Partnerskabsaftale om byggeprojekter mellem bestillere af byggeprojekter og Byggeri København

Som opfølgning på Borgerrepræsentationens beslutning af den 8. oktober 2015 om ”styrket styring af anlægsøkonomien” fremlægges til Borgerrepræsentationens godkendelse udkast til partnerskabsaftale om byggeprojekter i Københavns Kommune mellem bestillere af byggeprojekter og Byggeri København.

Indstilling

Indstilling om, 

1. at udkast til partnerskabsaftale om byggeprojekter i Københavns Kommune mellem bestillere af byggeprojekter og Byggeri København (bilag 1) godkendes,
2. at Plankreds bemyndiges til at godkende eventuelle ændringer i partnerskabsaftalen samt godkende administrative forretningsgange, som er en udmøntning af aftalen,
3. at partnerskabsaftalen afløser kapitel 10 om gennemførelse af anlægssager i ”Service Level Agreement for Københavns Ejendommes kerneydelser”.

(Økonomiudvalget)

Problemstilling

Borgerrepræsentationen vedtog den 30. april 2015 at oprette Byggeri København som selvstændig enhed i Økonomiforvaltningen med ansvar for de byggeprojekter, som hidtil var varetaget af Københavns Ejendomme (KEjd). Denne beslutning har givet anledning til en ny opgave- og ansvarsfordeling mellem bestillere af byggeprojekter (fagforvaltningerne) og Byggeri København samt en ny politisk beslutningsproces jf. Borgerrepræsentationens beslutninger af den 20. august 2015 om ”Optimering på anlægsområdet – ny proces for nye m2”, og den 8. oktober 2015 om ”Styrket styring af anlægsøkonomien”. På denne baggrund har Borgerrepræsentationen den 8. oktober 2015 også vedtaget, at Byggeri København i efteråret 2015 skal forelægge ”et udkast til partnerskabsaftale, der på et mere operationelt niveau beskriver snitflade og arbejdsgange mellem bestillere (fagforvaltningerne) og ByK omkring de enkelte anlægsprojekter”. Denne partnerskabsaftale skal endvidere afløse kapitel 10 om gennemførelse af anlægssager i ”Service Level Agreement for KEjds kerneydelser”.

Løsning

Byggeri København (ByK) har i samarbejde med bestillerne af byggeprojekter i vedlagte partnerskabsaftale beskrevet opgave- og ansvarsfordeling mellem partnerne, så partnerne i fællesskab kan opfylde de politiske målsætninger om optimering på anlægsområdet.

Partnerskabsaftalen understøtter et fleksibelt, innovativt, tillidsbaseret og løsningsorienteret samarbejde mellem partnerne med henblik på at sikre omkostningseffektive løsninger i byggeprojekterne. Partnerskabsaftalen beskriver endvidere, hvilke kompetencer og ansvarsområder partnerne hver især skal bidrage med i partnerskabet for, at byggeprojekter kan gennemføres til aftalt kvalitet, tid og økonomi. Endeligt udgør partnerskabsaftalen grundlaget for forretningsgange mellem bestillere og ByK. Eventuelle arbejdsgange udarbejdes hos hver af de involverede partnere i overensstemmelse med fælles forretningsgange i det omfang, at det findes nødvendigt.

Partnerskabsaftalen fastlægger, at der nedsættes en styregruppe og en projektgruppe for hvert byggeprojekt bestående af repræsentanter fra bestillerne og ByK. I planlægningsfasen er bestilleren leder af projektgruppen og har derved hovedansvaret for byggeprojektet. I planlægningsfasen skal alle de væsentlige beslutninger, der skal ligge til grund for arbejdet i projekterings- og udførelsesfasen, træffes. Det kan dog aftales, at ByK varetager projektledelsen i planlægningsfasen. I projekterings- og udførselsfasen overtager ByK ledelsen af projektgruppen, som derved overtager hovedansvaret for byggeprojektet. Økonomiske midler ydet til byggeprojektet i henholdsvis planlægnings- og anlægsbevilling overføres til ByK jf. Borgerrepræsentationens beslutning om "Styrket styring af anlægsøkonomien". 

Det foreslås, at partnerskabet styres og udvikles ved beslutninger i Plankreds. Plankreds godkender endvidere forretningsgange mellem bestillere og ByK.

Partnerskabsaftalen og tilhørende forretningsgange evalueres ved udgangen af 2019 med henblik på at foreslå eventuelle justeringer af opgave- og ansvarsfordelingen mellem bestillerne og ByK.  

Økonomi

Indstillingen har ikke økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Byggeri Købehavn vil i samarbejde med bestillerne af byggeprojekter udarbejde nødvendige administrative forretningsgange med udgangspunkt i partnerskabsaftalen. Forretningsgange vil blive forelagt Plankreds til godkendelse.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler, 

1. at udkast til partnerskabsaftale om byggeprojekter i Københavns Kommune mellem bestillere af byggeprojekter og Byggeri København (bilag 1) godkendes,
2. at det godkendes, at Plankreds bemyndiges til at godkende eventuelle ændringer i partnerskabsaftalen samt godkende administrative forretningsgange, som er en udmøntning af aftalen,
3. at det godkendes, at partnerskabsaftalen afløser kapitel 10 om gennemførelse af anlægssager i ”Service Level Agreement for Københavns Ejendommes kerneydelser”.

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 8. december 2015

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 21. januar 2016

 Indstillingen blev godkendt uden afstemning.