Huslejefastsættelse på Rådhuset

Økonomiforvaltningen ønsker at implementere en løsning, der medfører, at Rådhusets arealer anvendes så effektivt som muligt for at sikre bedst mulig arealudnyttelse og totaløkonomi.

Indstilling

Indstilling om,

1. at basislejen på Rådhuset nedsættes fra ca. kr. 2.315 pr. m2 pr. år til kr. 350 pr. m2 pr. år (2017 P/L),
2. at fordelingsnøglen og lejebetaling på Rådhuset tilpasses i overensstemmelse med Tabel 1,2 og 3 nedenfor,
3. at forvaltningernes budgetter tilpasses den nye lejefastsættelse ved at forvaltningernes eksisterende budgetter fjernes, hvorefter der tildeles nye budgetter svarende til den nye standardleje jf. tabel 1 og 3,
4. at det godkendes, at de ledige lokaler i det tidligere Rådhusbibliotek fremadrettet indgår i Rådhusets fællesarealer og anvendes i overensstemmelse med gruppeformandskredsens beslutning på dets møde den 18. november 2016,
5. at forvaltningernes budget korrigeres for den ændrede husleje med samlet -58,4 mio. kr., og at Københavns Ejendomme og Indkøbs indtægtskrav budgetkorrigeres tilsvarende med 58,4 mio. kr.,
6. at ændringen af tomgangstabet på 6,6 mio. kr. (2017 P/L) dækkes indenfor KEIDs egen ramme.

(Økonomiudvalget)

Problemstilling

Københavns Ejendomme og Indkøb (KEID) har gennemgået lokalerne på Rådhuset, opdateret opmåling og tegning over anvendelse af lokalerne som fremgår af bilag 1 og tabel 1. Arealfordelingen, og hermed fordelingsnøglen, er ved den nye gennemgang ændret væsentligt.

Tomgangen på Rådhuset er i dag ca. 9,25 %, hvilket er højt sammenlignet med den gennemsnitlige tomgangsprocent inden for kommunens ejendomsportefølje, som udgør ca. 1,09 %.

Den relativt højere tomgang skyldes primært den høje basisleje på Rådhuset. Basislejen er høj på grund af beliggenheden (den offentlige ejendomsvurdering) og Rådhusets store andel af fællesarealer, som lejerne også betaler for.

Denne indstilling følger op på indstillingen ”Ændring af huslejemodellen”, der blev vedtaget af Borgerrepræsentationen den 17. juni 2015, hvoraf det bl.a. fremgår at:

”Økonomiforvaltningen (ØKF) i efteråret 2015 vender tilbage til Økonomiudvalget (ØU) og Borgerrepræsentationen (BR) med løsningsforslag på de i analysen omtalte udfordringer med tomgang på Rådhuset.”

Løsning

KEID har analyseret flere forskellige løsninger. På baggrund af analysen og drøftelser med forvaltningernes direktioner indstilles det, at basislejen på Rådhuset fra 1. januar 2017 fastsættes til 350 kr. pr. m² pr. år. Samtidig tilpasses arealfordelingen på Rådhuset i overensstemmelse med Tabel 1. Visse arealer på Rådhuset fjernes fra beregningen af basisleje og fællesudgifter, da lokalerne ikke reelt er udlejelige, jf. bilag 1.

Eksisterende og fremtidig arealfordeling og lejebetalinger m.v. på Rådhuset fremgår af Tabel 1.

TMF=Teknik- og Miljøforvaltningen, SOF=Socialforvaltningen, SUF=Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, KFF=Kultur- og Fritidsforvaltningen, BUF= Børne- og Ungdomsforvaltningen, BIF= Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen.

Med de to tiltag reduceres de årlige omkostninger til basisleje og administrationsbidrag pr. kvadratmeter fra 2.332,44 kr. (2.315,24 kr. i basisleje og 17,19 kr. i administrationsbidrag) til 367,19 kr. (350 kr. i basisleje + 17,19 kr. i administrationsbidrag), svarende til en reduktion på ca. 84 %. Omkostninger til skat, forsikring og forbrug fordeles fortsat til lejerne på Rådhuset, dog efter den nye kvadratmeternøgle der fremgår af Tabel 2, jf. bilag 1.

Tabel 2. Ny kvadratmeternøgle inkl. andel af fællesarealer

Omkostninger til vagtordningen fordeles af Rådhusservice mellem lejerne som hidtil. Forvaltningerne vil blive stillet udgiftsneutralt for ændringer af øvrige udgifter som følge af den nye kvadratmeterfordeling.

Lokaler i kælderen samt de andre navngivne lokaler i huset, der fremgår af bilag 1, udgår af beregningen af fællesarealer på Rådhuset, da disse lokaler er uudlejelige. Nuværende ledige arealer i parterre og i stueplan søges udlejet af KEID til forvaltningerne. De ledige lokaler i det tidligere Rådhusbibliotek indgår fremadrettet i fællesarealerne.

Det tidligere Rådhusbibliotek anvendes fremadrettet på følgende måde:

1. der oprettes læsesal/stillesal til brug for Borgerrepræsentationen, forvaltningerne samt borgere og studerende, der i tidsrummet 9-17, ønsker faciliteter til læsning og opgaveskrivning

2. Rådhusbibliotekets lokale op til festsalen benyttes som forværelse for foredragsholdere, musikere eller lignende, der optræder til arrangementer i festsalen efter kl. 17

3. der etableres mødelokale i lokalet mod Vester Voldgade, med dertilhørende mødefaciliteter, der kan benyttes af BR medlemmer efter kl. 17.

Borgerrepræsentationens Sekretariat bliver i lighed med de øvrige udvalgsværelser ansvarlig for det tidligere Rådhusbibliotek.

Med den foreslåede løsning sikres en bedre udnyttelse af arealerne på Rådhuset, samtidig forventes de reducerede omkostninger at reducere risikoen for yderligere ledige arealer på Rådhuset til totaløkonomisk gavn for hele Københavns Kommune.

Økonomi

Med indstillingen reduceres forvaltningernes budgetter til betaling af basisleje og administrationsbidrag med i alt ca. kr. 58,4 mio., fra ca. kr. 70,5 mio. til i alt ca. 12,1 mio. kr. KEIDs indtægtskrav reduceres tilsvarende.

Nedsættelsen af huslejen indebærer, at lejeværdien af de lokaler på rådhuset, som aktuelt er i tomgang, varigt reduceres med 6,6 mio. kr.. Nedsættelsen dækkes indenfor KEIDs egen ramme.

De budgetmæssige tilpasninger fremgår af tabel 3 nedenfor:

Tabel 3 Bevillingsmæssige konsekvenser

TMU= Teknik- og Miljøudvalget, SOU= Sundheds- og Omsorgsudvalget, SUD= Socialudvalget, KFU= Kultur- og Fritidsudvalget, BUU= Børne- og Ungdomsudvalget, BIU= Beskæftigelses- og Integrationsudvalget.

*Øgede indtægter er indikeret med negativt fortegn, mens reducerede indtægter er indikeret med positivt fortegn. Øgede udgifter er indikeret med positivt fortegn, mens reducerede udgifter er indikeret med negativt fortegn

Videre proces

Efter Borgerrepræsentationens godkendelse udarbejdes nye standardlejeaftaler til de enkelte forvaltninger. De bevillingsmæssige ændringer og nedsættelse af indtægtskrav træder i kraft med tilbagevirkende kraft fra 1. januar 2017.

Peter Stensgaard Mørch                                                 /Søren Tegen Pedersen

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at det godkendes, at basislejen på Rådhuset nedsættes fra ca. kr. 2.315 pr. m2 pr. år til kr. 350 pr. m2 pr. år (2017 P/L),
   
   
2. at det godkendes, at fordelingsnøglen og lejebetaling på Rådhuset tilpasses i overensstemmelse med Tabel 1,2 og 3 nedenfor,
   
   
3. at det godkendes, at forvaltningernes budgetter tilpasses den nye lejefastsættelse ved at forvaltningernes eksisterende budgetter fjernes, hvorefter der tildeles nye budgetter svarende til den nye standardleje jf. tabel 1 og 3,
   
   
4. at det godkendes, at de ledige lokaler i det tidligere Rådhusbibliotek fremadrettet indgår Rådhusets fællesarealer og anvendes f.eks. som arbejdsstationer til gavn for lejerne på Rådhuset,
   
   
5. at det godkendes, at forvaltningernes budget korrigeres for den ændrede husleje med samlet -58,4 mio. kr., og at Københavns Ejendomme og Indkøbs indtægtskrav budgetkorrigeres tilsvarende med 58,4 mio. kr.,
   
   
6. at det godkendes, at ændringen af tomgangstabet på 6,6 mio. kr. (2017 P/L) dækkes indenfor KEIDs egen ramme.

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 21. februar 2017

Indstillingen blev med det tekniske ændringsforslag anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 2. marts 2017

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.