgang til at overvære forhandlingerne om en sag, der behandles for lukkede døre i borgerrepræsentationen

Det følger af Forretningsorden for Borgerrepræsentationen (§ 5), at Borgerrepræsentationen i forbindelse med vedtagelsen af den årlige mødeplan træffer bestemmelse om den kreds af ansatte i kommunens tjeneste, der har adgang til at overvære forhandlingerne om en sag, der behandles for lukkede døre, medmindre Borgerrepræsentationen vedtager, at den pågældende sag skal behandles uden ansattes tilstedeværelse. Ud over denne kreds kan Borgerrepræsentationen ved beslutning i det enkelte møde også give andre ansatte adgang til at overvære forhandlingerne om en konkret sag.

Begrundet i de sagstyper, der sædvanligvis behandles for lukkede døre i Borgerrepræsentationen, foreslås det, at følgende ansatte - ud over ansatte i Borgerrepræsentationens Sekretariat – får adgang til, uden forudgående tilladelse i de enkelte tilfælde, at overvære forhandlingerne om en sag, der behandles for lukkede døre:

• Økonomiforvaltningens direktion,
• De administrerende direktører for de seks øvrige fagforvaltninger,
• Chefen for Intern Revision,
• Borgerrådgiveren,
• eller stedfortrædere for de nævnte (som for de førstnævnte ni personers vedkommende udpeges af ressortborgmesteren, mens en eventuel stedfortræder for chefen for Intern Revision og Borgerrådgiveren udpeges af overborgmesteren).

Økonomi

Udgifter til afholdelse af møder i Borgerrepræsentationen afholdes inden for Borgerrepræsentationens egen budgetramme.

Videre proces

Godkendes mødeplanen for 2023 af Borgerrepræsentationen, vil Borgerrepræsentationens Sekretariat offentliggøre den på Københavns Kommunes hjemmeside.