Afskaffelse af krav til institutioner om indberetninger

På ØU's budgetseminar den 23.-24. August 2011 blev fremsat et ønske om at få en oversigt over de krav, der stilles til institutioner mv. om indberetning af data, krav om faglige mål og andre afrapporteringer.  

Indstilling om,

1. at Økonomiforvaltningen anmoder KL om at rette henvendelse til de relevante myndigheder med henblik på ophævelse af krav om indberetninger jfr. listen i bilag 1: Krav om indberetninger, som ikke kan ophæves af Københavns Kommune,
2. at Økonomiforvaltningen vurderer om indberetningsproceduren for de krav, der fremgår af bilag 2 - 8 kan effektiviseres og IT-understøttes bedre - og i givet fald kommer med bud på hvordan,
3. at Økonomiforvaltningen indarbejder ophævelse af krav om indberetninger, der vedrører alle forvaltninger i forvaltningens budgetforslag - jf. listen i bilag 2 – 8,
4. at fagforvaltningerne selv effektiviserer eller indarbejder ophævelse af krav om indberetninger, der vedrører egen forvaltning, i forvaltningens budgetforslag - jf. bilag 2 – 8, samt
5. at forvaltningerne fremover kun stiller indberetningskrav til institutionerne, som er begrundet med behov for koordinering og effektiv ressourceudnyttelse, og kun gør det såfremt at disse krav om indberetninger er understøttet af en effektiv procedure.

 (Økonomiudvalget)

Mindre kontrol og mere tillid er i fokus i KK. Kontrol vs. tillid i forhold til medarbejderne og muligheder for at mindske bureaukrati for især institutionsniveauet er aktuelt på dagsordenen.

Reduktion af kontrolarbejdet er i tråd med beslutningen om administrative effektiviseringer, idet afskaffelse af indberetningskrav vil medføre mindre administrative udgifter.

På ØU's budgetseminar den 23.-24. August 2011 blev fremsat et ønske om at få en oversigt over de krav, der stilles til institutioner mv. om indberetning af data, krav om faglige mål og andre afrapporteringer. Den samlede liste over krav kan ses på kk.dk.

Med udgangspunkt i denne liste har Økonomiforvaltningen i samarbejde med forvaltningerne foretaget en nærmere gennemgang af en række krav om indberetninger: På baggrund af denne gennemgang viser det sig, at kravene falder i 5 kategorier:

1.      Krav om indberetninger, som ikke kan ophæves af Københavns Kommune (bilag 1),

2.      Krav, hvor det skal vurderes om indberetningsproceduren kan effektiviseres, f.eks. ved IT-understøttelse,

3.      Krav om indberetninger, der vedrører alle forvaltninger og som Københavns Kommune kan ophæve,

4.      Krav om indberetninger, der vedrører den enkelte forvaltning,

5.      Øvrige indberetningskrav, som ikke er omfattet af ovenstående at-punkter, vurderes som velbegrundede, idet de bidrager til en nødvendig koordinering og effektiv ressourceudnyttelse på tværs af institutioner, enheder og forvaltninger.

Forvaltningerne indmeldte i første omgang 232 krav, hvoraf 129 Økonomiforvaltningen udtog 129, som forvaltningerne blev bedt om at give en uddybende beskrivelse og begrundelse. På baggrund at denne uddybning har Økonomiforvaltningen vurdere at det gør sig gældende for i alt 103 krav:

·         at 19 krav har en karakter, så det er nødvendigt at bede KL om at rette henvendelse til de relevante myndigheder med henblik på ophævelse

·         at 36 krav har en karakter, hvor det bør vurderes om indberetningsproceduren kan effektiviseres

·         at 48 krav bør indgå i budgetforhandlingerne mhp. evt. ophævelse.

F.s.v.a. de krav som Københavns Kommune ikke kan ophæve indstilles det at Økonomiforvaltningen anmoder KL om at rette henvendelse til de relevante myndigheder med henblik på ophævelse af krav om indberetninger jfr. listen i (bilag 1).

Det drejer sig bl.a. om:

·         Tilbagemelding af madvalget i daginstitutioner (den kommunale frokostordning) hvert andet år (BUF)

·         Indberetning af virksomhedernes VOC-udledninger (TMF).

F.s.v.a. de krav, hvor forvaltningerne har tilkendegivet, at der er et muligt potentiale for effektivisering, vil Økonomiforvaltningens Koncernservice undersøge om det er muligt at effektivisere -herunder IT-understøtte - indberetningsproceduren.

Det drejer sig bl.a. om:

·         Indberetning af afsluttende regnskab fra selvejende institutioner (BUF),

·         Fraværsrapporter for SOSU-elever (SUF).

F.s.v.a. krav om indberetninger, der vedrører alle forvaltninger og som Københavns Kommune kan ophæve indarbejdes disse i Økonomiforvaltningens budgetforslag.

Det drejer sig om:

·         Miljøcertificering,

·         Generering af samlet rapport fra trivselsundersøgelsen og forelæggelse af denne til Borgerrepræsentationen.

F.s.v.a. krav om indberetninger, som den enkelte forvaltning kan effektivisere eller selv ophæve, overdrages det til fagforvaltningerne enten at effektivisere eller at indarbejde ophævelse af disse krav i forvaltningens budgetforslag.

Endelig indskærpes det, at forvaltningerne fremover kun stiller indberetningskrav til institutionerne, som er begrundet med behov for koordinering og effektiv ressourceudnyttelse, og at disse krav om indberetninger er understøttet af en effektiv procedure.

19 krav har en karakter, så det er nødvendigt at bede KL om at rette henvendelse til de relevante myndigheder med henblik på ophævelse. I fald alle disse ophæves vil der være et effektiviseringspotentiale på i alt kr. 826.840 pr. år.

36 krav har en karakter, hvor det bør vurderes om indberetningsproceduren kan effektiviseres. Effektiviseringspotentialet kan endnu ikke estimeres. Effektiviseringspotentialet afhænger af, i hvilket omfang indberetningsproceduren for de enkelte krav kan effektiviseres.

48 krav, der anvises til at indgå i budgetforhandlingerne mhp. evt. ophævelse har samlet set et effektiviseringspotentiale på kr. 1.411.943.

F.s.v.a. de 19 krav, som Københavns Kommune ikke selv kan ophæve, tages disse op med KL efter ØU’s behandling af nærværende indstilling.

F.s.v.a. de krav, hvor det skal undersøges om indberetningsprocessen kan effektiviseres, vender Økonomiforvaltningens Koncernservice tilbage med en vurdering af hhv. effektiviseringspotentialet og evt. investeringsbehov for hver af disse krav. Eventuelle potentialer afledt af denne øvelse skal være opgjort således, at de kan indgå som indspil til budgetforhandlingerne for 2013.

F.s.v.a. de 48 krav, der anvises til at indgå i budgetforhandlingerne, indarbejdes disse i de respektive fagforvaltningers budgetoplæg for 2013.

Claus Juhl                                                 /Bjarne Winge

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler, at det godkendes

1. at Økonomiforvaltningen anmoder KL om at rette henvendelse til de relevante myndigheder med henblik på ophævelse af krav om indberetninger jfr. listen i bilag 1: Krav om indberetninger, som ikke kan ophæves af Københavns Kommune,
2. at Økonomiforvaltningen vurderer om indberetningsproceduren for de krav, der fremgår af bilag 2 - 8 kan effektiviseres og IT-understøttes bedre - og i givet fald kommer med bud på hvordan,
3. at Økonomiforvaltningen indarbejder ophævelse af krav om indberetninger, der vedrører alle forvaltninger i forvaltningens budgetforslag - jf. listen i bilag 2 – 8,
4. at fagforvaltningerne selv effektiviserer eller indarbejder ophævelse af krav om indberetninger, der vedrører egen forvaltning, i forvaltningens budgetforslag - jf. bilag 2 – 8,
5. at forvaltningerne fremover kun stiller indberetningskrav til institutionerne, som er begrundet med behov for koordinering og effektiv ressourceudnyttelse, og kun gør det såfremt at disse krav om indberetninger er understøttet af en effektiv procedure.

Indstillingen blev anbefalet.